EXECUTIVE ASSISTANT

PT. KARYA LISTRIK INDONESIA; Jakarta Utara; On-site; IDR 111,600,000 - 223,200,000; Full time

Job summary

PT. KARYA LISTRIK INDONESIA mencari Executive Assistant untuk mendampingi Direktur dalam menjaga arahan dan prioritas perusahaan agar dipahami seluruh divisi secara jelas dan tepat waktu.

Anda akan menghubungkan pemimpin dengan divisi terkait, menyiapkan rapat, MoM, dan tindak lanjut yang terukur serta akurat. Posisi ini membutuhkan kemampuan analitis, komunikasi tegas namun diplomatis, serta pengalaman 3 tahun di Executive Office atau bidang terkait.

Qualifications

• Pendidikan minimal S1 Manajemen, Teknik Industri, Psikologi, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait
• Pengalaman minimal 3 tahun di Executive Office, Project Coordination, Business Operations, PMO, atau koordinasi lintas departemen
• Mahir Excel/Google Sheets, PowerPoint, dan aplikasi project/task management (Power BI/Looker Studio menjadi nilai tambah)
• Komunikatif, tegas namun diplomatis, analitis, mampu menjaga kerahasiaan, dan mengelola beberapa prioritas sekaligus
• Proaktif, tegas dalam follow-up, dan memahami prioritas bisnis
• Pernah membangun sistem monitoring action plan atau dashboard manajemen dari awal
• Memahami bisnis distribusi, operasional gudang/toko, dan proses lintas fungsi
• Berpengalaman di project management, process improvement, atau Organization Development
• Mampu menjaga hubungan profesional dengan leader sambil mendorong akuntabilitas
• Terbiasa mendukung Direktur, General Manager, atau manajemen senior
• Terbiasa berkoordinasi dengan leader/manajemen dan mengawal penyelesaian pekerjaan lintas divisi

Responsibilities

• Mendampingi Direktur dalam memastikan arahan, keputusan, dan prioritas dipahami serta dijalankan oleh seluruh divisi secara terarah dan tepat waktu
• Mencatat dan mengklarifikasi arahan Direktur, lalu menerjemahkannya menjadi rencana tindak lanjut lengkap dengan PIC, target, dan deadline
• Menghubungkan Direktur dengan leader seluruh divisi agar prioritas, keputusan, dan hasil dipahami secara seragam
• Menyiapkan dan memfasilitasi rapat internal, menyusun Minutes of Meeting (MoM), dan memastikan setiap keputusan memiliki tindak lanjut
• Melakukan follow-up berkala kepada leader sesuai urgensi, prioritas, dan batas waktu
• Memantau action plan, capaian target/KPI, dan perkembangan program prioritas lintas divisi
• Mengawal koordinasi proyek strategis, termasuk digitalisasi dan perbaikan proses kerja
• Mengidentifikasi hambatan, keterlambatan, dan perbedaan pemahaman, lalu memfasilitasi solusi dan eskalasi kepada Direktur
• Mengumpulkan dan menganalisis laporan progres divisi, termasuk selisih target dan realisasi
• Menyusun executive summary, dashboard progres, dan rekomendasi tindak lanjut
• Memastikan keputusan dan komitmen terdokumentasi serta status penyelesaiannya dapat ditelusuri
• Pernyataan mana di bawah ini yang paling mendeskripsikan hakmu bekerja di Indonesia?

Job description

Kami mencari Executive Assistant yang akan mendampingi Direktur dalam memastikan arahan, keputusan, dan prioritas perusahaan dipahami serta dijalankan oleh seluruh divisi secara terarah dan tepat waktu. Kamu akan mengawal koordinasi antarleader, memantau progres pekerjaan, membantu mempercepat penyelesaian kendala, serta menyusun laporan dan rekomendasi untuk pengambilan keputusan Direktur.

Mencatat dan mengklarifikasi arahan Direktur, lalu menerjemahkannya menjadi rencana tindak lanjut lengkap dengan PIC, target, dan deadline

Menghubungkan Direktur dengan leader seluruh divisi agar prioritas, keputusan, dan hasil yang diharapkan dipahami secara seragam

Menyiapkan dan memfasilitasi rapat internal, menyusun Minutes of Meeting (MoM), dan memastikan setiap keputusan memiliki tindak lanjut

Melakukan follow-up berkala kepada leader sesuai urgensi, prioritas, dan batas waktu

Memantau action plan, capaian target/KPI, dan perkembangan program prioritas lintas divisi

Mengawal koordinasi proyek strategis, termasuk digitalisasi dan perbaikan proses kerja

Mengidentifikasi hambatan, keterlambatan, dan perbedaan pemahaman, lalu memfasilitasi solusi dan eskalasi kepada Direktur

Mengumpulkan dan menganalisis laporan progres divisi, termasuk selisih target dan realisasi

Menyusun executive summary, dashboard progres, dan rekomendasi tindak lanjut

Memastikan keputusan dan komitmen terdokumentasi serta status penyelesaiannya dapat ditelusuri

Pendidikan minimal S1 Manajemen, Teknik Industri, Psikologi, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait

Pengalaman minimal 3 tahun di Executive Office, Project Coordination, Business Operations, PMO, atau koordinasi lintas departemen

Terbiasa berkoordinasi dengan leader/manajemen dan mengawal penyelesaian pekerjaan lintas divisi

Memahami action plan, MoM, monitoring target/KPI, dan pelaporan manajemen

Mahir Excel/Google Sheets, PowerPoint, dan aplikasi project/task management (Power BI/Looker Studio menjadi nilai tambah)

Komunikatif, tegas namun diplomatis, analitis, mampu menjaga kerahasiaan, dan mengelola beberapa prioritas sekaligus

Proaktif, tegas dalam follow-up, dan memahami prioritas bisnis

Pernah membangun sistem monitoring action plan atau dashboard manajemen dari awal

Memahami bisnis distribusi, operasional gudang/toko, dan proses lintas fungsi

Berpengalaman di project management, process improvement, atau Organization Development

Mampu menjaga hubungan profesional dengan leader sambil mendorong akuntabilitas

Terbiasa mendukung Direktur, General Manager, atau manajemen senior

Catatan:

Diutamakan kandidat proaktif, tegas dalam follow-up, mampu memahami prioritas bisnis, dan membangun monitoring serta pelaporan yang efektif.

Pernyataan mana di bawah ini yang paling mendeskripsikan hakmu bekerja di Indonesia?

Berapa tahun pengalaman kerjamu sebagai Asisten Eksekutif?

Kualifikasi mana yang kamu miliki?

Berapa tahun pengalaman kerjamu sebagai Asisten Pribadi Direktur?

Alat analisis data apa saja di bawah ini yang bisa kamu gunakan?