Document Control & Customer Service

Nexteus Group; Kota Medan ᯔᯩᯑᯉ᯲; On-site; IDR 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

Nexteus Group membutuhkan staff Administrasi Logistik yang mengelola, memeriksa, dan mengarsipkan dokumen pengiriman. Anda akan memastikan kelengkapan dokumen seperti B/L, SI, Invoice, Packing List, DO, dan AWB serta berkomunikasi dengan customer lokal maupun internasional melalui email, telepon, dan WhatsApp.

Tugas meliputi memberi informasi ETA/ETD, mengikuti proses pengiriman, menanggapi pertanyaan pelanggan, serta berkoordinasi dengan tim operasional, warehouse, vendor, dan freight

Qualifications

• Pendidikan minimal D3, diutamakan bidang Administrasi/Logistik.
• Pengalaman kerja 1–2 tahun di shipping/freight forwarding/logistik.
• Memahami alur pengiriman domestik maupun internasional.
• Mampu mengoperasikan Word dan Excel.

Responsibilities

• Mengelola dokumen pengiriman (B/L, SI, Invoice, Packing List, DO, AWB).
• Menangani komunikasi dengan customer lokal maupun internasional.
• Memberikan informasi status pengiriman, ETA/ETD, prosedur, dan kelengkapan dokumen.
• Koordinasi dengan tim operasional, warehouse, vendor, freight forwarder.

Skills

Komunikasi

Penanganan pelanggan

Pemecahan masalah

Koordinasi tim

Keterampilan Teliti

Education

D3 Administrasi/Manajemen/Logistik

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

Microsoft Office

Job description

Mengelola, memeriksa, dan mengarsipkan seluruh dokumen administrasi yang berkaitan dengan proses pengiriman barang (shipping dan ekspedisi). Memastikan kelengkapan, keakuratan, dan kesesuaian dokumen pengiriman serta menangani komunikasi dengan customer lokal maupun internasional.

Mengelola, memeriksa, dan mengarsipkan seluruh dokumen administrasi yang berkaitan dengan proses pengiriman barang (shipping dan ekspedisi)

Memastikan kelengkapan, keakuratan, dan kesesuaian dokumen pengiriman, seperti Bill of Lading (B/L), Shipping Instruction (SI), Commercial Invoice, Packing List, Delivery Order (DO), Airway Bill (AWB), dan dokumen ekspor-impor lainnya

Menangani komunikasi dengan customer lokal maupun internasional melalui email, telepon, WhatsApp, dan media komunikasi lainnya

Memberikan informasi kepada customer mengenai status pengiriman, estimasi waktu pengiriman (ETA/ETD), prosedur, serta kelengkapan dokumen

Melakukan monitoring dan follow-up proses pengiriman serta memastikan customer mendapatkan informasi terbaru

Menangani pertanyaan, permintaan, dan keluhan customer serta memberikan solusi secara profesional

Berkoordinasi dengan tim operasional, warehouse, shipping line, vendor, freight forwarder, dan pihak terkait untuk memastikan kelancaran proses pengiriman

Melakukan pengecekan dan tindak lanjut apabila terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian dokumen pengiriman

Memastikan seluruh dokumen dan korespondensi dengan customer tersimpan dengan baik dan mudah ditelusuri

Membuat laporan administrasi, dokumentasi pengiriman, serta rekapitulasi pelayanan customer secara berkala

Pendidikan minimal D3, diutamakan jurusan Administrasi, Manajemen, Logistik, Transportasi, atau bidang terkait

Memiliki pengalaman kerja minimal 1–2 tahun di bidang shipping, freight forwarding, ekspedisi, logistik, atau ekspor-impor

Memahami alur pengiriman barang domestik maupun internasional serta dokumen yang diperlukan dalam proses shipment

Memiliki kemampuan komunikasi, customer handling, problem solving, dan koordinasi yang baik

Mampu mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Word dan Excel

Teliti, disiplin, terorganisir, responsif, dan mampu bekerja dengan deadline

Mampu bekerja secara mandiri maupun berkoordinasi dengan tim