SECRETAIRE DE DIRECTION (H/F)

IFCAES; Lyon; Sur place; EUR 21 233 - 25 432; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Accès aux prestations billetterie

Prise en charge à 100% du train

Abonnement mensuel TCL pris en charge à 75%

Résumé du poste

Une organisation de l'ESS à Lyon recherche un(e) Secrétaire de direction pour assister le Directeur et optimiser la gestion administrative. Vous serez responsable de la coordination des opérations, du suivi des dossiers de personnel, et de l'appui au recrutement. Le candidat idéal a au moins 2 ans d'expérience, une maîtrise des outils bureautiques, et une bonne connaissance des processus RH. Contrat CDI, temps plein, basé à Lyon, avec un salaire de 2090,77 € brut mensuel + avantages.

Qualifications

• 2 années d'expérience sur des fonctions similaires.
• Autonomie, rigueur et capacité d’organisation.
• Confidentialité nécessaire.

Responsabilités

• Assister le Directeur dans la gestion administrative.
• Organiser des réunions et événements.
• Suivre les dossiers collaborateurs.
• Participer à l'organisation logistique des recrutements.

Connaissances

Maitrise des processus de gestion administrative du personnel (RH)

Pratique courante des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point, Outlook, Internet)

Connaissances de base du droit du travail

Capacité d’anticipation et esprit d’initiative

Très bon relationnel et capacité d’adaptation

Formation

Niveau 5 de l'Education Nationale (BAC +2 ou 3)

Diplôme technique dans le support administratif

Description du poste

IFCAES Lyon, Auvergne-Rhône-Alpes, France

L'IFCAES recrute pour l'un de ses adhérents, une structure de l'ESS basée à Lyon.

Vous êtes placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Directeur et lui rendez compte. Vous travaillez aussi en étroite collaboration avec la Responsable RH, selon les besoins.

La/le Secrétaire de direction assiste le Directeur dans ses activités, et l’accompagne afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité.

La/le Secrétaire de direction joue un rôle stratégique en supportant la direction dans la prise de décisions importantes et la gestion de projets complexes.

Responsabilités et missions :

(liste des missions non exhaustive et évolutive selon les besoins)

Assistance de la Direction Générale :

• Gestion administrative et coordination : Suivi des opérations administratives, gestion des priorités, organisation des activités de la direction.
• Interface interne/externe : Transmission fluide des informations entre les services, le personnel, les partenaires et les interlocuteurs externes.
• Rédaction et suivi : Rédaction, diffusion et archivage des comptes rendus de réunions (CoDir, internes, mandatés), suivi des décisions.
• Organisation et logistique : Planification de réunions, optimisation des agendas, organisation d’événements.
• Reporting et outils de pilotage : Compilation et consolidation des données pour élaborer des tableaux de bord et outils d’aide à la décision.
• Contribution à la communication interne : Participation aux actions de communication en lien avec les projets de direction.
• Amélioration des procédures : Proposition et mise en œuvre d’améliorations dans les modes d’organisation et les processus internes.

Gestion administrative du personnel:

• Suivi des dossiers collaborateurs : embauches, départs, contrats de travail, avenants, registre du personnel.
• Suivi des temps de travail, absences (maladie, congés), et lien avec le service paie.
• Tenue des registres obligatoires (registre du personnel, registre des absences, dossiers organismes sociaux).
• Suivi des visites médicales, médecine du travail, déclarations d’accidents du travail.
• Relation avec les organismes sociaux (mutuelle, prévoyance, CPAM, etc.).

Appui au recrutement:

• Participation à l'organisation logistique des recrutements (planification d'entretiens, relation avec les candidats, diffusion des offres).
• Collaboration avec la direction et la direction financière dans la constitution du bilan social.

Suivi de la formation professionnelle:

• Recueil et analyse des besoins de formation. Recherche d’organismes, organisation des actions de formation. Constitution et suivi des dossiers de financement.

Prévention et sécurité au travail:

• Suivi administratif du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP).
• Participation globale à la gestion administrative RH et appui à la prise de décision par la mise à disposition d’indicateurs et de données (statistiques RH, absences, temps de travail...).

Compétences requises :

• Maitrise les processus de gestion administrative du personnel (RH)
• Pratique courante des outils bureautiques du pack office (Excel, Word, Power Point, Outlook, Internet)
• Utilisation courante des techniques de prise de notes et de rédaction
• Connaissances de base du droit du travail
• Autonomie, rigueur et capacité d’organisation
• Capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Très bon relationnel et capacité d’adaptation
• Confidentialité nécessaire

Classification du poste :

CDI / Contrat à temps complet / 35h00 hebdomadaire

Statut :

Agent(e) de Maitrise

Salaire brut mensuel :

2090,77 € + 13ème mois, prime de vacances

Avantages:

Accès aux prestations billetterie, vacances, restauration d’entreprise, arbre de Noël... du CSE. Prise en charge à 100% du train entre le domicile et le lieu de travail. Abonnement mensuel TCL pris en charge à 75%.

Lieux de travail :

Siège du CSE, et déplacements sur l'ensemble des structures du périmètre (entre Lyon et son agglomération, Valence, Ptes Lès Valences, Saint-Etienne et Roanne)

Niveau initial requis :

• Niveau 5 de l'Education Nationale (BAC +2 ou 3), avec expérience professionnelle significative de 2 années sur des fonctions similaires.
• Titulaire d’un diplôme technique dans les fonctions de support administratif et organisationnel à l'équipe de direction.
• Permis B exigé.

Si vous êtes motivé(e) pour rejoindre un CSE important sur la région, nous serions ravis de recevoir votre candidature.

Pas de contrat en alternance !