Finance

Pt Windu Persada Cargo Group; Jakarta Pusat; On-site; IDR 150,000,000 - 210,000,000; Full time

Job summary

PT WINDU PERSADA CARGO GROUP mencari profesional yang berpengalaman dalam modul pembelian dan penjualan ERP untuk mengelola proses PO, SO, serta konfirmasi harga, kuantitas, dan syarat kirim. Posisi ini menekankan akurasi dokumen dan kemampuan memantau konfirmasi pembayaran dengan prinsip 3-way match.

Anda akan bertanggung jawab untuk menjaga agar faktur, e-Faktur, dan dokumen terkait berjalan lancar, sambil melakukan rotasi tugas untuk menjaga keahlian tim dan menghindari backlog kerja.

Qualifications

• Berpengalaman menggunakan modul pembelian/penjualan dalam ERP dan mahir Excel.
• Teliti terhadap dokumen, harga, dan kuantitas dengan akurasi pada volume tinggi.

Responsibilities

• Membuat PO dalam ERP berdasarkan rencana pembelian yang telah disetujui.
• Mengonfirmasi harga, kuantitas, tanggal pengiriman, dan ketentuan pembayaran dengan prinsipal.
• Mencocokkan PO dengan penerimaan barang dan faktur melalui 3-way match.
• Membuat sales order dalam ERP berdasarkan PO dari penjualan, sub-distributor, maupun chain buyers.
• Memeriksa harga, diskon, dan promosi sesuai daftar harga dan kebijakan perdagangan.
• Memeriksa batas kredit dan status pembayaran; menahan pesanan sesuai kebijakan.
• Merilis pesanan yang telah disetujui ke Order Management, lalu menerbitkan faktur dan e-Faktur saat pengiriman.
• Rotasi tugas secara berkala dan menjaga prosedur kerja tertulis agar tidak backlog.
• Memastikan staf mampu menggantikan tugas lain dan tetap mahir dalam proses PO dan SO.

Skills

ERP modules

Excel proficiency

Detail-oriented

Tools

e-Faktur

Retail supplier portals

Job description

• Membuat PO dalam sistem ERP berdasarkan rencana pembelian yang telah disetujui oleh bagian Perencanaan Permintaan (*Demand Planning*) dan Manajer Rantai Pasok (*Supply Chain Manager*)
• Mengonfirmasi harga, kuantitas, tanggal pengiriman, dan ketentuan pembayaran dengan prinsipal, serta memantau konfirmasi pesanan
• Mencocokkan setiap PO dengan penerimaan barang dan faktur dari prinsipal (*3-way match*), serta menyelesaikan jika terdapat perbedaan
• Membuat pesanan penjualan (*sales order*) dalam sistem ERP berdasarkan PO yang diterima dari perwakilan penjualan, sub-distributor, maupun pembeli dari jaringan ritel (*chain buyers*)
• Memeriksa harga, diskon, dan promosi agar sesuai dengan daftar harga yang telah disetujui atau ketentuan perdagangan yang berlaku bagi jaringan ritel tersebut
• Memeriksa batas kredit dan status pembayaran yang tertunggak; menahan pesanan yang tidak sesuai kebijakan dan meneruskannya kepada departemen Kredit & Penagihan (*Credit & Collection*)
• Merilis pesanan yang telah disetujui ke bagian Manajemen Pesanan (*Order Management*), kemudian menerbitkan faktur dan faktur pajak (e-Faktur) saat pengiriman dilakukan Saling menggantikan (*back-up*)
• Setiap staf bertanggung jawab atas satu bidang tugas sehari-hari sekaligus menjadi cadangan bagi bidang tugas lainnya
• Melakukan rotasi tugas secara berkala (misalnya satu minggu dalam sebulan) agar kedua staf tetap mahir dalam menangani proses PO maupun SO
• Memastikan prosedur kerja tertulis selalu diperbarui agar setiap staf dapat langsung mengambil alih tugas tanpa menyebabkan penumpukan pekerjaan (*backlog*)

Kualifikasi yang wajib dimiliki

• Berpengalaman menggunakan modul pembelian atau penjualan dalam sistem ERP, serta bersedia mempelajari keduanya; mahir menggunakan Excel
• Teliti terhadap dokumen, harga, dan kuantitas, serta mampu menjaga akurasi meskipun menangani volume pekerjaan yang tinggi setiap harinya

Kualifikasi tambahan (nilai tambah) Memiliki pengalaman di bidang pembelian maupun penjualan; memahami penggunaan e-Faktur, portal pemasok jaringan ritel (*chain supplier portals*), serta dokumen impor (PIB, bill of lading).

Tolok ukur keberhasilan Akurasi pesanan pembelian (PO) dan konfirmasi tepat waktu, penyelesaian selisih dalam proses pencocokan tiga arah (3-way match) dalam waktu 5 hari kerja, pemrosesan pesanan penjualan pada hari yang sama, penerbitan faktur dalam waktu 1 hari kerja setelah pengiriman, tidak ada pesanan yang dirilis di luar kebijakan kredit, serta tidak adanya penumpukan pekerjaan (backlog) saat salah satu petugas tidak berada di tempat.

Kualifikasi mana yang kamu miliki?

Apakah kamu memiliki pengalaman pemrosesan pesanan?

Apakah kamu memiliki Sertifikat Brevet A Dan B?