Admin Project

HiLoker; Jakarta Utara; On-site; IDR 50,220,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

HiLoker membutuhkan Admin Project untuk memberikan dukungan administratif kepada Project Manager dan tim proyek di Jakarta Utara. Peran ini mencakup pengelolaan dokumen fisik maupun digital, penyusunan laporan kemajuan, serta pemantauan administrasi agar proyek berjalan sesuai jadwal dan anggaran.

Kandidat diharapkan memiliki latar SMA/SMK sederajat dengan pengalaman relevan dan kemampuan Excel/Word yang baik, teliti, dan mampu bekerja mandiri maupun tim di lokasi proyek.

Qualifications

• Pekerja dengan latar pendidikan SMA/SMK sederajat menjadi nilai tambah.
• Pengalaman sebagai Admin Project/Project Administrator/Site Admin menjadi nilai tambah.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Excel dan Word.
• Mampu mengolah dan merangkum data dengan teliti.
• Memahami sistem pengarsipan dokumen fisik maupun digital.
• Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan penyusunan laporan yang baik.
• Mampu membaca dokumen teknis seperti shop drawing dan as-built drawing.
• Teliti, rapi, disiplin, bertanggung jawab, dan detail.
• Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
• Mampu bekerja mandiri maupun sebagai tim.
• Mampu mengatur prioritas dan bekerja sesuai tenggat waktu.
• Siap bekerja di lokasi proyek jika diperlukan.

Responsibilities

• Memberikan dukungan administratif kepada Project Manager dan tim proyek.
• Mengelola dokumentasi proyek secara rapi, akurat, dan mudah ditelusuri.
• Membantu penyusunan laporan kemajuan dan pemantauan administrasi proyek.
• Input, pembaruan, dan pengecekan data proyek untuk kelengkapan.
• Berkoordinasi dengan Project Manager, tim lapangan, vendor, dan pihak terkait.
• Menjaga kerahasiaan dan keamanan data serta dokumen perusahaan dan proyek.

Skills

Microsoft Office

Excel

Word

Dokumentasi & laporan

Koordinasi tim

Komunikasi

Administrasi

Education

SMA/SMK sederajat

D3 Administrasi

D3/S1 Manajemen

D3/S1 Teknik Sipil

Tools

Microsoft Excel

Microsoft Word

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

Admin Project bertugas memberikan dukungan administratif kepada Project Manager dan tim proyek dalam pengelolaan administrasi, dokumentasi, serta koordinasi kegiatan proyek. Posisi ini memastikan seluruh dokumen dan data proyek tersimpan dengan rapi, akurat, dan mudah ditelusuri, serta membantu penyusunan laporan dan pemantauan administrasi proyek agar pekerjaan dapat berjalan sesuai jadwal, prosedur, dan anggaran yang telah ditetapkan.

• \\- Membantu Project Manager dan tim proyek dalam kegiatan administrasi dan koordinasi operasional proyek.
• \\- Mengelola, menyimpan, dan mengarsipkan dokumen proyek baik dalam bentuk fisik maupun digital.
• \\- Mengelola dokumen seperti surat masuk dan keluar, SPK (Surat Perintah Kerja), berita acara, serta dokumen pendukung proyek lainnya.
• \\- Menyimpan dan menata dokumen/gambar teknis proyek, termasuk shop drawing dan as-built drawing, agar terdokumentasi dengan baik dan mudah ditelusuri.
• \\- Mengumpulkan dan merekap data absensi harian tenaga kerja atau anggota tim proyek.
• \\- Mengumpulkan data dan informasi perkembangan pekerjaan dari lapangan untuk kebutuhan administrasi dan pelaporan.
• \\- Membantu menyusun laporan kemajuan pekerjaan (progress report) secara berkala berdasarkan data dari lapangan dan tim terkait.
• \\- Melakukan input, pembaruan, dan pengecekan data proyek untuk memastikan data lengkap dan akurat.
• \\- Membantu memantau kelengkapan dokumen serta kebutuhan administrasi selama proyek berlangsung.
• \\- Berkoordinasi dengan Project Manager, tim lapangan, vendor/subkontraktor, dan pihak terkait mengenai kebutuhan dokumen dan administrasi proyek.
• \\- Menjaga kerahasiaan, keamanan, dan kerapian seluruh data serta dokumen perusahaan dan proyek.

KUALIFIKASI MINIMUM

• \\- Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat; D3/S1 Administrasi, Manajemen, Teknik Sipil, atau bidang terkait menjadi nilai tambah.
• \\- Memiliki pengalaman sebagai Admin Project, Project Administrator, Site Admin, atau posisi administrasi sejenis menjadi nilai tambah.
• \\- Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Microsoft Excel dan Word.
• \\- Mampu melakukan pengolahan dan rekapitulasi data dengan baik dan teliti.
• \\- Memahami sistem pengarsipan dokumen fisik maupun digital.
• \\- Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan penyusunan laporan yang baik.
• \\- Mampu membaca dan mengelola dokumen/gambar teknis proyek seperti shop drawing dan as-built drawing menjadi nilai tambah.
• \\- Teliti, rapi, disiplin, bertanggung jawab, dan memiliki perhatian terhadap detail.
• \\- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
• \\- Mampu bekerja secara mandiri maupun sebagai bagian dari tim.
• \\- Mampu mengatur prioritas pekerjaan dan bekerja sesuai dengan tenggat waktu.
• \\- Bersedia bekerja dan berkoordinasi dengan tim di lokasi proyek apabila diperlukan