Document Control & Customer Service

Pengiklan Anonim; Batam; On-site; IDR 44,640,000 - 78,120,000; Full time

Job summary

Pengiklan Anonim sedang mencari staf administrasi shipping untuk mengelola dokumen dan komunikasi terkait proses pengiriman. Kandidat akan memeriksa kelengkapan dokumen seperti B/L, SI, Invoice, Packing List, DO, AWB, serta dokumen ekspor-impor lainnya.

Anda akan berkoordinasi dengan tim operasional dan vendor, menjaga akurasi, serta memberikan informasi ETA/ETD dan status pengiriman kepada pelanggan baik secara lokal maupun internasional.

Qualifications

• Pendidikan minimal D3, jurusan Administrasi/Manajemen/Logistik atau bidang terkait.
• Pengalaman kerja 1–2 tahun di shipping, freight forwarding, ekspedisi, logistik, atau ekspor-impor.
• Memahami alur pengiriman domestik maupun internasional dan dokumen yang diperlukan.
• Memiliki kemampuan komunikasi, customer handling, problem solving, dan koordinasi yang baik.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Word dan Excel.

Responsibilities

• Mengelola, memeriksa, dan mengarsipkan dokumen administrasi terkait pengiriman barang.
• Menangani komunikasi dengan customer lokal maupun internasional via email, telepon, WhatsApp, dll.
• Memberikan informasi status pengiriman, ETA/ETD, prosedur, serta kelengkapan dokumen.
• Memantau dan melakukan follow-up proses pengiriman hingga terselesaikan.
• Menangani pertanyaan, permintaan, dan keluhan customer dengan solusi profesional.
• Berkoordinasi dengan operasional, warehouse, shipping line, vendor, freight forwarder, dan pihak terkait.

Skills

Komunikasi

Customer handling

Problem solving

Koordinasi tim

Education

D3 atau sederajat

Tools

MS Office

Job description

Mengelola, memeriksa, dan mengarsipkan seluruh dokumen administrasi yang berkaitan dengan proses pengiriman barang (shipping dan ekspedisi). Memastikan kelengkapan, keakuratan, dan kesesuaian dokumen pengiriman serta menangani komunikasi dengan customer lokal maupun internasional.

Mengelola, memeriksa, dan mengarsipkan seluruh dokumen administrasi yang berkaitan dengan proses pengiriman barang (shipping dan ekspedisi)

Memastikan kelengkapan, keakuratan, dan kesesuaian dokumen pengiriman, seperti Bill of Lading (B/L), Shipping Instruction (SI), Commercial Invoice, Packing List, Delivery Order (DO), Airway Bill (AWB), dan dokumen ekspor-impor lainnya

Menangani komunikasi dengan customer lokal maupun internasional melalui email, telepon, WhatsApp, dan media komunikasi lainnya

Memberikan informasi kepada customer mengenai status pengiriman, estimasi waktu pengiriman (ETA/ETD), prosedur, serta kelengkapan dokumen

Melakukan monitoring dan follow-up proses pengiriman serta memastikan customer mendapatkan informasi terbaru

Menangani pertanyaan, permintaan, dan keluhan customer serta memberikan solusi secara profesional

Berkoordinasi dengan tim operasional, warehouse, shipping line, vendor, freight forwarder, dan pihak terkait untuk memastikan kelancaran proses pengiriman

Melakukan pengecekan dan tindak lanjut apabila terdapat kesalahan atau ketidaksesuaian dokumen pengiriman

Memastikan seluruh dokumen dan korespondensi dengan customer tersimpan dengan baik dan mudah ditelusuri

Membuat laporan administrasi, dokumentasi pengiriman, serta rekapitulasi pelayanan customer secara berkala

Pendidikan minimal D3, diutamakan jurusan Administrasi, Manajemen, Logistik, Transportasi, atau bidang terkait

Memiliki pengalaman kerja minimal 1–2 tahun di bidang shipping, freight forwarding, ekspedisi, logistik, atau ekspor-impor

Memahami alur pengiriman barang domestik maupun internasional serta dokumen yang diperlukan dalam proses shipment

Memiliki kemampuan komunikasi, customer handling, problem solving, dan koordinasi yang baik

Mampu mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Word dan Excel

Teliti, disiplin, terorganisir, responsif, dan mampu bekerja dengan deadline

Mampu bekerja secara mandiri maupun berkoordinasi dengan tim