Assistant de Direction H/F

LBA Les Bruyères Association; Melun; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

LBA Les Bruyères Association recherche un(e) Assistant(e) de direction en CDI à temps plein pour son siège social situé à Melun, à proximité du centre-ville et des bords de Seine. Vous assurerez la coordination du Secrétariat Général et le suivi de dossiers transverses à enjeux administratifs et juridiques.

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous garantissez la traçabilité des informations, le respect des échéances et des procédures, et vous serez un relais pour les interlocuteurs internes et

Qualifications

• Formation Bac+2 à Bac+3 en assistanat de direction ou gestion administrative.
• Expérience confirmée d’au moins 5 ans sur un poste similaire.
• Capacité à coordonner et à respecter des exigences réglementaires et des procédures.

Responsabilités

• Contribuer à la préparation et au suivi des instances de governance et des documents administratifs.
• Assurer le suivi des obligations juridiques et administratives des dossiers.
• Coordonner les interlocuteurs internes et externes et veiller à la traçabilité des actions.
• Piloter le suivi administratif des assurances et de la flotte automobile.
• Assurer le suivi des obligations réglementaires et financières avec les partenaires.

Connaissances

Coordination

Rigueur

Gestion administrative

Formation

Bac+2 à Bac+3

Description du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction en CDI à temps plein, pour notre siège social situé à Melun, à proximité du centre-ville et des bords de Seine. L’établissement se trouve à 10 minutes à pied de la gare routière et à moins de 30 minutes de Paris via la ligne R (TER).

Si vous recherchez un poste avec des missions d’assistanat de direction variées, que vous souhaitez évoluer dans une structure aux valeurs associatives fondées sur l’humanisme et que vous adhérez au fil conducteur de notre projet associatif » le sens de la vie, le sens de l’engagement », alors l’offre qui suit va retenir toute votre attention !

Vos missions principales ?

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous assurez un rôle de coordination et de sécurisation des activités du Secrétariat Général. Vous prenez en charge le suivi de dossiers transverses à enjeux administratifs et juridiques. Véritable relais de la Secrétaire Générale, vous veillez à la bonne circulation des informations, au respect des échéances et des procédures, à la conformité des dossiers et à la traçabilité des actions. Vous coordonnez les différents interlocuteurs internes et externes, identifiez les points de vigilance et êtes force de proposition pour faciliter la prise de décision et la résolution des difficultés.

• Contribuer à la préparation, à l’organisation et au suivi des instances de gouvernance
  Dans ce cadre, vous veillez à la bonne réalisation des obligations administratives qui leur sont associées.
  Vous assurez notamment le suivi du calendrier institutionnel, la préparation des dossiers, la tenue et la mise à jour des documents de gouvernance, ainsi que la réalisation et le suivi des formalités réglementaires auprès des autorités compétentes.

• Participer à la sécurisation juridique
  Vous accompagnez la Secrétaire Générale dans le suivi et la sécurisation administrative et juridique des activités.
  Vous veillez à la complétude et à la conformité des dossiers, assurez le suivi des obligations documentaires des prestataires et contrôlez la bonne exécution des engagements contractuels. Vous mettez à jour les outils de suivi, identifiez les éventuelles non-conformités et alertez le cas échéant. Vous contribuez également au suivi administratif des litiges, réclamations et impayés, en assurant la collecte des éléments, la traçabilité des échanges et le suivi des actions engagées.

• Coordonner les dossiers transverses et accompagner leur mise en œuvre
  Vous assurez le suivi opérationnel de dossiers transverses pilotés par le Secrétariat Général, en lien avec les différents services du siège, les établissements et les partenaires externes
  Vous participez également à l’amélioration continue des processus et procédures administratifs, à la préparation administrative des consultations et à la construction budgétaire du siège.

• Piloter le suivi administratif des assurances et de la flotte automobile
  Vous assurez le pilotage administratif et la coordination des dossiers liés aux assurances et à la flotte automobile, en lien avec les interlocuteurs : actualisation des contrats et des données, suivi des échéances et des sinistres, gestion des mouvements de véhicules.

• Assurer le suivi des obligations réglementaires et financières
  En lien avec la Secrétaire Générale, les Commissaires aux comptes et les partenaires institutionnels, vous organisez la collecte et la transmission des informations nécessaires et veillez à la bonne réalisation des formalités réglementaires, notamment dans le cadre de l’arrêté et du dépôt des comptes annuels.

• Contribuer au bon fonctionnement du Secrétariat Général
  En fonction des besoins, vous intervenez sur des missions transverses contribuant au bon fonctionnement et à la représentation du Secrétariat Général : organisation d’événements et de séminaires, suivi des réclamations, gestion administrative des commandes et appui ponctuel à l’accueil et au fonctionnement du siège.

