Secretaire Batiment H/F

Crit; Saint-Évarzec; Sur place; EUR 21 000 - 27 000; Plein temps

Résumé du poste

Crit recherche un(e) assistant(e) administratif(ive) polyvalent(e) pour accompagner les chargés d'affaires dans un contexte bâtiment. Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique, la prise de rendez-vous et le suivi administratif des dossiers clients et des devis.

Vous travaillerez en équipe, avec rigueur et autonomie, et serez en lien avec les agences d’intérim et les services comptables pour les facturations et la gestion du courrier. Une expérience dans le bâtiment est indispensable.

Qualifications

• Expérience dans le bâtiment indispensable.
• Bonne organisation et rigueur requises.
• Capacité à gérer les priorités et le stress.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des clients et interventions.
• Prise de RDV pour les chargés d'affaires et transmission des appels d'offres.
• Facturation et suivi des situations (PV, notices et factures).
• Relance des devis et suivi de la balance clients.
• Archivage et suivi des tableaux et transmissions à la compta.
• Contact avec les agences d'intérim et enregistrement des clients dans Outlook.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Réactivité

Relationnel

Autonomie

Discrétion

Gestion des priorités

Résistance au stress

Description du poste

Missions principales

• Accueil physique client / Accueil téléphonique
• Prise de RDV pour les chargés d'affaire
• Transmission des appels d'offres
• Facturation et situations (avec Envoi des PV de réception et notices d'entretien avec factures) PRODEVIS & CHORUS
• Relance des devis des chargés d'affaires
• Tableau de suivi facturation clients
• Mise à jour de l'état de facturation sur le tableau des affaires
• Etablissement, transmission journal de ventes à la compta
• Suivi de la balance clients et relance des retards de paiements
• Archivage et suivi du tableau d'archive
• Contact avec les agences d'intérim (recherche, communication des heures et des prolongations ou arrêts)
• Enregistrement des clients dans Outlook au moment de la commande
• Rédaction appels d'offres

Missions secondaires ou ponctuelles

• Devis pour les chargés d'affaires, devis négoce, demandes de prix et conseils auprès du fournisseur concerné
• Commande négoce
• Tableau de suivi des SAV et relances (pour la réunion planning)
• Contrats de sous-traitance
• Etablissement de DAILLY, mise en route et suivi des cautions et retenues de garanties
• Gestion hébergement, déplacements pour les chantiers extérieurs
• Commande fournitures de bureaux et hygiène
• Inventaire des fournitures de bureau 1 / an
• Saisie inventaire atelier et fourgons 1 / an
• Etablissement des arrêts de travail et transmission des arrêts de travail et prolongations à HBS
• Prise de RDV avec la médecine du travail (visite de reprise, embauche...)
• Rédaction de courriers
• Affichage des notes de service (Information orale de ces notes auprès de chaque employé)
• Contact avec la SMABTP pour les sinistres (bris de glace, courriers constats ou expertise)
• Relevés kilométriques fourgons tous les mois et avant/après congés
• Suivi des E. Attestations

Une expérience dans le bâtiment est indispensable car notre client recherche une personne connaissant les subtilités du métier !

Compétences requises

• Organisation et rigueur
• Réactivité
• Sens du relationnel
• Autonomie
• Discrétion
• Esprit d'équipe
• Gestion des priorités
• Bonne résistance au stress

Nos postes sont ouverts à toutes et à tous y compris aux personnes en situation de handicap.