Assistant(e) de Direction F/H

WeRecruit; Paris; On-site; EUR 34,000 - 50,000; Full time

Job summary

WeRecruit recherche un/une Assistant(e) de Direction pour assister le Directeur dans le pilotage quotidien d’un hôtel.

Dans une maison de 25 chambres, le poste est polyvalent: présence opérationnelle en réception, suivi des équipes, coordination technique, gestion des prestataires, contrôle qualité et appui administratif. Vous assurez une expérience client de qualité et soutenez les équipes pour maintenir les standards 4 étoiles.

Job description

L’Assistant(e) de Direction seconde directement le Directeur dans le pilotage quotidien de l’hôtel. Dans une
maison de 25 chambres, ce poste est volontairement polyvalent : il combine présence opérationnelle en
réception, suivi des équipes, coordination technique, gestion des prestataires, contrôle qualité et appui
administratif.

Missions principales

1. Réception & expérience client

• Participer pleinement aux opérations de réception : check-in, check-out, accueil téléphonique et physique, renseignements, conciergerie de premier niveau et gestion des demandes clients.
• Maîtriser et utiliser OPERA Cloud au quotidien : réservations, profils clients, rooming, facturation, débiteurs, traces, commentaires, rapports et contrôles de cohérence.
• Superviser la qualité de l’accueil et intervenir sur les situations sensibles, réclamations, gestes commerciaux et demandes VIP, dans le respect des consignes de la Direction.
• S’assurer de la bonne circulation des informations entre réception, étages, petit-déjeuner / bar et Direction.
• Pouvoir prendre un shift de réception ou remplacer ponctuellement un collaborateur lorsque l’activité l’exige.

2. Appui à la Direction & suivi des équipes

• Être le relais quotidien de la Direction auprès des équipes et contribuer à faire appliquer les procédures, standards de service et consignes internes.
• Participer au suivi des salariés : intégration des nouveaux arrivants, transmission des plannings, contrôle des présences, retards et absences, remontée des anomalies et suivi des points opérationnels.
• Aider à préparer les briefings, points d’équipe, entretiens de suivi et éléments nécessaires aux dossiers RH, sans se substituer aux fonctions administratives ou paie lorsqu’elles sont externalisées.
• Veiller au bon comportement professionnel, à la présentation des équipes, au respect des standards 4 étoiles et à la qualité de la communication interne.
• Assurer une continuité managériale en l’absence du Directeur et savoir prioriser les urgences avec discernement.

3. Suivi technique & maintenance de l’établissement

• Tenir à jour un suivi clair des incidents techniques : chambres, parties communes, équipements, sécurité, plomberie, électricité, climatisation / chauffage, serrurerie, etc.
• Organiser et suivre les rendez-vous avec les techniciens, sociétés de maintenance et prestataires ; donner accès aux zones concernées et contrôler la bonne réalisation des interventions.
• Effectuer des contrôles réguliers de l’établissement et signaler immédiatement toute anomalie pouvant impacter le client, la sécurité ou l’exploitation.
• Suivre les devis, comptes rendus d’intervention et actions restant à réaliser, avec relances si nécessaire.
• Anticiper autant que possible la maintenance préventive et limiter l’indisponibilité des chambres.

4. Qualité, propreté & standards 4 étoiles

• Contrôler ponctuellement les chambres, couloirs et espaces communs afin de garantir un niveau constant de propreté, de présentation et de maintenance.
• Collaborer étroitement avec les équipes d’étages et de réception pour traiter rapidement les chambres hors service, défauts de ménage et demandes particulières.
• Participer au suivi des objets trouvés, stocks opérationnels, consommables clients et besoins de réassort.
• Contribuer au respect des obligations de sécurité, des procédures internes et de la confidentialité des informations clients.

5. Prestataires, fournisseurs & administration courante

• Planifier et suivre les rendez-vous de fournisseurs, sociétés de contrôle, livraisons et interventions extérieures.
• Centraliser les documents opérationnels : bons d’intervention, devis, commandes, factures à transmettre, contrats ou échéances à surveiller.
• Effectuer les relances nécessaires et tenir la Direction informée de l’avancement des dossiers.
• Participer au suivi des commandes et des stocks lorsque cela concerne l’exploitation quotidienne de l’hôtel.

6. Commercial & vie de l’hôtel

• Contribuer au traitement des demandes particulières, groupes, privatisations ou événements de petite capacité en lien avec la Direction.
• Veiller à la bonne préparation des arrivées importantes et au partage des informations nécessaires aux équipes.
• Participer à la fidélisation client et à la réputation de l’établissement par une présence professionnelle, réactive et chaleureuse.