Secrétaire - Gérant(e) d'activité

Ministère de l'Intérieur; Grand Est; Hybrid; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Ministère de l’Intérieur – École de gendarmerie de Chaumont recrute un Secrétaire - Gérant(e) d’activité. Vous assurez la gestion des activités BARS et SECRÉTARIAT, supervision du personnel et gestion financière.

Vous réalisez les achats et le suivi budgétaire, mettez à jour les cartes des boissons, veillez au respect de la réglementation et à la sécurité; vous coordonnez les plannings et l’accueil des usagers.

Qualifications

• Connaissances en informatique et bureautique; niveau maîtrise requis.
• Connaissances budgétaires et comptables; niveau pratique.
• Connaître l'environnement professionnel et les procédures administratives; pratique exigée.
• Savoir travailler en équipe et s'organiser; capacité d'analyse et de synthèse.
• Compétences communication et accueil des usagers; discrétion exigée.

Responsibilities

• Gérant les activités BARS et Secrétariat; achats et gestion des stocks, mise à jour des cartes des boissons.
• Veille au respect de la réglementation alcoolique et réalise les inventaires hebdomadaires.
• Règlement comptable des factures et gestion du planning du personnel; réception et accueil des usagers.
• Assurer l'entretien des locaux et du matériel; astreintes sur site et téléphoniques.
• Réaliser les factures et le contrôle des paiements; gestion des pensions élèves et réservations.

Skills

Informatique

Bureautique

Budget

Comptabilité

Gestion d'équipe

Organisation

Analyse

Synthèse

Communication

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Secrétaire

Type de poste

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Intitulé du poste

Secrétaire - Gérant(e) d'activité

Description du poste

Vos activités principales :

Gérant de l’activité «BARS»

• Réaliser les achats dans le respect de la réglementation en rigueur
• Mettre à jour la carte des boissons
• S’assurer du respect de la réglementation relative à l’alcoolisme en gendarmerie
• Contrôler et réaliser des inventaires de stocks de manière hebdomadaire
• Vérifier quotidiennement les ventes et avances de fonds
• Procéder au règlement en comptabilité des factures de ventes
• Manager et établir le planning des personnels en poste sur l’activité
• S’assurer du bon entretien des locaux et des matériels

Gérant de l’activité «SECRÉTARIAT» au cercle mixte

• Établir des factures
• Contrôler les règlements
• Gérer les pensions élèves ( prévisions d’effectifs, décomptes, recomptes, règlements ...)
• Effectuer les réservations de repas et de chambres
• Effectuer les procédures de fin de mois
• Pré-comptabiliser les factures fournisseurs et clients
• Accueillir et renseigner les différents usagers du cercle mixte
• Effectuer la vente des tickets repas
• Gérer les fournitures administratives
• S'assurer de la bonne tenue des locaux et de l'entretien du matériel qui sont mis à sa disposition
• Veiller à la mise en œuvre de la réglementation en matière de lutte contre l'incendie, d'hygiène et de sécurité applicable aux établissements de restauration collective.
• Assurer des astreintes sur site et téléphoniques au cercle mixte

Vos activités secondaires :

Suppléer le cas échéant sur l’activité «HOTELLERIE» et «SALON DE COIFFURE»

Votre environnement professionnel :

Activités du service

Gérance Secrétariat / Accueil
Gérance Bars

Composition et effectifs du service

1 personnel civil de statut fonctionnaire et 1 militaire (CSTAGN)

Composition et effectifs du service SECRÉTARIAT

1 personnel civil de statut fonctionnaire et 1 militaire (CSTAGN)

Composition et effectifs du serviceBAR

2 personnels civils de statut fonctionnaire

1 personnel civil de statut ouvrier état

Liaisons hiérarchiques

• Directeur du cercle mixte

Liaisons fonctionnelles

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

• Gérant des activités «SECRÉTARIAT» et «BARS»
• Gérer des fonds
• Manager du personnel
• Assurer des permanences dans l'établissement
• Discrétion liée à la nature du poste occupé
• Disponibilité
• Rigueur

Temps de travail hebdomadaire de 38 heures

Régime indemnitaire du ministère de l’Intérieur

Horaires variables selon le règlement intérieur en vigueur

25 jours de congé annuels + 2 congés supplémentaires + 16 jours RTT

Chef de bureau de la gestion du personnel - Tél : [phone]

Email : [e-mail]

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Avoir des connaissances en informatique - bureautique - Niveau Maîtrise - Requis

Avoir des connaissances budgétaires et comptables - Niveau pratique - Requis

Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique - Requis

Savoir faire

Savoir travailler en équipe - Niveau Maîtrise - Requis

Savoir s'organiser : Niveau pratique - Requis

Savoir analyser - Niveau pratique - Requis

Avoir l'esprit de synthèse : Niveau pratique - Requis

Savoir être

Savoir accueillir : Niveau pratique - Requis

Savoir s'adapter : Niveau pratique - Requis

Savoir communiquer : Niveau pratique - Requis

Liste des pièces requises pour déposer une candidature :

Chaque candidat FONCTIONNAIRE TITULAIRE ou CONTRACTUEL(LE) doit transmettre IMPÉRATIVEMENT le formulaire de mobilité complété et signé (en bas de la page 2) en copiant le lien suivant:

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Pour le candidat FONCTIONNAIRE TITULAIRE ce formulaire doit obligatoirement être revêtu de l’avis de son autorité hiérarchique .

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaire

Informations complémentaire

Localisation administrative et géographique / Affectation :

École de gendarmerie de Chaumont

Cercle mixte

1 avenue du 109ème RI

Emploi fonctionnel(codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant : https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/files/Actualite/RMFP%20V1.pdf

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1:

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP): Temps de travail sur emploi-type 2:

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2) :

Assistant d’administration générale

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant : http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type1 (REMI) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1:

Code fiche de l’emploi-type 2(REMI) :

Temps de travail sur emploi-type 2:

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique :

2° de l'article L332-2

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

Personne à contacter (mail)

[e-mail]

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Nice (Centre Administratif Départemental des Alpes-Maritimes)
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels