Secrétaire (H/F)

ALSACE TRAVAUX 67; Hœnheim; Sur place; EUR 14 000 - 16 000; Temps partiel

Résumé du poste

ALSACE TRAVAUX 67 recherche une secrétaire administrative pour assurer la gestion administrative quotidienne. Missions: devis, factures, suivi des dossiers, accueil, planning et relation clients/fournisseurs, avec travail en équipe dans une PME BTP.

Profil: organisé, autonome, maîtrise du pack Office et des outils numériques; expérience en secrétariat souhaitable. Contrat CDI à temps partiel (25h/semaine). Salaire brut mensuel: 1 333,59 €.

Qualifications

• Profil organisé, sérieux et autonome, à l'aise avec les outils informatiques.
• Maîtrise du français écrit et oral pour rédigation des emails et échanges clients/fournisseurs.
• Expérience en secrétariat/administration ou BTP serait appréciée.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et prioriser les tâches.

Responsabilités

• Préparer et mettre en forme les devis.
• Établir et suivre les factures clients.
• Déposer et transmettre les factures sur les plateformes.
• Gérer et suivre les dossiers administratifs.
• Traiter les emails et le courrier; accueil téléphonique.
• Planifier les rendez-vous et le planning.

Connaissances

Accueil public

Archivage

Confidentialité des données

Bureautique

Classement des documents

Suivi dossiers clients

Gestion des emails

Gestion des urgences

Planification des rendez-vous

Mise à jour des dossiers

Rédaction professionnelle

Réception et accueil téléphonique

Classement et archivage

Gestion des priorités

Comptabilité de base

Facturation

Documentation technique

Dossiers et courriers

Gestion des demandes internes/externes

Gestion des agendas

Numérisation

Utiliser une messagerie sécurisée

Respect des échéances

Formation

Bac+2 ou équivalents

Outils

Bureautique

Messagerie sécurisée

Outils numériques

Description du poste

Dans le cadre de notre activité dans le secteur du bâtiment et de la rénovation, nous recherchons un(e) secrétaire administratif(ve) pour assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise.Vos principales missions :Préparation et mise en forme des devisÉtablissement et suivi des factures clientsDépôt et transmission des factures sur les différentes plateformesGestion et suivi des dossiers administratifsTraitement des e-mails et du courrierAccueil téléphonique et gestion des appelsPrise de rendez-vous et organisation du planningContact et suivi avec les clientsContact avec les fournisseurs et demandes de documents, tarifs ou informationsClassement et archivage des documentsSuivi des devis, commandes et facturesRelance des clients lorsque nécessaireTransmission des différents documents au cabinet comptableGestion de diverses tâches administratives liées au fonctionnement quotidien de l'entrepriseProfil recherché :Nous recherchons une personne organisée, sérieuse, autonome et à l'aise avec les outils informatiques.Une bonne maîtrise du français écrit et oral est importante, notamment pour la rédaction des e-mails et les échanges avec les clients et fournisseurs.Une expérience dans le secrétariat, l'administration ou idéalement dans une entreprise du bâtiment/BTP serait appréciée.Vous devrez être capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle, de respecter les priorités et d'assurer un bon suivi administratif.

Type de contrat CDI
Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 25H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1333.59 Euros

Expérience

• 2 An(s) - Secretariat administratif Cette expérience est indispensable
• Bac+2 ou équivalents- Administration économique et social

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Archiver des dossiers et documents de référence
• Assurer la confidentialité des données
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classer des documents
• Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours
• Gestion des emails
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Modalités d'accueil
• Normes rédactionnelles
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Principes de base en comptabilité
• Préparer et suivre les dossiers de facturation
• Renseigner, mettre à jour une documentation technique
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Rédaction d'écrits professionnels
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients
• Répondre aux demandes d'information internes et externes
• Techniques de gestion administrative
• Techniques de numérisation
• Utiliser les outils numériques
• Utiliser une messagerie sécurisée
• Veiller au respect des échéances administratives

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Travaux de peinture et vitrerie