Descriptif du site

Descriptif du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction en CDI à temps plein, pour notre siège social situé à Melun, à proximité du centre-ville et des bords de Seine. L’établissement se trouve à 10 minutes à pied de la gare routière et à moins de 30 minutes de Paris via la ligne R (TER).

Si vous recherchez un poste avec des missions d’assistanat de direction variées, que vous souhaitez évoluer dans une structure aux valeurs associatives fondées sur l’humanisme et que vous adhérez au fil conducteur de notre projet associatif » le sens de la vie, le sens de l’engagement », alors l’offre qui suit va retenir toute votre attention !

Vos missions principales ?

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous assurez un rôle de coordination et de sécurisation des activités du Secrétariat Général. Vous prenez en charge le suivi de dossiers transverses à enjeux administratifs et juridiques. Véritable relais de la Secrétaire Générale, vous veillez à la bonne circulation des informations, au respect des échéances et des procédures, à la conformité des dossiers et à la traçabilité des actions. Vous coordonnez les différents interlocuteurs internes et externes, identifiez les points de vigilance et êtes force de proposition pour faciliter la prise de décision et la résolution des difficultés.

• Contribuer à la préparation, à l’organisation et au suivi des instances de gouvernance
  Dans ce cadre, vous veillez à la bonne réalisation des obligations administratives qui leur sont associées.
  Vous assurez notamment le suivi du calendrier institutionnel, la préparation des dossiers, la tenue et la mise à jour des documents de gouvernance, ainsi que la réalisation et le suivi des formalités réglementaires auprès des autorités compétentes.

• Participer à la sécurisation juridique
  Vous accompagnez la Secrétaire Générale dans le suivi et la sécurisation administrative et juridique des activités.
  Vous veillez à la complétude et à la conformité des dossiers, assurez le suivi des obligations documentaires des prestataires et contrôlez la bonne exécution des engagements contractuels. Vous mettez à jour les outils de suivi, identifiez les éventuelles non-conformités et alertez le cas échéant. Vous contribuez également au suivi administratif des litiges, réclamations et impayés, en assurant la collecte des éléments, la traçabilité des échanges et le suivi des actions engagées.

• Coordonner les dossiers transverses et accompagner leur mise en œuvre
  Vous assurez le suivi opérationnel de dossiers transverses pilotés par le Secrétariat Général, en lien avec les différents services du siège, les établissements et les partenaires externes
  Vous participez également à l’amélioration continue des processus et procédures administratifs, à la préparation administrative des consultations et à la construction budgétaire du siège.

• Piloter le suivi administratif des assurances et de la flotte automobile
  Vous assurez le pilotage administratif et la coordination des dossiers liés aux assurances et à la flotte automobile, en lien avec les interlocuteurs : actualisation des contrats et des données, suivi des échéances et des sinistres, gestion des mouvements de véhicules.

• Assurer le suivi des obligations réglementaires et financières
  En lien avec la Secrétaire Générale, les Commissaires aux comptes et les partenaires institutionnels, vous organisez la collecte et la transmission des informations nécessaires et veillez à la bonne réalisation des formalités réglementaires, notamment dans le cadre de l’arrêté et du dépôt des comptes annuels.

• Contribuer au bon fonctionnement du Secrétariat Général
  En fonction des besoins, vous intervenez sur des missions transverses contribuant au bon fonctionnement et à la représentation du Secrétariat Général : organisation d’événements et de séminaires, suivi des réclamations, gestion administrative des commandes et appui ponctuel à l’accueil et au fonctionnement du siège.

Profil recherché

Votre profil ?

De formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou administration des organisations, vous justifiez d’une expérience confirmée d’au moins 5 ans sur un poste similaire.

Vous avez déjà assuré le suivi de dossiers complexes nécessitant rigueur, coordination de multiples interlocuteurs et respect d’exigences réglementaires. Dans ce cadre, vous avez démontré votre capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à en assurer le suivi et votre aptitude à identifier les risques, anticiper les échéances et proposer des solutions adaptées.

Votre autonomie, votre sens de l’organisation, votre esprit d’initiative et votre capacité à prendre des décisions dans votre champ de délégation sont vos atouts. Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles et relationnelles ainsi que votre discrétion et votre sens de la confidentialité.

Une expérience dans le secteur associatif, médico-social ou sanitaire constituerait un atout.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Alors rejoignez le Secrétariat Général de LBA !

Caractéristiques du poste:

• CDI à temps plein ;
• A pourvoir dès que possible ;
• Application de la CCU du 18 avril 2002 ;
• Rémunération annuelle brute sur 12 mois : 30/35 k€ ;
• CSE