Sekretaris Direksi

Pengiklan Anonim; Jakarta Barat; Presencial; IDR 180.000.000 - 300.000.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Pengiklan Anonim membutuhkan Asisten Direksi untuk mengelola jadwal dua direksi, persiapan dokumen, dan kelancaran komunikasi bisnis. Peran ini melibatkan penyusunan agenda, penjadwalan rapat, dan koordinasi antara Direksi dengan pihak internal maupun eksternal.

Kandidat diharapkan memiliki S1 relevan, kemampuan bahasa Indonesia dan Inggris yang baik, serta mahir MS Office, dengan keterampilan manajemen waktu dan multitasking yang kuat.

Formación

• Pendidikan minimal S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Sekretaris, Komunikasi, atau bidang terkait.
• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
• Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Memiliki kemampuan manajemen waktu, organisasi, dan multitasking yang sangat baik.
• Teliti, proaktif, mampu bekerja di bawah tekanan, dan menjaga kerahasiaan informasi.

Responsabilidades

• Mengatur, memprioritaskan, dan memantau agenda harian Direksi.
• Menjadwalkan rapat internal maupun eksternal.
• Mengelola arsip dokumen fisik maupun digital secara terstruktur dan rahasia.
• Menyiapkan notulen rapat dan mendistribusikan hasil rapat kepada pihak terkait.
• Menjadi penghubung antara Direksi dengan internal maupun eksternal perusahaan.
• Menyaring dan mengelola komunikasi melalui email, telepon, maupun surat masuk.
• Membantu persiapan rapat Direksi, Board Meeting, dan pertemuan dengan stakeholder.
• Memastikan akses informasi diberikan hanya kepada pihak yang berwenang.

Conocimientos

Manajemen waktu

Organisasi

Multitasking

Komunikasi lisan (Bahasa Indonesia)

Komunikasi tulis (Bahasa Inggris)

Proaktif

Kerahasiaan informasi

Educación

Sarjana Administrasi Bisnis

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Memberikan dukungan administratif, koordinasi, dan manajemen jadwal secara profesional kepada dua Direksi agar kegiatan operasional, strategis, dan komunikasi bisnis berjalan efektif dan efisien.

1. Manajemen Jadwal dan Agenda Direksi

Mengatur, memprioritaskan, dan memantau agenda harian kedua Direksi.

Menjadwalkan rapat internal maupun eksternal.

Mengelola perubahan jadwal dan memastikan Direktur memperoleh informasi yang diperlukan sebelum pertemuan.

Mengatur perjalanan dinas, termasuk tiket, akomodasi, dan transportasi.

2. Administrasi dan Dokumentasi

Menyiapkan surat, memo, presentasi, laporan, dan dokumen lainnya.

Mengelola arsip dokumen fisik maupun digital secara terstruktur dan rahasia.

Memastikan dokumen yang memerlukan tanda tangan Direksi diproses tepat waktu.

Menyiapkan notulen rapat dan mendistribusikan hasil rapat kepada pihak terkait.

3. Koordinasi dan Komunikasi

Menjadi penghubung antara Direksi dengan internal maupun eksternal perusahaan.

Menyaring dan mengelola komunikasi melalui email, telepon, maupun surat masuk.

Melakukan tindak lanjut atas instruksi Direksi kepada departemen terkait.

Memastikan informasi penting tersampaikan dengan akurat dan tepat waktu.

4. Monitoring Tugas dan Tindak Lanjut

Memantau pelaksanaan action plan hasil rapat Direksi.

Mengingatkan pihak terkait mengenai deadline dan komitmen yang telah disepakati.

Menyusun laporan status pekerjaan dan progress secara berkala kepada Direksi.

Menjaga kerahasiaan seluruh informasi, dokumen, data perusahaan, dan informasi strategis yang berkaitan dengan Direksi.

Memastikan akses informasi diberikan hanya kepada pihak yang berwenang.

6. Dukungan Operasional Direksi

Membantu persiapan rapat Direksi, Board Meeting, dan pertemuan dengan stakeholder.

Menyusun kebutuhan administrasi untuk kunjungan tamu penting.

Membantu koordinasi kegiatan perusahaan yang melibatkan Direksi.

Pendidikan minimal S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Sekretaris, Komunikasi, atau bidang terkait.

Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

Mahir menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Memiliki kemampuan manajemen waktu, organisasi, dan multitasking yang sangat baik.

Teliti, proaktif, mampu bekerja di bawah tekanan, dan menjaga kerahasiaan informasi.