Secrétaire gestionnaire cellule des actes H/F

Ville de Roubaix; Roubaix; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Roubaix recherche un(e) secrétaire gestionnaire pour assurer la gestion administrative et le traitement des actes sortants de la collectivité. Vous assurerez les formalités liées à leur applicabilité sous l’autorité de la responsable de la cellule des actes.

Vous participerez au cycle de vie des actes, à la transmission dématérialisée et à l’organisation matérielle des réunions institutionnelles, avec une tare d’engagement et de confidentialité.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales.
• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives.
• Qualités rédactionnelles et expression écrite irréprochables.
• Capacité à organiser et prioriser les dossiers et à respecter les échéances réglementaires.

Responsabilités

• Relecture, mise en forme et correction des actes.
• Signature et contrôle de cohérence des actes administratifs.
• Tenue et élaboration des registres des actes (arrêtés, délibérations).
• Gestion administrative des instances municipales (Conseil municipal, commissions).
• Transmissions dématérialisées et suivi des délibérations par le contrôle de légalité.

Connaissances

Rigueur administrative

Esprit d'équipe

Planification

Rédaction

Adaptabilité

Formation

Cadre d’emploi des adjoints administratifs

Outils

Word

Excel

Description du poste

Le / la secrétaire gestionnaire à la cellule des actes sera amenée à assurer la gestion administrative et le traitement des actes sortants de la collectivité (délibérations, arrêtés, décisions) ainsi que l'accomplissement des formalités administratives et juridiques liées à leur applicabilité sous l’autorité de la responsable de la cellule des actes.

Traitement des actes réglementaires

• Procéder à la relecture, la mise en forme et la correction orthographique rigoureuse des projets d'actes.
• Mise en signature.
• Effectuer un premier niveau de contrôle de cohérence et de mise en conformité.
• Assurer la tenue et l’élaboration des registres communaux (registre des arrêtés et registre des délibérations).
• Elaborer les recueils des actes administratifs.

Gestion des instances municipales et suivi administratif

• Assurer les tâches administratives liées au cycle de vie des instances (Conseil municipal, Commissions thématiques).
• Gérer la transmission dématérialisée des actes au contrôle de légalité (Préfecture) et suivre l'exécution des délibérations.
• Prendre en charge l'organisation matérielle des réunions institutionnelles : réservation de salles, logistique technique et préparation des dossiers de séance, convocation.
• Enregistrer et suivre la présence des élus lors des différentes instances.
• Maintenir à jour le tableau des représentations des élus afin de prévenir les situations de conflits d'intérêts et les tableaux de délégations des élus et des cadres.

Accompagnement des services opérationnels

• Apporter un appui technique aux directions thématiques: effectuer des recherches d'informations réglementaires et mettre à disposition les documents officiels nécessaires.
• Assurer un appui dans la gestion et le paramétrage de l’outil informatique.

Savoirs

• Bonne connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales
• Connaissance des actes des collectivités.
  

Savoir-faire

• Rendre compte de son activité et alerter en cas de dysfonctionnement
• Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, etc)
• Aptitude à la planification et au respect des échéances réglementaires
• Qualités rédactionnelles confirmées
• Prioriser les dossiers à gérer
• Adaptabilité face au changement
• Excellent sens de l'organisation
• Aptitude à travailler en transversalité avec l'ensemble des directions de la collectivité.

Savoir-être

• Confidentialité : Sens de la discrétion professionnelle et du secret administratif.
• Rigueur et autonomie
• Esprit d'équipe marqué
• Adaptabilité et disponibilité (notamment en phase de préparation des instances jusqu’au conseil municipal)
  

Informations complémentaires :

• Amplitude horaire: 38h/semaine
• Niveau de recrutement: Cadre d’emploi des adjoints administratifs
• Présence requise lors des conseils municipaux (en soirée jusqu’à la fin des séances (en principe 5 à 6 séances par an))
• Poste ouvert aux contractuels (CDD 1 an) en l'absence de titulaires de la fonction publique
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix