Stage Assistant.e des Services Généraux/ Office Manager (F/H)

Simplon.co; Montreuil; Sur place; EUR 32 000 - 44 000; Plein temps

Résumé du poste

Simplon.co, entreprise sociale et solidaire, recherche un(e) Gestionnaire Services Généraux pour optimiser le fonctionnement quotidien des locaux de Montreuil.

Vous assurerez la logistique interne, la maintenance multitechnique et la gestion des fournitures, avec des missions variées autour des espaces et des flux documentaires.

Qualifications

• Formation et/ou expérience en immobilier ou services généraux.
• Bonnes compétences de communication écrite et orale.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs missions.

Responsabilités

• Événementiel interne : concevoir et loger la logistique des événements.
• Suivi des demandes internes via l’outil ticketing des Services Généraux.
• Gestion des approvisionnements : stocks et commandes pour le siège.
• Réaliser des benchmarks et gérer les appels d'offres.
• Maintenance multitechnique : rondes et correction des dysfonctionnements.
• Interventions de premier niveau et coordination des techniciens.
• Gestion des prestataires : contrôle qualité des prestations.
• Sécurité et conformité ERP : tenue du registre et vérifications annuelles.
• Aménagement des espaces : optimisation et petits travaux.
• Centraliser et valider les déplacements professionnels.
• Suivi logistique des entrées/sorties du personnel.
• Communication interne et intranet : mise à jour régulière.
• Flux documentaires : distribution du courrier.
• Déménagement : vers Paris 13 en fin 2026.

Connaissances

Bonne communication orale et écrite

Capacité d’adaptation et réactivité

Gestion multi-missions

Formation

Bac+3 en immobilier/services généraux, administration/gestion ou équivalent

Description du poste

Simplon.co est une entreprise sociale et solidaire (ESS) en forte croissance, engagée pour un numérique inclusif et solidaire. Nous proposons des formations professionnelles gratuites et intensives aux métiers du numérique et de l’IA pour des profils diversifiés ou éloignés de l’emploi. Fort de notre déploiement, nous comptons aujourd'hui environ 30 sites répartis partout en France et en outre-mer, et de nombreux projets immobiliers d'envergure sont à venir. En étroite collaboration avec la Responsable des Services Généraux, vous participerez activement au bon fonctionnement quotidien et à l'optimisation logistique des différents locaux de Simplon.

Responsabilités

• Ajuster la qualité de vie au travail et le bien‑être des collaborateurs :
• Événementiel interne : co-piloter la conception et la logistique des évènements internes et externes du groupe.
• Gestion des demandes internes : participer à la supervision et à l'optimisation de l’outil de ticketing des Services Généraux.
• Gestion des approvisionnements : suivre les stocks et réaliser les commandes de fournitures, de mobilier et de consommables pour le siège de Montreuil.
• Appels d'offres : réaliser des benchmarks et gérer les appels d'offres (analyse du business model, grilles de critères, choix du prestataire).
• Facility Management, Sécurité des bâtiments et gestion immobilière :
• Pilotage et Maintenance Multitechnique (Hard Services) : effectuer des rondes quotidiennes et proactives pour inspecter le bâtiment, identifier les dysfonctionnements (chauffage, ventilation, climatisation, électricité, plomberie) et garantir le confort des usagers.
• Interventions : prendre en charge les interventions de premier niveau ou planifier et coordonner les techniciens et artisans spécialisés.
• Gestion des Prestataires (Soft Services) : suivre et contrôler la qualité des prestations délivrées par les entreprises sous-traitantes partenaires (propreté, tri sélectif et gestion des déchets, sécurité).
• Sécurité & Conformité Réglementaire (ERP) : veiller au strict respect des normes de sécurité au sein des locaux classés ERP, participer à la tenue du Registre de Sécurité et à l'organisation des vérifications réglementaires obligatoires annuelles.
• Aménagement des Espaces : contribuer à l'optimisation et à la réalisation opérationnelle des réaménagements internes ou des petits travaux de rafraîchissement.
• Assurer la gestion administrative des Services Généraux :
• Politique de déplacements : centraliser, vérifier et valider les demandes de déplacements professionnels des collaborateurs sur l'outil dédié.
• Mouvements de personnel : assurer le suivi logistique des entrées et sorties des salariés sur les divers outils internes.
• Communication interne et Intranet : actualiser régulièrement l'intranet de Simplon concernant la vie des bâtiments et les consignes logistiques.
• Flux documentaires : gérer et distribuer le courrier aux services concernés.
• Déménagement : vers Paris 13 en fin 2026.

Compétences attendues

• Formation Bac+3 en immobilier/services généraux, administration/gestion ou équivalent.
• Bonne communication orale et écrite.
• Curiosité, dynamisme, capacité d’adaptation, réactivité afin de gérer simultanément plusieurs missions.

Expérience souhaitée

• Débutant accepté.