Admin Kantor

HiLoker; Banten; On-site; IDR 44,640,000 - 66,960,000; Full time

Job summary

HiLoker mencari tenaga administrasi untuk mengelola dokumen perusahaan, filing, dan tugas front office pada lingkungan kantor. Posisi ini melibatkan pembuatan surat, entri data, serta penyusunan laporan rutin untuk atasan.

Calon kandidat diharapkan mahir Microsoft Office/Google Workspace, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, serta kemampuan bahasa Inggris yang baik secara lisan maupun tertulis.

Qualifications

• Menguasai Microsoft Office / Google Workspace untuk dokumen dan data.
• Keterampilan komunikasi baik untuk koordinasi antar divisi.
• Mampu mengatur waktu dengan akurat pada banyak dokumen.
• Mahir berbahasa Inggris secara lisan maupun tertulis.

Responsibilities

• Mengelola dokumen perusahaan, mencetak, memfotokopi, dan menyiapkan presentasi.
• Pengarsipan fisik dan digital dengan penamaan file terstruktur.
• Menyiapkan surat-murat masuk/keluar termasuk invoice dan penawaran harga.
• Entri data dari formulir/transaksi ke sistem komputer (Excel).
• Menyusun laporan berkala harian/mingguan/bulan untuk atasan.
• Mengatur agenda kantor, rapat, notulen rapat.
• Pengadaan ATK, monitoring persediaan, pembelian, inventaris kerja.
• Mengatur akomodasi dan perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.
• Menangani telepon/email masuk dan meneruskannya ke divisi terkait.
• Tugas front office (opsional) pada perusahaan skala kecil-menengah.

Skills

Microsoft Office

Google Workspace

Komunikasi efektif

Manajemen waktu

Bahasa Inggris

Tools

Excel

Google Docs

Job description

DESKRIPSI PEKERJAAN

• Mengelola Dokumen Perusahaan: Mengurus pembukuan berkas, mencetak, memfotokopi, serta menyusun dokumen atau presentasi yang dibutuhkan oleh tim.
• Pengarsipan (Filing & E-filing): Menyimpan dokumen fisik di kabinet berkas secara rapi, serta mengelola dokumen digital (PDF/hasil scan) dengan penamaan file yang terstruktur agar mudah dicari saat dibutuhkan.
• Menyiapkan Surat-Menyurat: Membuat, memproses, dan mendistribusikan surat masuk maupun surat keluar, seperti surat jalan, penawaran harga, memo internal, hingga invoice.
• Entri Data (Data Entry): Memasukkan data mentah dari formulir, nota transaksi, atau dokumen lainnya ke dalam sistem komputer perusahaan atau aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Excel.
• Membuat Laporan Berkala: Menyusun laporan rutin harian, mingguan, atau bulanan secara konsisten agar data operasional tidak menumpuk dan siap ditinjau oleh atasan.
• Mengatur Agenda Kantor: Menyusun jadwal rapat internal, pertemuan dengan klien, serta mencatat notulen hasil rapat.
• Pengadaan Alat Tulis Kantor (ATK): Memantau ketersediaan persediaan kantor, melakukan pembelian, dan mendata inventaris peralatan kerja agar operasional tidak terhambat.
• Akomodasi dan Perjalanan Dinas: Memesan tiket transportasi, memesan kamar penginapan, serta mengurus perizinan ruangan untuk kebutuhan kunjungan kerja atau rapat di luar kota.
• Menangani Panggilan Telepon dan Email: Menerima telepon masuk dari pihak eksternal (klien/vendor) maupun internal, serta meneruskannya ke divisi yang tepat.
• Tugas Front Office (Opsional): Pada perusahaan skala kecil-menengah, admin sering kali merangkap sebagai resepsionis yang menyambut tamu dan mengatur jadwal tatap muka dengan pimpinan

KUALIFIKASI MINIMUM

• Menguasai Microsoft Office / Google Workspace: Terutama Excel/Spreadsheet untuk pengolahan data numerik dan Word/Docs untuk pembuatan surat.
• Komunikasi yang Baik: Diperlukan untuk koordinasi antar-divisi maupun melayani pihak eksternal.
• Manajemen Waktu & Ketelitian: Terutama saat menangani banyak dokumen penting dan jadwal yang padat.
• Mahir dalam berbahasa Inggris baik lisan maupun tertulis.