Administrative & Operations Assistant

Lombardini22; Lombardia; Presencial; EUR 28.000 - 38.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Lombardini22 S.p.A. cerca un Administrative & Operations Assistant da inserire presso la sede di Milano, a supporto della Direzione e delle attività amministrative.

La figura si occuperà della gestione documentale, del coordinamento con gli uffici interni ed esterni e del monitoraggio degli adempimenti, delle qualifiche e delle certificazioni, contribuendo al corretto svolgimento delle attività aziendali.

Formación

• Conoscenza GDPR e gestione documentale.
• Documentazione amministrativa e di sicurezza per qualifica clienti e fornitori (DURC, DUVRI).
• Processi di qualifica e gestione fornitori e accordi quadro.
• Conoscenza sistemi di gestione qualità e ISO 9001.
• Capacità organizzative, precisione e attenzione al dettaglio.
• Pianificazione e gestione delle scadenze secondo procedure.
• Buone capacità relazionali e coordinamento con interlocutori interni/esterni.
• Affidabilità, autonomia operativa e orientamento alla risoluzione dei problemi.

Responsabilidades

• Gestione adempimenti GDPR e sicurezza, con raccolta, verifica, archiviazione e aggiornamento della documentazione.
• Verifica e archiviazione documentazione per qualifica clienti e fornitori (DURC, DUVRI).
• Gestione processo di qualifica e monitoraggio fornitori, raccolta e aggiornamento documentazione.
• Gestione degli accordi quadro con fornitori e partner esterni.
• Gestione acquisti e approvvigionamenti per l’ufficio.
• Interfaccia con l’Ufficio Amministrazione per offerte clienti, ordini e anagrafiche.
• Supporto alle certificazioni aziendali, inclusa ISO 9001, e relativa documentazione.
• Gestione abbonamenti e strumenti per monitoraggio gare d’appalto e individuazione opportunità.

Conocimientos

Organizzazione

Precisione

Attenzione al dettaglio

Pianificazione

Coordinamento

Affidabilità

Autonomia

Relazioni interpersonali

Herramientas

Microsoft Office

Excel

Word

Outlook

Gestionali aziendali

Piattaforme gestione documentale

Descripción del empleo

Siamo alla ricerca di una risorsa da inserire nel ruolo di Administrative & Operations Assistant, a supporto della Direzione e delle attività amministrative aziendali.

La figura si occuperà della gestione documentale e organizzativa, del coordinamento con gli uffici interni e gli interlocutori esterni e del supporto ai processi amministrativi, contribuendo al corretto svolgimento delle attività aziendali e alla gestione degli adempimenti, delle qualifiche e delle certificazioni.

Attività principali

• Gestione degli adempimenti relativi alla privacy (GDPR) e alla sicurezza, con particolare riferimento alla raccolta, verifica, archiviazione e aggiornamento della documentazione aziendale.
• Gestione della documentazione necessaria alla qualifica dei clienti, inclusa la verifica di documenti quali DURC, DUVRI e altra documentazione richiesta.
• Gestione del processo di qualifica e monitoraggio dei fornitori, con raccolta e aggiornamento della relativa documentazione.
• Gestione degli accordi quadro con fornitori e partner esterni, quali laboratori e altri soggetti di supporto alle attività aziendali.
• Gestione degli acquisti e degli approvvigionamenti per l’ufficio.
• Interfaccia con l’ufficio Amministrazione di Lombardini22 per la predisposizione delle offerte ai clienti e per la gestione degli ordini, delle anagrafiche e delle commesse.
• Supporto alla gestione e al mantenimento delle certificazioni aziendali, tra cui ISO 9001, e alla relativa documentazione.
• Gestione degli abbonamenti e degli strumenti per il monitoraggio e l’analisi delle gare d’appalto, con supporto alla ricerca e all’individuazione delle opportunità di interesse per l’azienda.

Conoscenze e capacità

• Conoscenza della normativa e delle procedure in materia di privacy (GDPR) e gestione documentale.
• Familiarità con la documentazione amministrativa e di sicurezza richiesta per la qualifica di clienti e fornitori, inclusi DURC e DUVRI.
• Conoscenza dei processi di qualifica e gestione dei fornitori e degli accordi quadro.
• Conoscenza dei principi di gestione dei sistemi di qualità e delle certificazioni aziendali, con particolare riferimento alla ISO 9001.
• Capacità organizzative, precisione e attenzione al dettaglio nella gestione e nell’aggiornamento della documentazione.
• Capacità di pianificazione e gestione delle scadenze, nel rispetto delle procedure aziendali.
• Buone capacità relazionali e attitudine al coordinamento con interlocutori interni ed esterni.
• Affidabilità, autonomia operativa e orientamento alla risoluzione dei problemi.

Conoscenze informatiche

• Buona padronanza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Word e Outlook.
• Capacità di utilizzo di strumenti digitali per la gestione, l’archiviazione e la condivisione della documentazione.
• Familiarità con gestionali aziendali per la gestione di anagrafiche, ordini, offerte e commesse.
• Capacità di utilizzo di piattaforme online per la gestione documentale, la qualifica dei fornitori e il monitoraggio delle gare d’appalto.

Conoscenze linguistiche

• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e orale

La ricerca è rivolta a tutti i professionisti di ambo i sessi

La sede di lavoro è presso la Società Lombardini22 S.p.A, Via Lombardini, 13 Milano