HR Recruitment & Administrasi

Caselify; Jakarta Barat; On-site; IDR 72,000,000 - 108,000,000; Full time

Job summary

Caselify di Jakarta Barat sedang mencari kandidat HR yang terampil untuk menjalankan proses recruitment end-to-end, administrasi personalia, dan pengelolaan HRIS Talenta. Peran ini menghubungkan kebutuhan manajemen dengan tim terkait untuk menjaga alur SDM tetap berjalan.

Kandidat ideal memiliki pengalaman administrasi payroll di Talenta, kemampuan Excel/Sheets, serta kemampuan koordinasi lintas departemen.

Qualifications

• Minimal D3/S1 Psikologi, Manajemen SDM, Manajemen, atau jurusan relevan.
• Memiliki pengalaman 1–2 tahun di HR Recruitment & HR Administration.
• Pengalaman nyata mengoperasikan HRIS Talenta.
• WAJIB memiliki pengalaman administrasi payroll menggunakan HRIS Talenta.
• Memahami proses recruitment end-to-end dan administrasi personalia.

Responsibilities

• Melaksanakan recruitment end-to-end mulai dari manpower request, sourcing kandidat, screening CV, interview, hingga offering.
• Membuat dan mempublikasikan lowongan pekerjaan melalui berbagai platform recruitment.
• Melakukan screening administrasi, koordinasi interview, dan assessment kandidat.
• Memastikan kandidat sesuai dengan kualifikasi, kompetensi, dan kebutuhan departemen.
• Mengelola database kandidat dan talent pool untuk kebutuhan recruitment berikutnya.
• Mengelola administrasi karyawan melalui HRIS Talenta, input data, absensi, time off, payroll.

Skills

Recruitment

HR Administration

HRIS Talenta

Payroll processing

Data management

Attention to detail

Cross-functional coordination

Microsoft Excel / Google Sheets

KPI monitoring

Education

D3/S1 Psikologi

D3/S1 Manajemen SDM

Tools

HRIS Talenta

Microsoft Excel

Google Sheets

Job description

A. Bertanggung jawab menjalankan proses recruitment, administrasi personalia, pengelolaan HRIS Talenta, dan administrasi payroll untuk memastikan kebutuhan SDM perusahaan terpenuhi serta seluruh administrasi karyawan berjalan akurat, tepat waktu, dan sesuai kebijakan perusahaan.

Posisi ini dituntut mampu bekerja secara sistematis, berorientasi pada target, memiliki ketelitian tinggi, serta mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja e-commerce yang dinamis dan memiliki perubahan kebutuhan operasional yang cepat.

B. Tanggung Jawab dan Job Description

• 1. Recruitment & Talent Acquisition
• Melaksanakan proses recruitment end-to-end mulai dari manpower request, sourcing kandidat, screening CV, interview, hingga offering.
• Membuat dan mempublikasikan lowongan pekerjaan melalui berbagai platform recruitment.
• Melakukan screening administrasi, koordinasi interview, dan assessment kandidat.
• Memastikan kandidat sesuai dengan kualifikasi, kompetensi, dan kebutuhan masing-masing departemen.
• Melakukan monitoring pipeline kandidat dan memastikan pemenuhan kebutuhan tenaga kerja sesuai target.
• Mengelola database kandidat dan talent pool untuk kebutuhan recruitment berikutnya.
• Melakukan koordinasi dengan user terkait kebutuhan manpower dan evaluasi kandidat.

• Mengelola administrasi karyawan melalui HRIS Talenta.
• Melakukan input, pembaruan, dan validasi data karyawan.
• Mengelola administrasi absensi, shift, keterlambatan, day off, dan time off.
• Melakukan rekapitulasi serta validasi data kehadiran sebagai dasar perhitungan payroll.
• Menjalankan administrasi payroll bulanan melalui HRIS Talenta, termasuk pengolahan dan pengecekan komponen penggajian.
• Memastikan data payroll sesuai dengan periode kerja, kehadiran, ketentuan perusahaan, dan perubahan status karyawan.
• Melakukan pengecekan hasil perhitungan payroll sebelum proses finalisasi.
• Mengelola administrasi onboarding, perubahan status, mutasi, promosi, dan offboarding karyawan.
• Memastikan seluruh data HRIS akurat, lengkap, dan ter-update.

• Mengelola administrasi kontrak kerja PKWT/PKWTT, perpanjangan kontrak, dan dokumen personalia.
• Menyiapkan surat keterangan kerja, surat peringatan, memo internal, dan dokumen administrasi HR lainnya.
• Mengelola database karyawan dan memastikan kelengkapan dokumen personalia.
• Membantu administrasi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
• Mengelola dokumentasi onboarding, probation, evaluasi kinerja, dan exit clearance.
• Memastikan pengarsipan dokumen HR tersusun rapi dan mudah ditelusuri.

• Membantu monitoring KPI dan pencapaian target kerja karyawan.
• Melakukan rekapitulasi hasil evaluasi kinerja dan administrasi probation.
• Membantu monitoring task, kedisiplinan, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
• Membantu penyusunan SOP, peraturan perusahaan, dan kebijakan HR.
• Mendukung kebutuhan administrasi HRBP dalam pengelolaan organisasi dan operasional SDM.

• Membantu penyusunan dan pemeriksaan awal draft kontrak kerja, surat peringatan, surat keputusan, memo, dan dokumen ketenagakerjaan.
• Membantu memastikan dokumen administrasi HR sesuai dengan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
• Mendukung dokumentasi dan administrasi penyelesaian permasalahan hubungan industrial.

Kualifikasi dan Persyaratan:

• A. Pendidikan dan Pengalaman
• Minimal D3/S1 Psikologi, Manajemen SDM, Manajemen, atau jurusan relevan.
• Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang HR Recruitment & HR Administration.
• Memiliki pengalaman nyata mengoperasikan HRIS Talenta.
• WAJIB memiliki pengalaman administrasi payroll menggunakan HRIS Talenta, bukan hanya pengalaman melakukan input absensi.
• Memahami proses recruitment end-to-end dan administrasi personalia.

B. Kompetensi Teknis

• Menguasai penggunaan Talenta untuk administrasi karyawan, attendance, time off, shift, dan payroll.
• Memahami proses perhitungan dan validasi administrasi payroll.
• Memahami administrasi PKWT/PKWTT dan dokumen ketenagakerjaan.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Excel atau Google Sheets.
• Memiliki kemampuan administrasi, pengolahan data, dan dokumentasi yang baik.
• Memahami KPI, performance appraisal, dan administrasi probation menjadi nilai tambah.
• Memiliki kemampuan legal drafting menjadi nilai tambah.
• Karakter dan Kompetensi Perilaku
• Teliti, disiplin, terorganisir, dan bertanggung jawab.
• Terbiasa bekerja dengan target dan deadline.
• Mampu bekerja dalam lingkungan perusahaan yang dinamis dan bergerak cepat.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi lintas departemen.
• Proaktif, memiliki inisiatif, dan mampu menyelesaikan pekerjaan secara mandiri.
• Memiliki kemampuan problem solving dan perhatian tinggi terhadap validitas data.

Persyaratan

• Berpengalaman
• S1
• 25 - 35 Tahun
• Terima kandidat tanpa foto diri
• Terima kandidat dari mana saja