Personal Assistant

Boga Group; Banten; On-site; IDR 60,000,000 - 90,000,000; Full time

Job summary

Boga Group mencari Personal Assistant untuk mendukung kebutuhan administrasi dan operasional 6 anggota Direksi. Anda akan mengelola agenda, perjalanan dinas, meeting, dan dokumen terkait Direksi dengan koordinasi efektif bersama tim internal maupun eksternal.

Peran ini menuntut kemampuan organisasi, komunikasi, dan perhatian terhadap detail untuk menjaga kerahasiaan serta kelancaran operasional Direksi.

Qualifications

• Minimal pendidikan D3 diutamakan Administrasi Perkantoran atau bidang terkait.
• Minimal 2 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant/Executive Secretary.
• Memiliki kemampuan administrasi dan organisasi yang baik serta teliti.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan interpersonal yang baik.

Responsibilities

• Mengelola jadwal Direksi, agenda, meeting, dan kebutuhan administrasi.
• Mengatur perjalanan dinas secara end-to-end, termasuk itinerary dan dokumen.
• Mengelola koordinasi meeting dan corporate event yang melibatkan Direksi.
• Mengelola administrasi pembayaran, kontrak, perizinan, dan dokumen terkait Direksi.
• Melakukan koordinasi dengan tim internal maupun pihak eksternal seperti travel agent dan vendor.
• Memastikan kebutuhan Direksi terselesaikan tepat waktu dan sesuai standar perusahaan.

Skills

Administrasi

Organisasi

Komunikasi

Koordinasi

Interpersonal

Travel management

Education

D3 Administrasi Perkantoran

Tools

Microsoft Office

Job description

Job Summary

Bertanggung jawab mendukung kebutuhan administrasi dan operasional 6 anggota Direksi, termasuk pengelolaan agenda, perjalanan dinas, meeting, dan kegiatan Direksi. Memastikan seluruh kebutuhan Direksi terkoordinasi dengan baik, tepat waktu, dan profesional.

Tentang Peran Jabatan

Personal Assistant to BOD bertanggung jawab mendukung kebutuhan administrasi dan operasional 6 anggota Direksi, termasuk pengelolaan agenda, perjalanan dinas, meeting, dan kegiatan Direksi. Posisi ini juga berperan dalam memastikan koordinasi dengan pihak internal maupun eksternal berjalan efektif, tepat waktu, dan terorganisir.

Tanggung Jawab

• Mengelola jadwal, agenda, meeting, dan kebutuhan administrasi Direksi.
• Mengatur business trip dan corporate trip secara end-to-end, termasuk itinerary, transportasi, akomodasi, dan dokumen perjalanan.
• Mengkoordinasikan meeting dan corporate event yang melibatkan Direksi, termasuk venue, konsumsi, perlengkapan, dan kebutuhan lainnya.
• Mengelola administrasi pembayaran, kontrak, perizinan, dan dokumen resmi terkait kebutuhan Direksi.
• Melakukan koordinasi dengan tim internal dan pihak eksternal seperti travel agent, vendor, dan pihak ketiga lainnya.
• Memastikan seluruh kebutuhan Direksi terselesaikan dengan baik, tepat waktu, dan sesuai standar perusahaan.

Minimum Qualifications

• Minimal pendidikan D3, diutamakan Administrasi Perkantoran, Manajemen, atau bidang terkait.
• Minimal 2 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Secretary, Secretary, atau posisi sejenis.
• Memiliki kemampuan administrasi dan organisasi yang baik serta teliti dan detail.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan interpersonal yang baik.
• Memiliki pengalaman dalam meeting, event, dan travel management.
• Mahir menggunakan Microsoft Office.
• Mampu bekerja secara mandiri, mengatur berbagai prioritas, dan menjaga kerahasiaan informasi.
• Kemampuan bahasa asing selain Bahasa Inggris menjadi nilai tambah.