Secrétaire H/F

Aurillac-Emplois; Aurillac; Sur place; EUR 19 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Aurillac-Emplois recherche un(e) secrétaire/administratif(ve) pour assurer le secrétariat courant, l'accueil et le suivi des candidatures au sein de l'association.

Vous travaillerez avec les outils bureautiques, assurerez la réception et l'organisation administrative, et contribuerez au bon fonctionnement du siège avec un esprit d'équipe et un anglais souhaité.

Qualifications

• Bac +2 Secrétariat ou Gestion-administration ou expérience équivalente exigée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office) et des outils partagés en ligne.
• Très bon niveau d'expression écrite et orale.
• Sens développé de l'organisation et de la priorisation des tâches.
• Rigueur administrative et respect des délais.
• Goût pour le travail en équipe et qualités relationnelles.
• Anglais souhaité.
• Permis B exigé.

Responsabilités

• Accueil téléphonique et physique du public.
• Gestion des candidatures et suivi de l'adresse mail recrutement.
• Gestion des adresses mail de la structure et orientation vers les contacts concernés.
• Rédaction de courriers et documents courants.
• Mise à jour de la base de contacts et gestion des achats liés au fonctionnement.

Connaissances

Gestion des agendas

Rigueur administrative

Organisation

Accueil et renseignements

Anglais souhaité

Formation

Bac +2 Secrétariat ou Gestion-administration

Outils

Microsoft Office

Outils collaboratifs

Description du poste

MISSIONS SECRÉTARIAT

• Accueil et information
• Accueil téléphonique et physique
• Gestion des adresses mail de la structure : réponses aux demandes, traitement et orientation vers les personnes concernées.
• Gestion des candidatures et suivi de l'adresse mail « recrutement »
• Vente de produits dérivés au siège de l'association

Secrétariat courant

• Réception, enregistrement, ventilation, affranchissement et envoi du courrier et des colis
• Prises de rendez-vous et réservations diverses, organisation des déplacements de l'équipe permanente
• Rédaction de courriers et documents courants
• Saisie et suivi des bons de commande et des facturations diverses
• Mise à jour de la base de contacts
• Gestion des achats liés au fonctionnement : fournitures, produits d'entretien, petit alimentaire

Vie associative

• suivi de la vie associative et organisation administrative des réunions statutaires, rédaction des comptes rendus

Assurances

• suivi des assurances de la structure (logements, véhicules, matériels, etc.) et des dossiers de sinistres.

Gestion des clés des locaux

• Gestion des clés des locaux

Classement et archivage

• Classement et archivage

Téléphonie et matériel de bureau

• Suivi de la téléphonie et gestion de l'interface en lien avec le prestataire.
• Suivi du matériel de bureau et des photocopieurs.

LE PARAPLUIE - lieu de fabrique

• Suivi des demandes de location ou de mise à disposition du Parapluie
• Établissement des devis et suivi administratif des demandes

FESTIVAL D'AURILLAC

• saisie et impression des badges nominatifs des équipes du Festival
• Participation aux besoins administratifs liés à l'organisation du Festival

VIE GÉNÉRALE DE LA STRUCTURE

• Participation à la vie générale et au fonctionnement quotidien de l'association

Profil

• Bac +2 Secrétariat ou Gestion-administration ou expérience significative dans un poste similaire
• Maîtrise des outils de bureautique (Microsoft office) et des outils partagés en ligne
• Très bon niveau d'expression écrite et orale
• Sens développé de l'organisation et de la priorisation des tâches
• Rigueur administrative et maîtrise des délais
• Goût pour le travail en équipe et qualités relationnelles
• Anglais souhaité
• Permis B

Experience

• 2 An(s)
• même type de poste

Compétences

• Mettre à jour un dossier
• une base de données
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Classer des documents
• Accueillir, orienter, renseigner un public

Langues

• Anglais souhaité

Permis

• B
• Véhicule léger souhaité

Qualification

• Employé qualifié

Secteur d'activité

• Arts du spectacle vivant