Stage Conciergerie Back Office H/F

Maison Mulot; Paris; Hybride; EUR 20 000 - 27 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Logement en coliving

Résumé du poste

Ritz Paris recherche un.e assistant.e conciergerie back office pour soutenir la responsable et l’équipe de trois personnes, assurant l’organisation opérationnelle et la coordination quotidienne du service Conciergerie pour les 142 clefs.

Vous analysez les demandes réceptionnées par email, traitez les réservations (restaurants, voyages, billets et transports) et tenez à jour les documents et le logiciel Concierge Organizer.

Qualifications

• Niveau Bac+1 à +5 requis.
• École hôtelière ou de conciergerie privilégiée.
• Anglais courant exigé.

Responsabilités

• Réceptions des demandes par email et analyse des solutions possibles.
• Assurer les réservations (restaurants, voyages, billets, locations, chauffeurs) et le suivi.
• Traiter les réservations pour les clients à J+3.
• Mettre en relation avec les prestataires et envoyer les liens de prépaiement.
• Maintenir de bonnes relations avec les restaurants de Paris.
• Mettre à jour la documentation et le logiciel Concierge Organizer.
• Créer des itinéraires clients et des documents PDF personnalisés.
• Participer aux tâches administratives et assurer le suivi des demandes.

Connaissances

Anglais courant

Travail en équipe

Service client

Organisation

Formation

Bac+1 à Bac+5

École hôtelière ou conciergerie

Outils

Concierge Organizer

Description du poste

Depuis sa création en 1898, le Ritz Paris est synonyme de luxe, d’élégance à la française et d’ouverture sur le monde. Ensemble, nous perpétuons l’esprit Ritz, subtil équilibre entre tradition et innovation pour toutes les générations.

Vous aimez le travail en équipe, Vous aimez le contact client et êtes à la recherche d’un nouveau challenge, Vous aimez découvrir de nouvelles adresses pour les faire découvrir à la clientèle.

Sous la supervision de sa hiérarchie, vous assisterez la responsable de la conciergerie back office au sein d’une équipe de trois personnes à l’organisation opérationnelle et la coordination journalière et administrative des activités du service Conciergerie pour les 142 clefs de l’hôtel.

Vos missions :

• Réceptions des demandes transmises par email et analyse de la demande et identification des solutions possibles.
• Assure les réservations de la clientèle, la confirmation ainsi que le suivi (restaurants, voyages, billetteries de spectacles, locations automobiles et de chauffeurs, ou tout autre moyen de transport…), tient à jour et contrôle le suivi sous la responsabilité du Concierge.
• Traite les réservations pour les clients à J+3
• Mise en relation avec les prestataires correspondants aux demandes
• Envoi de lien de prépaiement pour garantir les services
• Maintien de bonnes relations avec les restaurants de Paris
• Etablit et maintient des contacts professionnels avec les sociétés et prestataires de service utilisés pour la satisfaction des demandes de la clientèle (agences de voyage, compagnies aériennes, boutiques, couturiers…)
• Tient à jour toute la documentation du service nécessaire à son bon fonctionnement (horaires avions, trains, bateaux…) ainsi que le logiciel Concierge Organizer
• Création des itinéraires clients
• Création documents PDF personnalisés pour expositions, expériences exclusives etc
• Participe activement aux tâches administratives du service et fait le suivi des demandes et services

Ce que nous proposons :

• Poste basé à Paris 1er
• Horaire en continu
• Gratification selon le niveau d’étude
• Possibilité de logement en coliving (selon disponibilité)

Nous sommes soucieux de contribuer à une société qui respecte l’éthique et la diversité. Au quotidien, nous soutenons l’inclusion et l’égalité des chances.

Votre profil :

• Niveau Bac+1 à +5
• École hôtelière ou de conciergerie de préférence.
• Anglais courant.