Finance and Purchasing Officer

PT Safelock Medical; Pekalongan; On-site; IDR 72,540,000 - 111,600,000; Full time

Job summary

PT Safelock Medical mengundang kandidat untuk posisi keuangan/purchasing dengan tanggung jawab mengelola petty cash, rekonsiliasi, proses PO/PR, dan peningkatan akurasi data keuangan.

Posisi ini menuntut keahlian administrasi keuangan, kemampuan bekerja dengan dokumentasi, serta kemampuan mengelola vendor dan laporan keuangan secara tepat waktu.

Qualifications

• Pengalaman dalam administrasi keuangan dan pembukuan.
• Mampu bekerja dengan dokumentasi keuangan dan purchasing.
• Menguasai sistem akuntansi/ERP (misalnya Accurate).

Responsibilities

• Mengelola petty cash perusahaan sesuai batas wewenang.
• Memastikan setiap pengeluaran petty cash memiliki bukti transaksi yang sah.
• Melakukan rekonsiliasi antara transaksi fisik dengan pencatatan sistem.
• Membantu proses closing administrasi finance setiap periode.
• Menerima dan memproses Purchase Request (PR) dari departemen terkait.
• Membuat dan memelihara Purchase Order (PO) hingga barang diterima.
• Membantu monitoring hutang kepada vendor dan status pembayaran.
• Membantu menyiapkan laporan keuangan dan administrasi finance yang dibutuhkan management.
• Menyimpan dokumen fisik dan elektronik secara aman.
• Meningkatkan akurasi data vendor dan transaksi di sistem Accurate.

Job description

• Mengelola petty cash perusahaan/pabrik sesuai batas kewenangan yang ditetapkan.
• Memastikan setiap pengeluaran petty cash memiliki bukti transaksi yang sah.
• Melakukan pemeriksaan kelengkapan nota, invoice, kuitansi, dan dokumen pendukung.
• Melakukan cash opname secara berkala dan memastikan saldo fisik sesuai dengan catatan.
• Mengajukan replenishment/pengisian kembali petty cash sesuai prosedur.
• Melakukan rekonsiliasi antara transaksi fisik dengan pencatatan sistem.
• Membantu proses pembayaran kepada vendor/supplier sesuai approval perusahaan.
• Membantu monitoring hutang kepada vendor dan status pembayaran.
• Membantu menyiapkan laporan keuangan dan administrasi finance yang dibutuhkan management.
• Melakukan input transaksi keuangan dan pembelian ke dalam sistem Accurate.
• Memastikan transaksi yang dimasukkan ke Accurate sesuai dengan dokumen sumber.
• Melakukan pencatatan purchase order, invoice, pembayaran dan transaksi terkait.
• Memastikan tidak terjadi duplikasi transaksi.
• Membantu melakukan rekonsiliasi data Accurate dengan dokumen fisik.
• Menjaga keamanan username, password dan akses sistem Accurate.
• Tidak memberikan akses sistem kepada pihak lain tanpa kewenangan.
• Membantu proses closing administrasi finance setiap periode.
• Menerima dan memproses Purchase Request (PR) dari departemen terkait.
• Meminta quotation dari beberapa vendor untuk mendapatkan perbandingan harga dan kondisi pembelian.
• Melakukan evaluasi awal terhadap vendor.
• Membandingkan harga dan kualitas vendor secara berkala.
• Membantu melakukan vendor qualification/evaluation bersama departemen terkait apabila diperlukan.
• Menjaga database vendor tetap akurat dan terkini.
• Memastikan perubahan rekening/vendor harus melalui proses verifikasi dan approval.
• Menghindari konflik kepentingan dalam pemilihan vendor.
• Menjaga kerahasiaan harga, quotation dan negosiasi vendor.
• Melakukan price comparison sebelum pembelian.
• Monitoring perubahan harga material/barang.
• Membantu melakukan negosiasi harga, payment term dan delivery term.
• Membandingkan harga pembelian aktual dengan histori pembelian.
• Mengidentifikasi pembelian yang tidak efisien.
• Menyampaikan informasi kenaikan harga kepada management.
• Tidak melakukan pembelian di luar budget/approval tanpa persetujuan berwenang.
• Bertanggung jawab membantu pengendalian dokumen perusahaan yang bersifat rahasia, terutama yang berkaitan dengan Finance dan Purchasing.
• Informasi pembayaran
• Dokumen legal perusahaan
• Informasi keuangan perusahaan
• Membatasi akses dokumen berdasarkan kewenangan.
• Menyimpan dokumen fisik dan elektronik secara aman.
• Tidak mengirimkan dokumen confidential melalui media pribadi tanpa izin.
• Tidak membagikan harga, quotation atau informasi vendor kepada pihak yang tidak berkepentingan.
• Memastikan dokumen confidential memiliki kontrol akses yang sesuai.
• Menjaga keamanan file digital dan password.
• Melakukan filing dan document traceability.

Membuat perbandingan:

• Menyiapkan Purchase Order (PO) sesuai hasil persetujuan.
• Melakukan follow-up PO sampai barang diterima.

Memastikan barang datang sesuai:

• Berkoordinasi dengan Warehouse, Production, QC, Engineering dan departemen terkait mengenai kebutuhan material/barang.
• Menyelesaikan permasalahan pembelian seperti keterlambatan, kekurangan barang, kerusakan atau ketidaksesuaian barang.

Melakukan pengumpulan dokumen vendor, antara lain:

• Legalitas perusahaan
• Sertifikat yang relevan
• Dokumen pendukung lainnya

Membuat dan memelihara:

• Pernyataan mana di bawah ini yang paling mendeskripsikan hakmu bekerja di Indonesia?
• Kualifikasi mana yang kamu miliki?
• Apakah kamu memiliki pengalaman Manajemen Dokumen?
• Software akuntansi apa saja di bawah ini yang bisa kamu gunakan?