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Description

Le Centre d'Evaluation et de Traitement de la Douleur accueille des patients souffrant de douleurs chroniques et vise à évaluer et proposer des stratégies thérapeutiques adaptées pour soulager leur douleur.

Organisation du secrétariat :

• Équipe composée de 3 secrétaires : 2 pour le CETD Adulte et 1 pour le CETD Pédiatrique.

• La secrétaire recrutée sera responsable des activités d’hôpital de jour (HDJ), notamment la rTMS, et l’Éducation Thérapeutique, en collaboration avec les deux secrétaires du CETD Adulte.

Conditions de travail :

• Temps de travail: 70 % (3 jours et demi par semaine).

• Mobilité : Une demi-journée à une journée et demie par semaine au secrétariat de l'IMIC sur le site Xavier Arnozan (Pessac).

• Horaires : Journée complète : 8h30-16h00 / 9h00-16h30 / 9h30-17h00 - Demi-journée : 12h15-16h00.

Missions principales :

• Accueillir et renseigner les patients, familles et usagers.

• Planifier les activités (parcours patients, agenda des consultations, admissions, convocations…).

• Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.

• Etre garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.

Principales activités :

• Accueil physique et téléphonique, orientation des patients.

• Traitement des mails (tri, orientation, diffusion).

• Programmation des rendez-vous de consultation/HDJ/ Éducation thérapeutique.

• Gestion des agendas des médecins (indisponibilités, congés,…).

• Relecture et mise en forme des comptes rendus de consultation et HDJ (courriers/lettres de liaison).

• Numérisation et archivage du dossier médical du patient.

• Participation au staff.

• Recueil de l’activité et participation au bilan d’activité annuel.

• Transmission du dossier patient dans le cadre des demandes du dossier médical.

• Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’Identitovigilance.

Ce poste offre une opportunité unique d’intégrer une équipe dédiée à l’amélioration de la qualité de vie des patients souffrant de douleurs chroniques tout en participant activement à la coordination médico-administrative du service.

Profil recherché

Compétences techniques :

• Gestion médico-administrative : Maîtrise des outils informatiques (logiciels métiers Dx Planning/Dx Care et bureautiques (Excel/Word).

• Organisation et planification: Capacité à organiser les rendez-vous (consultations, hospitalisation de jour, éducation thérapeutique) et gérer les agendas des médecins.

• Communication : Accueil physique et téléphonique des patients et familles, traitement des mails, orientation des appels en fonction de leur urgence.

• Rédaction et mise en forme : Relecture et mise en forme des comptes rendus médicaux, courriers administratifs.

Qualités personnelles :

• Rigueur et discrétion : Respect du secret médical et gestion confidentielle des informations.

• Patience et écoute : Capacité à interagir avec des patients souffrant de douleurs chroniques, souvent dans des situations délicates.

• Polyvalence et adaptabilité : Travail en équipe pluridisciplinaire, mobilité entre différents sites (CETD Adulte (Pellegrin) et IMIC (Xavier Arnozan).

Expérience et formation :

• Diplôme requis : Certification Secrétaire Médicale ou formation spécifique en secrétariat médical.

• Une expérience en milieu hospitalier est appréciée mais non obligatoire.

Particularités du poste :

• Temps partiel (70 %, 3 jours et demi par semaine) avec horaires flexibles selon les besoins du service et mobilité.

Ce profil correspond à une personne organisée, empathique, maîtrisant les outils informatiques, capable de coordonner efficacement les activités médico-administratives tout en assurant un accueil chaleureux aux patients.