Environment Strategic Administrator

PT Ganeca Environmental Services; Luwu Timur; On-site; IDR 55,800,000 - 89,280,000; Full time

Job summary

PT Ganeca Environmental Services mencari tenaga administrasi proyek dengan latar D3/S1 di bidang Administrasi atau Bisnis untuk mendukung operasional lingkungan. Peran ini mencakup pengelolaan dokumen, koordinasi perjalanan dinas, penyusunan laporan, dan persiapan acara lingkungan serta pelaksanaan administrasi kunjungan di lokasi Sorowako.

Posisi ini menuntut kemampuan mengorganisir, berkomunikasi baik, serta mengikuti prosedur kerja yang ditetapkan.

Qualifications

• Minimal gelar D3 atau S1 di bidang Administrasi, Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang relevan.
• Kebiasaan mengelola administrasi proyek, administrasi, event/project support, atau koordinasi adalah nilai tambah.
• Sertifikasi/pelatihan Project Management/Project Administration, Document Control, dan K3 Dasar dianggap nilai tambah.
• Mampu mengelola dokumen dan data proyek secara sistematis sesuai prosedur.
• Mampu mengoordinasikan kegiatan proyek dengan pihak internal maupun eksternal sesuai arahan.
• Mampu memperbarui jadwal, mencatat aktivitas, dan memantau perkembangan kegiatan proyek.
• Mampu menyusun laporan kegiatan, tindak lanjut, serta menangani kebutuhan pihak terkait secara profesional.
• Mempersiapkan acara lingkungan terkait PROPER dan kampanye lingkungan lainnya.
• Menangani administrasi pengunjung, kasus badging, akomodasi, transportasi, dan konsumsi.
• Mengatur perjalanan dinas departemen EPM melalui agen perjalanan atau pemesanan langsung.
• Membuat pengajuan uang muka dan melakukan penutupan uang muka tersebut.
• Menyetujui alur routing untuk PROPER, faktur, dan pembayaran SES.
• Mempersiapkan formulir Gift & Hospitality (GH) dan menindaklanjuti hingga selesai.
• Berkoordinasi dengan HR dan CMT terkait kehadiran karyawan, timesheet, dan lembur.

Responsibilities

• Mengelola administrasi proyeksi serta dokumen proyek secara terstruktur.
• Mkoordinasikan kebutuhan proyek dengan pihak internal maupun eksternal sesuai ruang lingkup pekerjaan.
• Mencatat aktivitas, memperbarui jadwal, dan memantau perkembangan kegiatan proyek.
• Menyusun laporan kegiatan dan menindaklanjuti kebutuhan pihak terkait secara profesional.
• Menyiapkan acara lingkungan terkait PROPER dan kampanye lingkungan lainnya.
• Mengelola administrasi pengunjung termasuk badging, akomodasi, transportasi, dan makan.

Education

D3/S1 Administrasi

Administrasi Bisnis

Job description

Minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang yang relevan

Minimal Pengalaman 0–2 tahun di bidang administrasi proyek, administrasi, event/project support, atau pekerjaan koordinasi menjadi nilai tambah.

Memiliki Sertifikasi/pelatihan Project Management/Project Administration, Document Control, dan K3 Dasar menjadi nilai tambah.

Mampu melaksanakan administrasi serta mengelola dokumen dan data proyek secara sistematis sesuai prosedur dan kebutuhan pekerjaan.

Mampu mengoordinasikan kegiatan dan kebutuhan proyek dengan pihak internal maupun eksternal sesuai arahan dan ruang lingkup pekerjaan.

Mampu memperbarui jadwal, mencatat aktivitas, dan memantau perkembangan kegiatan proyek berdasarkan informasi yang diterima.

Mampu mengumpulkan informasi, menyusun laporan kegiatan, melakukan tindak lanjut, serta menangani kebutuhan pihak terkait secara profesional sesuai arahan.

Merencanakan dan mempersiapkan acara lingkungan yang berkaitan dengan PROPER dan kampanye lingkungan lainnya.

Menangani administrasi pengunjung (hal-hal terkait badging/kartu pengunjung, akomodasi, transportasi, dan makan).

Mengatur perjalanan Dinas Departemen EPM, berurusan dengan agen perjalanan, atau memesan penerbangan dan akomodasi secara langsung.

Membuat pengajuan uang muka (cash advance) serta melakukan penutupan (closing) uang muka tersebut.

Melakukan persetujuan alur (routing approval) untuk PROPER dan dokumen terkait.

Melakukan persetujuan alur (routing approval) untuk faktur (invoice) dan pembayaran SES.

Mempersiapkan formulir Gift & Hospitality (GH) dan menindaklanjuti hingga proses selesai.

Menghubungkan/berkoordinasi dengan departemen HR dan CMT dalam hal kehadiran karyawan, lembar kerja (timesheet), dan lembur.

Asisten Tamu (administrasi atau mengantar langsung) untuk Departemen EPM selama Kunjungan Lapangan (Site Visit).

Bersedia ditempatkan di PT Vale Indonesia Tbk Site Sorowako