SECRETAIRE - ASSISTANT ACHAT PUBLIC

Civils de la Défense - Ministère des Armées et des Anciens combattants; Rennes; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

La division Civils de la Défense au Ministère des Armées et des Anciens combattants recherche un assistant administratif pour filtrer et ventiler le courrier, et assurer le suivi des documents bureau via Cor@il. Poste basé à Rennes, accessible aux agents expérimentés en gestion de courrier et bureautique.

Vous serez rigoureux(se), organisé(e) et capable de coordonner plusieurs tâches, de travailler en équipe et de communiquer clairement à l’écrit et à l’oral.

Qualifications

• Expérience dans un service administratif.
• Rigueur et organisation élevées.
• Compétences en gestion de courrier et bureautique.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Aisance en communication écrite et orale et esprit d'équipe.

Responsabilités

• Trier, enregistrer et ventiler le courrier du logiciel Cor@il et des messageries.
• Gérer la sécurité dans les marchés: vérification, envoi et suivi des dossiers.
• Suivre et dématérialiser les documents papier et les archiver.
• Suivre les décisions de délégations de signature électronique.
• Gérer les certificats de signature électronique: commandes, suivi et résiliation.
• Réaliser les recensements de la sous-direction en matière de formation ou de cérémonies.
• Réserver les salles de réunion et organiser les réunions (logistique).
• Gérer les autorisations d’accès des personnes extérieures et l’installation des nouveaux arrivants.
• Suivre les habilitations des agents avec le bureau sécurité.

Connaissances

Gestion du courrier

Organisation

Communication écrite et orale

Outils

Bureautique

Description du poste

Vos missions en quelques mots

• Trier, enregistrer et ventiler le courrier du logiciel de gestion du courrier Cor@il et des messageries fonctionnelles de la SD-AC
• Gérer la sécurité dans les marchés : vérification, envoi et suivi des dossiers (aux opérateurs économiques, à la DRSD ou à la DGA)
• Assurer le suivi des documents papier émis ou reçus par la SD-AC, les dématérialiser et les archiver
• Suivre et mettre à jour les décisions de délégations de signature électronique du pouvoir adjudicateur et de l’ordonnateur
• Gérer les certificats de signature électronique du pouvoir adjudicateurs (et des délégataires) : commandes, suivi et résiliation
• Effectuer les différents recensements de la sous-direction en matière de formation ou de participation aux cérémonies

Vos missions annexes :

• Assurer la réservation des salles de réunion et l’organisation des réunions d’un point de vue logistique
• Gérer l’organisation matérielle des jurys de concours organisés dans le cadre des procédures d’achat
• Gérer les autorisations d’accès des personnes extérieures
• Préparer l’installation matérielle des nouveaux arrivants
• Réaliser le suivi des habilitations des agents en lien avec le bureau sécurité

Profil recherché

Vous avez une expérience dans un service administratif, êtes rigoureux(se) et organisé(e), et avez des compétences en gestion de courrier et en utilisation des logiciels de bureautique.Grâce à votre organisation et méthode, vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément.Votre aisance en communication écrite et orale et votre facilité à travailler en équipe seront essentielles pour réussir dans ce poste.