responsable administratif et financier (H/F)

La Gazette des Communes; Fontenay-aux-Roses; On-site; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Remboursement des frais de transport

Mutuelle et prévoyance

CNAS

Tickets restaurant

Job summary

La Gazette des Communes recherche un Responsable administratif et financier pour accompagner le conservatoire de Châtenay-Malabry dans la gestion budgétaire, administrative et financière. Vous coordonnerez les procédures, le suivi budgetaire et les actions transversales en réseau intercommunal.

Vous encadrerez une équipe administrative et technique, préparerez des rapports et chiffres clés, et participerez à l’élaboration des conventions et des partenariats pédagogiques.

Qualifications

• Diplôme requis: Bac +2/3 en gestion des équipements culturels, sciences économiques ou en gestion.
• Connaissances des logiciels Ciril Finances et Manty.
• Bonne maîtrise des règles budgétaires et comptables de la fonction publique.
• Aptitude à l'encadrement et au travail en transversalité.

Responsibilities

• Mettre en place de nouvelles procédures et suivi de l’exécution budgétaire.
• Organiser l’activité de gestion administrative et d’accueil.
• Gérer le budget et les achats, établir les devis et bons de pré-commande.
• Encadrer le personnel administratif et technique.
• Suivre les dossiers d'enquêtes et préparer le conseil d'établissement.

Skills

Gestion budgétaire

Gestion administrative

Gestion des ressources humaines

Rédaction de rapports

Comptabilité publique

Pilotage de projets

Leadership collaboratif

Esprit d'équipe

Education

Bac+2/3 en gestion des équipements culturels, sciences économiques ou en gestion

Tools

Ciril Finances

Manty

Job description

Limitrophe au sud de Paris, l’Etablissement Public Territorial Vallée Sud Grand Paris rassemble 11 communes (Antony, Bagneux, Bourg-la-Reine, Châtenay-Malabry, Châtillon, Clamart, Fontenay-aux-Roses, Malakoff, Montrouge, Le Plessis-Robinson - Sceaux) représentant 400 000 habitants. Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation
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Vallée Sud - Grand Paris est engagé autour d’un projet fédérateur axé sur la protection du cadre de vie, la création et l’innovation.
Vallée Sud - Grand Paris recherche par la voie statutaire, et à défaut contractuelle, sa ou son :

Un responsable administratif et financier (H/F)

Cadres d’emplois des attachés territoriaux

Poste localisé au conservatoire de Châtenay-Malabry

Missions

• Mettre en place de nouvelles procédures et suivi de l’exécution budgétaire du conservatoire
• Organiser l’activité de gestion administrative, technique et d’accueil de l’établissement
• Travailler en réseau intercommunal, participer aux réunions de coordination des responsables administratifs et financiers, être porteur de projets transversaux

Activités principales

Assurer le suivi administratif de l'activité de l'établissement

• Gérer le courrier
• Rédiger les rapports d'activités
• Établir les statistiques
• Renseigner les dossiers d'enquêtes
• Préparer le conseil d'établissement
• Élaborer et formaliser les conventions de mise à disposition
• Contrôler et formalise les conventions de partenariats pédagogiques
• Élaborer en lien avec le théâtre les plannings des agents de sécurité et ADS

Participer à la gestion du budget de l'établissement

• Participer à l'élaboration du budget
• Suivre l'exécution du budget
• Gérer les demandes de subventions
• Assurer le suivi des achats
• Réaliser des devis et élaborer les bons de pré-commande

Encadrer le personnel administratif et technique de l'établissement

• Conduire les entretiens professionnels
• Tenir à jour le planning des congés
• Planifier et hiérarchiser le travail des agents administratifs et techniques
• Coordonner l'organisation administrative de la vie scolaire
• Piloter la procédure d'inscription des élèves
• Superviser la procédure des affectations
• Gérer les listes d'attentes
• Veiller à la cohérence des emplois du temps, de la répartition des salles
• Superviser l'organisation administrative et matérielle des examens et des jurys
• Participer aux instances de concertation pédagogique

Superviser l'accueil du public, des usagers et des professeurs

• Veiller aux bonnes conditions d'accueil du public (espace accueil ....)
• Superviser la gestion du planning et de l'installation des salles de cours
• Superviser la gestion du planning de location des salles

Référent qualité "Certification Qualiville"

• Animer les protocoles d'accueil des différents publics avec ses collègues en charge de l'accueil
• Participer à la rédaction et à la mise à jour du guide de l'accueil de l'équipement
• Réaliser les autocontrôles
• S’assurer du respect des protocoles définis à partir des outils et méthodes fournis par la collectivité
• Rendre compte du déploiement effectif de la démarche à son directeur d'équipement
• Identifier les possibilités d'amélioration

Organiser l'organisation logistique des évènements en partenariat avec les responsables des études (examens, auditions, concerts, saisons, réunions)

• Mobiliser l'équipe technique

Contrôler l'entretien, la maintenance et la rénovation de l'équipement en partenariat avec la direction de la maîtrise d'ouvrage de l'établissement public territorial

• Garantir le renouvellement et la modernisation des moyens matériels mis à disposition du personnel

Assurer le suivi administratif du personnel enseignant et de l'ensemble des équipes en lien avec la direction des ressources humaines

• Gestion des contrats des intermittents (Guso)

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Compétences et connaissances

• Statut de la fonction publique territoriale
• Fonctionnement et règles de gestion RH, administratives et financières des collectivités locales
• Enjeux, évolutions et cadre réglementaire des politiques publiques en matière de spectacle vivant et d'enseignement artistique (au niveau national ainsi qu'au niveau local)
• Notions de finances publiques et d'exécution d'un budget
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• Méthodes et outils de planification
• Logiciels et progiciels applicatifs
• Techniques de médiation
• Méthodes et outils d'animation d'équipe
• Aptitude à l'encadrement
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Connaissances des logiciels Ciril Finances, Manty

Aptitudes et savoir être

• Esprit de synthèse
• Agilité
• Leadership collaboratif
• Aptitude à travailler en transversalité
• Être rigoureux
• Être intègre
• Capacité à travailler en équipe
• Être polyvalent
• Discrétion professionnelle
• Sens de la relation humaine, de la médiation, du service public
• Devoir de réserve
• Qualités relationnelles

Diplômes

• Titulaire d'un diplôme Bac +2/3 en gestion des équipements culturels, sciences économiques ou en gestion

Conditions liées au poste

• Participation de la collectivité au remboursement des frais de transport en commun
• Participation de la collectivité à la couverture santé mutuelle et prévoyance
• Adhésion de la collectivité au CNAS
• Tickets restaurant, soirée du personnel, Noël des enfants

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