Technicien administratif — assistant de gestion — H/F

Les Portes du Sud; Paris; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Les Portes du Sud recherche un technicien administratif‑assistant de gestion pour participer à la prise en soin des personnes accueillies et de leurs proches. Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, la gestion du secrétariat et le suivi des back-office administratifs.

Vous serez en lien avec l’équipe soignante et la coordinatrice, et contribuerez à la facturation mensuelle et au suivi des dossiers du personnel. Poste en CDI à temps plein, basé à Paris.

Qualifications

• Expérience en secretariat et gestion administrative.
• Bon relationnel et accueil téléphonique.
• Capacité à suivre les commandes et les livraisons.
• Gestion et tenue des dossiers du personnel et documents administratifs.

Responsibilities

• Gérer le standard téléphonique et l'accueil des bénéficiaires.
• Rédiger et acheminer les courriers et mails à l'équipe dirigeante.
• Suivre les commandes et les livraisons des fournitures et matériel.
• Tenir les dossiers du personnel et suivre les déclarations liées à l'embauche.

Skills

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Secrétariat

Gestion des dossiers

Tools

Logiciel de courrier/secrétariat

Job description

Nous recherchons un technicien administratif‑assistant de gestion pour participer à la prise en soin des personnes accueillies et de leurs proches.

Vos missions quotidiennes :

• Missions d’accueil téléphonique et physique :
  • Gestion du standard téléphonique (répercussions des appels, gestion des demandes d’information)
  • Gestion des arrivées et départs des bénéficiaires en coopération avec l’équipe soignante
• Missions de secrétariat :
  • Répercussion des mails vers l’équipe de direction
  • Gestion et envoi de courrier, secrétariat courant en lien avec la coordinatrice responsable
  • Suivi des commandes et des livraisons (fournitures administratives, produits d’hygiène, alimentation)
• Missions administratives :
  • Classement divers (pièces liées au fonctionnement courant, dossiers des personnes accueillies, partenaires, fournisseurs, maintenance, etc.)
  • Tenue des dossiers du personnel : recueil et report des variables de paye en lien avec la directrice (attestation de salaire, suivi des IJSS, déclaration préalable à l’embauche, contrat)
  • Établissement des dossiers des personnes accueillies (dossier papier) : recueil et classement des pièces administratives
• Missions de gestion :
  • Facturation mensuelle : relevé mensuel des présences des bénéficiaires, facturation chaque mois sous le contrôle de la directrice et de la comptable, envoi des factures et relances facturation en lien avec la comptable
  • Suivi de la caisse en lien avec la responsable, la comptable et la directrice