Stagiaire Office Manager - Assistant Présidence - - Paris H/F

French Flair Agency; Paris; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

French Flair est une agence innovante spécialisée en RSE, handicap, diversité et inclusion, et elle recherche une personne polyvalente pour assurer le support administratif et logistique sur site à Paris. Vous gérerez les plannings, l’accueil, les achats courants et le reporting quotidien.

Vous travaillerez en étroite collaboration avec l’équipe et apporterez un soutien lors d’événements clients et déplacements, tout en assurant la saisie et l’archivage des documents et le suivi administratif.

Qualifications

• Expérience administrative souhaitée et capacité à gérer des tâches variées.
• Maîtrise des outils bureautiques et des plannings.

Responsibilities

• Récupérer les recommandés et courriers officiels.
• Gérer les démarches administratives (passeport à la préfecture, etc.).
• Effectuer les achats courants.
• Gérer les calendriers et plannings.
• Accompagner sur des sujets personnels et professionnels du Président et du DG.
• Être le point de contact pour l'équipe et les visiteurs.
• Gérer l'accueil des clients et prestataires.
• Coordonner avec l'espace de coworking.
• Gérer les fournitures de bureau et les espaces de travail.
• Assister à l’organisation des événements clients et déplacements.
• Saisir et archiver les documents.
• Préparer des dossiers et relances téléphoniques.
• Tenir les plannings et tableaux de bord.
• Reporter les activités sur site et transmettre les informations urgentes.

Skills

Gestion administrative

Organisation

Accueil & relations internes

Gestion des plannings

Reporting sur site

Tools

Bureautique

Job description

French Flair est une agence innovante spécialisée en RSE, handicap, diversité, inclusion et QVCT. Nous accompagnons des entreprises de toutes tailles dans la structuration de leurs politiques inclusives et dans le déploiement de projets à impact : conseil stratégique, formation, sensibilisation, événements, dispositifs immersifs, campagnes digitales, e-learning, réalité virtuelle et outils IA. Jeune, engagée et dynamique, French Flair assume un positionnement différent dans le conseil RSE : méthodes agiles, culture du résultat, forte exigence opérationnelle et usage quotidien de l'intelligence artificielle. Rejoindre French Flair, c'est intégrer une équipe engagée, exigeante et créative, où chaque personne peut rapidement prendre des responsabilités concrètes et contribuer à des projets utiles.

Support direct au Président et au DG

• - Récupérer les recommandés et courriers officiels
• - Gérer les démarches administratives (passeport à la préfecture, etc.)
• - Effectuer les achats courants
• - Gérer les calendriers et plannings
• - Accompagner sur des sujets aussi bien personnels que professionnels du Président et du DG

Accueil et présence sur site

• - Être le point de contact physique pour l'équipe et les visiteurs
• - Gérer l'accueil des clients et prestataires
• - Coordonner avec l'espace de coworking pour les besoins quotidiens

Support logistique immédiat

• - Gérer les fournitures de bureau et les stocks
• - Organiser les espaces de travail et salles de réunion

Assistance événementielle

• - Assister à l'organisation des événements clients sur site
• - Participer ponctuellement à des déplacements sur des événements pour apporter un soutien logistique

Tâches administratives de support

• - Saisir et archiver les documents
• - Préparer des dossiers
• - Effectuer des relances téléphoniques
• - Tenir à jour les plannings et tableaux de bord

Interface avec l'Office Manager

• - Faire le reporting quotidien des activités sur site
• - Transmettre les informations urgentes
• - Exécuter les demandes et consignes à distance