TECHNICIEN ADMINISTRATIF F/H

ASSOCIATION FONDATION BOMPARD; Metz; Sur place; EUR 20 000 - 26 000; Plein temps

Résumé du poste

ASSOCIATION FONDATION BOMPARD recherche un(e) chargé(e) d’accueil et d’administration pour travailler avec les services à domicile SSIAD, ESA et Plateforme de Répit 57. Vous répondrez aux appels, analyserez la nature des demandes et orienterez les usagers vers l’interlocuteur approprié.

Vous créerez et suivrez les dossiers usagers, assurerez la facturation et le suivi administratif, et planifierez les rendez-vous tout en garantissant une transmission fluide entre les services et les partenaires

Qualifications

• Expérience en accueil ou secrétariat appréciée
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel) et du travail administratif
• Sens du service et écoute active

Responsabilités

• Accueil téléphonique et analyse des besoins des usagers avec professionnalisme et écoute
• Réaliser l’accueil, l’orientation et l’information des appels vers le service concerné
• Créer et mettre à jour les dossiers usagers, assurer la facturation et suivis administratifs
• Rédiger et envoyer des documents administratifs, classer et archiver les pièces
• Planifier les rendez-vous et coordonner les disponibilités des équipes
• Assurer la transmission des informations entre les services SSIAD, ESA et Plateforme de Répit 57

Description du poste

Pour ce poste, vous travaillerez conjointement pour les 3 services à domicile : SSIAD, ESA et Plateforme de Répit 57.

Accueil et analyse des besoins :

• Répondre aux appels entrants avec professionnalisme, écoute et bienveillance.
• Identifier la nature de la demande : soins à domicile, accompagnement cognitif, répit, informations administrative, prise de rdv,..
• Recueillir les informations nécessaires pour qualifier le besoin.
• Conseiller l’appelant et l’orienter vers le service ou l’interlocuteur approprié.
• Fournir un premier niveau d’information sur les prestations, les modalités de prise en charge et les délais.

Gestion administrative :

• Créer, mettre à jour et suivre les dossiers usagers.
• Assurer la facturation des prestations selon les procédures internes.
• Saisir et mettre à jour les données dans les logiciels métiers.
• Rédiger et envoyer des documents administratifs (courriers, attestations, confirmations…).
• Classer, archiver et assurer la traçabilité des documents.

Planification et prise de rendez vous :

• Organiser les rendez vous pour les évaluations, visites à domicile, interventions ESA, entretiens avec les familles.
• Coordonner les disponibilités avec les équipes internes (IDEC, ergothérapeutes, psychomotriciens, aides soignants…).
• Informer les usagers et familles des dates, horaires et modalités.
• Gérer les modifications, annulations et imprévus.

Interface entre les services :

• Assurer une transmission fluide et fiable des informations entre les différents services.
• Collaborer avec les équipes pour garantir une prise en charge cohérente et continue.
• Orienter les partenaires externes (médecins, hôpitaux, services sociaux…).
• Participer à la fluidité du parcours usager.