Document Control & Customer Service

PT Rapid Teknologi Indonesia; Kota Medan ᯔᯩᯑᯉ᯲; On-site; IDR 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

PT Rapid Teknologi Indonesia mencari staf administrasi shipping untuk mengelola dokumen pengiriman, berkoordinasi dengan customer lokal maupun internasional, serta memastikan kelengkapan dokumen seperti B/L, Invoice, Packing List, dan AWB.

Kandidat memiliki diploma D3, 1–2 tahun pengalaman di shipping/logistik, mampu berbahasa Inggris aktif, dan mahir MS Office. Penempatan di Medan menuntut disiplin, ketelitian, serta kemampuan komunikasi dan problem solving yang baik.

Qualifications

• Pendidikan minimal D3, diutamakan Administrasi/Logistik/Manajemen.
• 1–2 tahun pengalaman di shipping, freight forwarding, ekspedisi, logistik, atau ekspor-impor.
• Pengelolaan dokumen pengiriman sambil melayani customer.
• Bahasa Inggris aktif lisan dan tulisan.
• Nilai tambah: Mandarin/Jepang/Korea atau bahasa lain.
• Memahami alur pengiriman domestik/internasional dan dokumen terkait.
• Kemampuan komunikasi, customer handling, problem solving, koordinator yang baik.
• Mahir MS Office (Word, Excel).
• Teliti, disiplin, terorganisir, responsif, mampu deadline.
• Mampu bekerja mandiri maupun berkoordinasi dengan tim.

Responsibilities

• Mengelola, memeriksa, dan mengarsipkan dokumen administrasi terkait pengiriman barang.
• Memastikan kelengkapan dan keakuratan dokumen pengiriman (B/L, SI, Invoice, Packing List, DO, AWB, dll).
• Menangani komunikasi dengan customer lokal maupun internasional via email/telepon/WA.
• Memberikan informasi status pengiriman, ETA/ETD, prosedur, serta dokumen.
• Melakukan monitoring dan follow-up proses pengiriman serta update informasi ke customer.
• Menangani pertanyaan/keluhan customer dan memberikan solusi profesional.
• Berkoordinasi dengan operasional, warehouse, shipping line, vendor, freight forwarder.
• Melakukan pengecekan dan tindak lanjut jika dokumen tidak sesuai.
• Memastikan dokumentasi dan korespondensi tersimpan rapi dan mudah ditelusuri.
• Membuat laporan administrasi dan rekap pelayanan customer secara berkala.

Skills

Bahasa Inggris

Customer handling

Koordinasi

Microsoft Office

Komunikasi efektif

Attention to detail

Education

Diploma (D3)

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Job description

Job Description

1. Mengelola, memeriksa, dan mengarsipkan seluruh dokumen administrasi yang berkaitan dengan proses pengiriman barang (shipping dan ekspedisi).
2. Memastikan kelengkapan, keakuratan, dan kesesuaian dokumen pengiriman, seperti:
   • Bill of Lading (B/L).
   • Shipping Instruction (SI).
   • Commercial Invoice.
   • Packing List.
   • Delivery Order (DO).
   • Airway Bill (AWB).
   • Dokumen ekspor-impor lainnya.
3. Menangani komunikasi dengan customer lokal maupun internasional melalui email, telepon, WhatsApp, dan media komunikasi lainnya.
4. Memberikan informasi kepada customer mengenai status pengiriman, estimasi waktu pengiriman (ETA/ETD), prosedur, serta kelengkapan dokumen.
5. Melakukan monitoring dan follow-up proses pengiriman serta memastikan customer mendapatkan informasi terbaru.
6. Menangani pertanyaan, permintaan, dan keluhan customer serta memberikan solusi secara profesional.
7. Berkoordinasi dengan tim operasional, warehouse, shipping line, vendor, freight forwarder, dan pihak terkait untuk memastikan kelancaran proses pengiriman.
8. Melakukan pengecekan dan tindak lanjut apabila terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian dokumen pengiriman.
9. Memastikan seluruh dokumen dan korespondensi dengan customer tersimpan dengan baik dan mudah ditelusuri.
10. Membuat laporan administrasi, dokumentasi pengiriman, serta rekapitulasi pelayanan customer secara berkala.

Job Requirements

1. Pendidikan minimal D3, diutamakan jurusan Administrasi, Manajemen, Logistik, Transportasi, atau bidang terkait.
2. Memiliki pengalaman kerja minimal 1-2 tahun di bidang shipping, freight forwarding, ekspedisi, logistik, atau ekspor-impor.
3. Memiliki pengalaman dalam pengelolaan dokumen pengiriman sekaligus pelayanan atau komunikasi dengan customer.
4. Mampu berkomunikasi menggunakan bahasa Inggris secara aktif, baik lisan maupun tulisan.
5. Menguasai bahasa asing lainnya seperti Mandarin, Jepang, Korea, atau bahasa asing lainnya menjadi nilai tambah.
6. Memahami alur pengiriman barang domestik maupun internasional serta dokumen yang diperlukan dalam proses shipment.
7. Memiliki kemampuan komunikasi, customer handling, problem solving, dan koordinasi yang baik.
8. Mampu mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Word dan Excel.
9. Teliti, disiplin, terorganisir, responsif, dan mampu bekerja dengan deadline.
10. Mampu bekerja secara mandiri maupun berkoordinasi dengan tim.

Persyaratan

• Berpengalaman
• Diploma
• Tidak ada batasan usia
• Terima kandidat tanpa foto diri
• Kota sesuai penempatan kerja (Kota Medan)