Personal Assistant

Pengiklan Anonim; Jakarta Selatan; On-site; IDR 120,000,000 - 180,000,000; Full time

Job summary

Pengiklan Anonim mencari Personal Assistant untuk mendukung eksekutif dengan penjadwalan, korespondensi, dan koordinasi agenda. Tugas mencakup persiapan presentasi, pengarsipan, serta pengaturan perjalanan dan akomodasi.

Posisi ini menuntut inisiatif, kemampuan multitugas, dan komunikasi profesional dalam bahasa Indonesia dan Inggris. Posisi ini berfokus pada dukungan administrasi korporat, dengan bekerja di kantor dan berkoordinasi lintas tim.

Qualifications

• Gelar Diploma/Sarjana dalam bidang sekretaris, administrasi, manajemen, atau disiplin ilmu terkait.
• Minimal 3 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant atau posisi administratif serupa.
• Memiliki keterampilan organisasi yang baik, kemampuan multitasking, dan perhatian terhadap detail.
• Mahir dalam penggunaan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan aplikasi perkantoran lainnya.
• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang baik dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
• Menunjukkan kemampuan untuk bekerja dengan tim serta memberikan pelayanan yang ramah dan profesional.
• Proaktif dan memiliki inisiatif yang tinggi.
• Bersedia bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu yang ketat.

Responsibilities

• Menjadwalkan dan mengkoordinasikan pertemuan, rapat, dan agenda eksekutif.
• Mengelola surat masuk dan keluar, serta mendistribusikannya kepada pihak yang bersangkutan.
• Melakukan tugas administratif seperti pengetikan, penyusunan dokumen, dan pengarsipan.
• Menjadi titik kontak utama dan memberikan dukungan yang ramah dan profesional kepada tamu, klien, dan pemangku kepentingan lainnya.
• Membantu menyiapkan bahan presentasi, laporan, dan materi lain yang diperlukan oleh manajemen.
• Mengatur perjalanan bisnis dan akomodasi untuk eksekutif serta memastikan kelancaran perjalanan.
• Membantu tim manajemen dalam tugas-tugas harian lainnya sesuai kebutuhan.
• Membantu kebutuhan personal direksi dan mengelola agenda non-bisnis (event pribadi, keluarga, dll).
• Menjaga kerahasiaan informasi pribadi direksi.

Skills

Keterampilan organisasi

Multitasking

Komunikasi

Education

Diploma/Sarjana sekretaris/administrasi

Tools

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)

Job description

• Menjadwalkan dan mengkoordinasikan pertemuan, rapat, dan agenda eksekutif.
• Mengelola surat masuk dan keluar, serta mendistribusikannya kepada pihak yang bersangkutan.
• Melakukan tugas administratif seperti pengetikan, penyusunan dokumen, dan pengarsipan.
• Menjadi titik kontak utama dan memberikan dukungan yang ramah dan profesional kepada tamu, klien, dan pemangku kepentingan lainnya.
• Membantu menyiapkan bahan presentasi, laporan, dan materi lain yang diperlukan oleh manajemen.
• Mengatur perjalanan bisnis dan akomodasi untuk eksekutif serta memastikan kelancaran perjalanan.
• Membantu tim manajemen dalam tugas-tugas harian lainnya sesuai kebutuhan.
• Membantu kebutuhan personal direksi dan mengelola agenda non-bisnis (event pribadi, keluarga, dll).
• Menjaga kerahasiaan informasi pribadi direksi.

Persyaratan

• Gelar Diploma/Sarjana dalam bidang sekretaris, administrasi, manajemen, atau disiplin ilmu terkait.
• Minimal 3 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant atau posisi administratif serupa.
• Memiliki keterampilan organisasi yang baik, kemampuan multitasking, dan perhatian terhadap detail.
• Mahir dalam penggunaan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan aplikasi perkantoran lainnya.
• Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tertulis yang baik dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris.
• Menunjukkan kemampuan untuk bekerja dengan tim serta memberikan pelayanan yang ramah dan profesional.
• Proaktif dan memiliki inisiatif yang tinggi.
• Bersedia bekerja di bawah tekanan dan memenuhi tenggat waktu yang ketat.

Kualifikasi mana yang kamu miliki?

Produk Microsoft Office apa saja di bawah ini yang bisa kamu gunakan?

Apakah kamu berpengalaman dalam pekerjaan administrasi?

Berapa lama waktu yang kamu butuhkan untuk memberi tahu perusahaanmu saat ini?

Apakah kamu bersedia bepergian untuk pekerjaan ini saat dibutuhkan?

Apakah kamu bersedia bekerja di luar jam kerja biasa saat dibutuhkan? (cth. akhir pekan, malam hari, hari libur nasional)