Agent d'accueil au Conservatoire

Communauté de l'Auxerrois; Auxerre; On-site; EUR 20,000 - 26,000; Full time

Job summary

La Communauté de l'Auxerrois, au Conservatoire Musique et Danse d'Auxerre, propose un poste d'accueil et de soutien administratif destiné à l'ensemble des usagers (élèves, familles, enseignants et partenaires culturels).

En tant que premier interlocuteur, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, renseignez et orientez, et participez aux missions liées à la scolarité et à la billetterie lors des manifestations.

Qualifications

• Maîtrise des techniques d'accueil et d'orientation.
• Aptitude à renseigner et accompagner divers publics.
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciel de gestion de la scolarité.
• Rigueur, discrétion et confidentialité des données.

Responsibilities

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des élèves, familles, enseignants et visiteurs.
• Suivre l'activité pédagogique et le planning (présences, absences, clés).
• Réaliser les tâches administratives liées à la scolarité (absences, convocations, courrier).
• Gérer la billetterie et contribuer à la communication interne et externe.

Skills

Accueil téléphonique

Relation avec le public

MS Office

Confidentialité

Gestion administrative

Rédaction administrative

Tools

Logiciel de gestion de la scolarité

Job description

Vous aimez le contact avec le public, l'univers culturel et le travail en équipe ? Rejoignez le Conservatoire Musique et Danse d'Auxerre, un lieu vivant où se croisent chaque jour élèves, familles, enseignants, artistes et partenaires culturels.

Véritable premier interlocuteur du Conservatoire, vous assurez un accueil chaleureux, professionnel et efficace auprès de l'ensemble des usagers. Vous contribuez également au bon fonctionnement administratif de l'établissement.

Missions :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des élèves, familles, enseignants, visiteurs et partenaires, en les renseignant et en les orientant vers les services compétents.
• Participer au suivi quotidien de l'activité pédagogique en assurant notamment le suivi des présences et absences des élèves et des enseignants, la gestion des clés et la transmission des informations utiles au bon fonctionnement de l'établissement.
• Contribuer également aux missions administratives liées à la scolarité (saisie des absences, envois de courriers, convocations, reprographie, mise sous pli) ainsi qu'aux actions de communication interne et externe.
• Participer au rayonnement du Conservatoire en assurant l'accueil du public et la tenue de la billetterie lors des manifestations artistiques et culturelles organisées par l'établissement.

Conditions :

• Poste à temps complet
• Recrutement par voie statutaire sur le cadre d'emploi des adjoints administratifs
• Poste à pourvoir à compter du 1er janvier 2027

Compétences requises

• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.
• Capacité à renseigner, orienter et accompagner différents publics (élèves, familles, enseignants, partenaires, visiteurs).
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique) et aptitude à utiliser un logiciel de gestion de la scolarité.
• Capacités rédactionnelles pour la préparation de courriers, convocations et documents administratifs simples.
• Connaissance des règles de confidentialité et de discrétion professionnelle.
• Aptitude à assurer des tâches administratives courantes (saisie de données, classement, reprographie, suivi de dossiers).

Qualités recherchées

• Sens du service public et de l'accueil.
• Excellentes qualités relationnelles et sens de l'écoute.
• Courtoisie, disponibilité et diplomatie.
• Rigueur et sens de l'organisation.
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément.
• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.
• Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité avec les différents services et les enseignants.
• Autonomie dans l'organisation de son travail tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie.
• Capacité d'adaptation aux périodes de forte activité (inscriptions, rentrée, manifestations publiques).

Une sensibilité au domaine artistique, musical ou culturel constitue un atout pour faciliter l'accueil des usagers et contribuer au rayonnement du Conservatoire.