SPP / Secrétariat particulier et chargé(e) de gestion comptable

Ministère de l'Intérieur; Bourgogne-Franche-Comté; Hybride; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Résumé du poste

Le Ministère de l’Intérieur recrute un agent pour le Secrétariat particulier et la gestion comptable au sein de la Sous‑Préfecture du Doubs, Pontarlier. Vous serez chargé(e) d’assurer le secrétariat, l’accueil et la gestion d’agenda du sous‑préfet, ainsi que la préparation des dossiers et le traitement du courrier.

Vous contribuerez aussi au suivi budgétaire et à la gestion des commandes et crédits, tout en assurant les aspects logistiques et les missions associées.

Qualifications

• Connaissances techniques et budgetaires nécessaires.
• Maîtrise de l’environnement bureautique et informatique.
• Aptitude à synthétiser et organiser l’information.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat du sous-préfet et du secrétaire général.
• Gérer l’agenda et les rendez-vous, coordonner les interlocuteurs et réunions.
• Préparer les dossiers en lien avec les cadres et services de l’État et, le cas échéant, les élaborer.
• Traiter le courrier et assurer la mise en forme des lettres et dossiers.
• Contribuer au suivi budgétaire et comptable, et au suivi des crédits de paiement.
• Assurer les aspects logistiques et la suppléance en cas d’absence.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Discrétion

Relations humaines

Outils

Informatique bureautique

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

SPP / Secrétariat particulier et chargé(e) de gestion comptable

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

SPP / Secrétariat particulier et chargé(e) de gestion comptable

Description du poste

Vos activités principales:

Assistant du sous-préfet:

Assurer le secrétariat de la sous-préfète et du secrétaire général ainsi que l’accueil téléphonique et physique de leurs interlocuteurs ;

Gérer l’agenda de la sous-préfète : validation des demandes de rendez-vous et gestion des réponses aux interlocuteurs, prise de contact avec les différents interlocuteurs, organisation des réunions à l’initiative de la sous-préfète ;

Coordonner la préparation des dossiers en lien avec les cadres de la sous-préfecture et les autres services de l’État, et le cas échéant, participer à leur élaboration (recherches internet) ;

Traiter le courrier de la sous-préfète et assurer la mise en forme des dossiers et des lettres.

Gestion budgétaire et comptable:

Contribuer à la préparation du budget de la sous-préfecture, assurer le suivi de ce budget, en lien avec le secrétaire général, ainsi que ceux de la résidence et des frais de représentation de la sous-préfète ;

Effectuer l’engagement des commandes de fournitures en liaison avec la plate-forme régionale CHORUS, réceptionner les colis ;

Assurer le suivi des crédits de paiement.

Logistique:

Assurer quotidiennement le traitement du courrier (tri, expédition) ;

Établir et assurer le suivi des ordres de mission des agents de la sous-préfecture ;

Suppléance: prendre en charge les aspects logistiques en l’absence de l’agent technique (accueil des entreprises).

Votre environnement professionnel:

Activités du service

La sous-préfète est le représentante de l’État dans l’arrondissement.

La sous-préfecture travaille en lien étroit avec les services de l’État dans le département, en premier lieu les services préfectoraux à Besançon, mais aussi les directions départementales interministérielles.

Au niveau de l’arrondissement, la sous-préfecture entretient des relations régulières avec de nombreux interlocuteurs, élus, administrations des collectivités, forces de sécurité, entreprises, association. L’assistant du sous-préfet se situe au cœur de ces nombreuses interactions; il assure le rôle essentiel de coordination et d’organisation de l’emploi du temps de la sous-préfète.

Composition et effectifs du service

La sous-préfecture de Pontarlier est constituée de deux bureaux: le bureau des collectivités locales, et le bureau de la réglementation et de la cohésion sociale, qui contribuent à décliner les politiques publiques ;

la sous-préfecture compte 13 agents, dont 2 A et un agent technique.

Liaisons hiérarchiques

La sous-préfète et le secrétaire général

Liaisons fonctionnelles

Préfecture, collectivités territoriales, services de l’État, acteurs de la vie publique et économique

Conditions particulières d'exercice

Disponibilité, grande capacité d’adaptation, polyvalence, discrétion

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel /niveau pratique /requis

Avoir des compétences budgétaires et comptables/niveau pratique / requis

Avoir des compétences en informatique - bureautique/niveau maîtrise/requis

Savoir-faire

Avoir l'esprit de synthèse/niveau pratique/requis

Savoir s'organiser/niveau maîtrise/requis

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines/niveau initié/requis

savoir s'adapter/niveau maîtrise/requis

savoir faire preuve de rigueur et de méthode /niveau pratique /requis

Les compétences acquises et mises en œuvre permettent d’évoluer vers ‘autres domaines fonctionnels et d’accéder à l’examen de SA.

Le Secrétaire Général de la Sous-Préfecture – hervé[e-mail] – 03 81 39 81 60

La Sous-Préfète – [e-mail] - 03 81 39 81 52

La Sous-Préfète – [e-mail] - 03 81 39 81 52

Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans

Critères candidat

Informations complé...