Un(e) Agent d'accueil et administratif H/F - FERNEY VOLTAIRE

Fonction Publique Territoriale; Ferney-Voltaire; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Le Conservatoire de musique, danse et art dramatique, rattaché à la Fonction Publique Territoriale, cherche un agent administratif pour assurer l'accueil et le secrétariat, traiter les demandes et soutenir l'organisation des inscriptions et des plannings.

Vous participerez à la vie administrative de l'établissement, en collaboration avec la direction et les enseignants, et contribuez à la gestion des locaux, de la communication et du budget courant.

Qualifications

• Formation ou expérience dans l'administration ou en collectivité.
• Maîtrise du français à l'oral et à l'écrit.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de bureautique.
• Connaissance d'au moins une langue étrangère, dont l'anglais.
• Notions de comptabilité.

Responsibilities

• Organisation et gestion de l'accueil et du secrétariat du conservatoire.
• Réception des familles/élèves/professeurs pour les demandes.
• Réception, traitement et diffusion des informations (courriers, mails).
• Réalisation des inscriptions et réinscriptions des élèves et familles.
• Organisation des rentrées et planification des cours en collaboration avec la direction et les professeurs.
• Gestion des plannings des salles et suivi des examens et présences/absences des professeurs.
• Communication externe (Facebook, affiches, programmes, InDesign).
• Suivi du parc instrumental locatif et des contrats de location.
• Gestion budgétaire de l'établissement.

Skills

Accueil du public

Secrétariat

Bureautique

Écoute active

Anglais (au moins)

Autonomie

Gestion du stress

Travail en équipe

Education

Formation administrative / expérience en collectivité

Tools

InDesign

Job description

Rejoindre une équipe dynamique et relever des défis administratifs au conservatoire.
Sous l'autorité du directeur du conservatoire à rayonnement communal (CRC) de musique, de danse et d'art dramatique (600 élèves, 25 professeurs, 2 agents administratifs) .
Vous serez chargé(e) de participer à l'organisation administrative du conservatoire et de gérer les missions d'accueil (parents, élèves, enseignants, etc.) .

• Organisation et gestion de l'accueil, du secrétariat du conservatoire,
• Réception des familles/élèves/professeurs pour toutes les demandes,
• Réception, traitement et diffusion des informations (courriers, mails…) ,
• Participation à la réalisation des inscriptions (Réinscriptions, accueil des familles et nouveaux élèves …) ,
• Organisation des rentrées, planification des cours (en collaboration avec la direction et les professeurs) , gestion des plannings des salles,
• Gestion administrative des examens, Suivi des plannings et heures des professeurs (présences absences) ,
• Communication externe: Facebook, affiches, programmes (logiciel InDesign) ,
• Suivi du parc instrumental locatif du CRC et des contrats de location,
• Participation à la gestion budgétaire de l'établissement.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif

Profil recherché

• Formation ou expérience dans le domaine administratif ou en collectivité appréciée,
• Maîtriser la langue française et l'expression écrite, Maîtriser les techniques de secrétariat et de la bureautique,
• Maîtriser les techniques d'écoute, Pratiquer au moins une langue étrangère dont l'anglais,
• Connaissance du domaine musical est un plus, Avoir des notions de comptabilité,
• Ponctualité et disponibilité,
• Accueillir tous types de public,
• S'exprimer clairement,
• Maîtriser l'outil informatique,
• Prendre des notes et mettre en forme des courriers,
• Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
• Réaliser des saisies informatiques,
• Travailler en équipe,
• Gérer les situations de stress,
• Disponibilité et diplomatie,
• Autonomie,
• Capacité d'initiative et de réaction.

Présentation de Fonction Publique Territoriale

Communes