Assistante Commercial jobs in United States

Dans le cadre d'un remplacement, le département Bâtiment Travaux et Systèmes Techniques recherche son nouveau ou sa nouvelle coordonnateur technico-administratif.

Sous l'autorité du chef de département, vous assurez le suivi administratif (marchés, budget, ...) et la coordination technique de l'activité, en relation avec les équipes opérationnelles des différents services du département, les directions internes ainsi que les entreprises prestataires.

A ce titre, vous prenez en charge les principales missions suivantes :

Coordination technique des activités du département :

• suivre la bonne exécution des demandes d'intervention et ordre de travaux;
• veiller au respect des procédures d'obtention des autorisations nécessaires;
• assurer le fonctionnement logistique du département;
• assurer ponctuellement l'instruction des demandes d'intervention;
• participer à la mise à jour des documents et procédures nécessaires en support de l'activité (budget, marchés, modèles, procédures, notices);
• créer, analyser et mettre à jour les tableaux de bord d'activités et de performance;
• instruire, formaliser et coordonner la procédure de passation des commandes et des marchés depuis la demande d'achat jusqu'au service fait;
• effectuer le suivi administratif des commandes et marchés;
• gérer le secrétariat au niveau du département : gestion des appels, des agendas, organisation des réunions, rédaction de courriers, compte-rendu, etc.;
• en appui aux équipes, mise en forme rédactionnelle de documents;
• assurer la diffusion d'informations en interne et en externe au département.

Contrôle et suivi juridico-financier du département :

En appui de votre responsable :

• suivre la consommation budgétaire et participer à la préparation des budgets;
• exploiter, respecter et faire appliquer les clauses administratives et financières des marchés : délais, conformité des pièces administratives juridiques, mise en œuvre des pénalités, etc.;

En appui de l'équipe de chargé(e)s d'opérations de maintenance et travaux :

• effectuer le suivi financier des commandes et marchés;
• analyser et vérifier la conformité des devis;
• constituer, rédiger et finaliser les pièces nécessaires à la passation de commandes;
• participer à l'élaboration des rapports de présentation.

De formation bac + 4 en Gestion ou équivalent, vous exercez des missions similaires depuis minimum 3 ans, au sein d'un service bâtiment / travaux de préférence dans un établissement public.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles. Vous avez une bonne connaissance des règles juridiques et comptables relatives à l'achat public.

Orienté(e) solution, vous savez adapter vos communications à tout type d'interlocuteurs, internes et externes.

Méthodique et organisé(e), vous faites preuve d'une grande rigueur, savez travailler en autonomie, et garantissez la confidentialité des dossiers.