Secrétaire H/F

Siege du Gpeajh; Reims; Vor Ort; EUR 21.000 - 29.000; Vollzeit

Zusammenfassung

L'APAJH Marne - GPEAJH à Reims recrute un(e) Secrétaire pour le SESSAD du GPEAJH. Vous assurez le suivi administratif des dossiers, préparez les admissions et classez les documents liés aux élèves.

Vous rédigez les écrits professionnels, saisissez les synthèses et bilans, assurez la communication interne et externe et organisez les agenda et les tableaux de bord de l'équipe. Débutant accepté, bien maîtriser Word et Excel est demandé.

Qualifikationen

• Maîtrise de la langue française écrite et orale.
• Capacités rédactionnelles et saisie de documents.
• Organisation et gestion de dossiers et archivage.

Aufgaben

• Préparer et diffuser les compte rendus des réunions.
• Mettre à jour les fiches de suivi et les plannings de l'équipe.
• Organiser l'accueil téléphonique et la diffusion des messages.
• Rédiger les courriers et les conventions de partenariat.

Kenntnisse

Français écrit et oral

Rédaction & communication

Bureautique (Word/Excel)

Ausbildung

Employé qualifié

Tools

Word

Excel

Autres logiciels

Jobbeschreibung

L'APAJH Marne - GPEAJH recrute un(e) Secrétaire.Le poste proposé concerne le SESSAD du GPEAJH situé à Reims qui fait partie des 4 structures gérées par l'association.MISSIONSSous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Pôle Enfance, et de la Cheffe de Service par délégation, le(la) Secrétaire a les missions suivantes :Assure le suivi administratif du dossier de l'élève - Prépare le dossier d'admission, en référence au dossier type- Classe les différents documents relatifs à l'élève, en fonction de leur nature (administratifs, écrits professionnels, courriers.)- Tient à jour la fiche de renseignements- S'assure de la validité des documents (notifications MDPH, Attestations CPAM, mutuelle)- Archive les éléments du dossier à la sortie de l'élèveRédige et met en forme les écrits professionnelsÀ partir des documents types :- Saisit et met en forme les PIA et les avenants, à partir des écrits remis par chaque professionnel- Saisit les synthèses, les fiches administratives et attestations à partir des écrits remis par la Chef de service- Saisit les écrits en lien avec le suivi de l'élève (scolarité, points intermédiaires, VAD.)- Met en forme les anamnèses et les différents bilans (psychologiques, psychométriques, orthophoniques)- Saisit les différents projets de temps individuels ou collectifsS'assure de la communication interne et externeCommunication interne :- Chaque semaine, assiste aux réunions, en assure le compte rendu et la diffusion- Chaque mois, s'assure de la mise à jour et de la diffusion des fiches de suivi élèves et des plannings de l'équipe- A chaque vacances scolaires, réalise un tableau organisationnel des temps individuels et collectifs- Chaque fois que nécessaire, s'assure de la mise à jour et de la diffusion à l'équipe des tableaux « adresse parents - agenda » et « scolarité ». - S'assure de la mise à jour des tableaux « Bilans » et « kilomètres »- Organise et archive la documentation à disposition de l'équipeCommunication externe :- Assure l'accueil téléphonique et la diffusion des messages- Rédige les différents courriers en lien avec l'accompagnement de l'élève- Tient à jour le cahier d'envoi des différents courriers- Rédige les différentes conventions de partenariat (scolaires, orthophonistes .)COMPÉTENCES NÉCESSAIRES- Maîtrise de la langue française écrite et orale,- Maîtrise des outils bureautiques (Word - Excel - Autres logiciels),- Capacités rédactionnelles.

Experience: Débutant acceptéCompétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Accueillir, orienter, renseigner un publicQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Hébergement médicalisé pour enfants handicapésListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, des instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).