Secrétariat polyvalent et Dotations

Ministère de l'Intérieur; Auvergne-Rhône-Alpes; Hybrid; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Ministère de l'Intérieur recherche un(e) Secrétariat polyvalent et Dotations pour la Sous-préfecture d'Ambert, Ain Auvergne-Rhône-Alpes. Durée du contrat de 3 ans et missions variées incluant la gestion des dotations et les activités France services.

Activités de secrétariat, organisation de réunions et gestion du courrier; télétravail partiel possible selon les nécessités et les accords locaux.

Qualifications

• Connaissances informatiques et bureautiques adaptées au poste.
• Savoir s'organiser et prioriser les tâches.
• Savoir analyser et synthétiser des informations.
• Savoir rédiger des documents et courriers.
• Savoir travailler en équipe et coordonner avec les services.
• Savoir accueillir et dialoguer avec les interlocuteurs.
• Savoir communiquer clairement à l'oral et à l'écrit.
• Savoir s'adapter à des situations variées.

Responsibilities

• Gérer les dotations (DETR/DSIL/Fonds vert) et accompagner les collectivités.
• Instruire les demandes et établir les tableaux de programmation.
• Organiser les formations et les comités France services et assurer leur suivi.
• Gérer les missions de secrétariat et le courrier du Sous-préfecturat d'Ambert.
• Assurer l'intérim du secrétariat et la gestion d'agenda du Sous-préfet.
• Préparer des notes et documents pour les labellisations et inaugurations.

Skills

Organisation

Analyse

Rédaction

Travail en équipe

Accueil

Relation humaine

Communication

Expression orale

Adaptabilité

Informatique et bureautique

Tools

@ctes

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Secrétariat polyvalent et Dotations

Description du poste

Durée attendue sur le poste : 3 ans

Vos activités principales:

1 – Gestion des dotations (DETR/DSIL/Fonds vert) :

–accompagne les collectivités,

–instruit les demandes,

–établit les tableaux de programmation,

–apporte une aide à la décision au Sous-préfet.

2 – Gestion des Maisons France services :

–assure la gestion des commandes signalétiques et des demandes de subventions annuelles,

–met à jour des avenants à la convention départementale suite aux labellisations,

–organise les séminaires France services annuels en présence de l'ANCT, de Monsieur le Préfet, des partenaires nationaux et des conseillers France services,

–organise et participe aux comités de pilotages France services,

–assure la gestion des formations CNFPT des conseillers France services,

–organise le comité de pilotage départemental annuel,

–planifie des rencontres partenaires nationaux avec le Sous-préfet,

–planifie les réunions et les visites France services du Sous-préfet,

–suit les labellisations des Maisons France services et les inaugurations,

–gère le dépôt des dossiers sur la plateforme AFNOR dans le cadre des audits de labellisation et de contrôle du label des France services,

–participe aux réunions de coordination de l'animateur départemental,

–transmet les compte-rendus mensuels rédigés par l'animateur départemental à l'ANCT,

–est l’interlocuteur principal entre la Préfecture et les conseillers France services,

–prépare des notes pour les labellisations/inaugurations à l'attention de Monsieur le Préfet.

3 – Missions de secrétariat :

–gère les expulsions locatives de l'arrondissement d'Ambert,

–gère le courrier papier et la boîte mail de la Sous-préfecture d'Ambert (suivi, tri et réattribution),

–assure l’intérim du point numérique en l'absence de service civique,

–assure l’intérim du secrétariat particulier (gestion d'agenda du Sous-préfet, planification et préparation des réunions et dossiers, ... ),

–gère le secrétariat des commissions d'arrondissement de sécurité,

–utilisation le logiciel @ctes (contrôle de légalité des dossiers d'urbanisme, suivi et enregistrement des arrêtés d'ERP),

–appuie la Secrétaire générale sur les VTA et l'aide aux Fonds de commerce,

–accompagne et soutient l’apprenti dans les missions attribuées.

Conditions particulières d'exercice

Votre environnement professionnel

- Activités du service

Polyvalence d’une Sous-préfecture

- Composition et effectifs du service

Cinq agents et un Secrétaire général

- Liaisons hiérarchiques

Sous-préfet et Secrétaire général

- Liaisons fonctionnelles

Secrétaires des collectivités territoriales et élus

Activités éligibles au télétravail

–suivi des dotations et des expulsions locatives

–rédaction des courriers, invitations…

–missions de secrétariat (gestion des mails et des appels...)

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Grande polyvalence compte tenu des domaines d’activités variés.

Critères candidat

Compétences attendues

Connaissances techniques
- Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis
- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise requis

Savoir-faire
- Savoir s'organiser : niveau pratique requis
- Savoir analyser : niveau initié requis
- Savoir rédiger : niveau pratique requis
- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir-être
- Savoir accueillir : niveau maîtrise requis
- Avoir le sens des relations humaines : niveau pratique requis
- Savoir communiquer : niveau pratique requis
- Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis
- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Aides à l'installation

Pour les fonctionnaires désirant rejoindre le département du Puy-de-dôme, une convention signée avec MANPOWER permet au conjoint ou aux enfants de rechercher un emploi.

Une autre convention permet, sous condition de disponibilité, d'obtenir un logement temporaire, le temps de rechercher un logement pérenne.

Demandez plus de précisions lors de votre contact avec la personne en charge du recrutement.

Fondement juridique du recrutement

Pour les candidatures de fonctionnaires, le formulaire de mobilité doit obligatoirement être déposé dans MOBMi dument complété, avec obligatoirement l'avis du service d'origine , la signature et le tampon de celui-ci.

Pour les contractuels, un CV et une lettre de motivation doivent être au minimum déposés dans MOBMI.

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Puy de Dôme (63)

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Sous-Préfecture d'Ambert

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

Personne à contacter (mail)

Secrétaire générale: Mme SANITAS [e-mail] / 04 73 82 58 77

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Préfecture de la Moselle - 9 place Jean-Marie Rausch 57000 METZ
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Préfecture du Var, Bd du 112ème Régiment d'Infanterie CS 31209 - 83070 Toulon Cedex