Assistant(e) particulier(ère) du préfet

Direction générale des étrangers en France (DGEF); Bourgogne-Franche-Comté; Hybride; EUR 30 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Direction générale des étrangers en France (DGEF) recherche un(e) Assistant(e) particulier(ère) du préfet pour la Préfecture du Jura. Vous gérerez l’agenda du Préfet, organiserez les audiences et déplacements, et assurerez le filtrage des appels.

Vous gérerez également le suivi du courrier, le budget de fonctionnement de la résidence et l’organisation des réceptions et cérémonies officielles, en lien avec les secrétaires et le corps préfectoral.

Qualifications

• Discrétion professionnelle absolue, loyauté, réactivité, disponibilité.
• Savoir s’organiser et savoir communiquer.
• Avoir le sens des relations humaines et une bonne aisance relationnelle.

Responsabilités

• Gérer l’agenda du Préfet, organiser les audiences et les déplacements.
• Filtrer les appels et assurer le suivi des communications téléphoniques.
• Préparer et envoyer les invitations pour les réceptions et les plans de table.
• Gérer et mettre à jour le fichier des personnalités du département et le courrier à signer.
• Suivre le budget de fonctionnement de la résidence du préfet et ses dépenses de représentation.
• Organiser les réceptions et cérémonies officielles, et assurer le lien avec le corps préfectoral.

Connaissances

Discrétion

Loyauté

Réactivité

Disponibilité

Organisation

Communication

Relations humaines

Outils

Bureautique

Description du poste

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

Assistant(e) particulier(ère) du préfet

Description du poste

Vos activités principales

• Appels téléphoniques et filtrage des appels
• Assister le Préfet dans l’organisation quotidienne de son travail (gestion de l’agenda, organisation des audiences, suivi des rendez-vous et de ses déplacements)
• Présentation de l’agenda en réunionGestion des flux de courriers et de documents à signer
• Gestion et mise à jour du fichier des personnalités du département
• Suivi du budget de fonctionnement de la résidence du préfet et de ses dépenses de représentation
• Organisation des réceptions (préparation et envoi des cartons d’invitation, plans de table, saisie des menus, suivi du livre de cave)
• Suivi et mise à jour des feuilles d’astreinte
• Cérémonies officielles annuelles (envoi du carton d’invitation, mailing et diffusion, commande de gerbes, pavoisement)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Travail en brigade avec des horaires décalés (8h30-18h30), disponibilité (pause déjeuner comprise entre 12h00 et 14h00)

Permanence assurée à tour de rôle par les deux secrétaires de M. Le Préfet. Postes interchangeables. Assurer le remplacement du secrétariat général en cas d’absence.

Présence systématique d’un des deux secrétaire durant les périodes de congés.

Situation très particulière : (visites : présidentielle, ministérielle, crise…) disponibilité maximale Disponibilité demandée sur ce poste d’où classement

Descriptif du profil recherché

Qualités requises indispensables :

Discrétion professionnelle absolue, loyauté, réactivité, disponibilité

Compétences attendues

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique-
bureautique
Connaître l'environnement professionnel
Savoir-faire
Savoir s'organiser
Savoir analyser
Savoir-être
Savoir s'adapter
Savoir communiquer
Avoir le sens des relations humaines

Informations complémentaires

Composition et effectifs du service

• 2 personnes

Liaisons hiérarchiques

• Relation directe avec M. Le Préfet

Liaisons fonctionnelles

L’assistante du préfet est en relation directe avec les membres du corps préfectoral, les directeurs départementaux interministériels, les responsables d’unité territoriale, les agents de la préfecture et le responsable de la résidence

Fondement juridique du recrutement

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels. Le recrutement d'un contractuel est fondé sur l'article L.332-2-2° du code général de la fonction publique de l'État.

Localisation du poste

Europe, France, Bourgogne-Franche-Comté, Jura (39)

Préfecture du Jura - 8 rue de la Préfecture 3900 LONS-LE-SAUNIER

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels