Assistant achats et commande publique F/H

Ville de Suresnes; Suresnes; Sur place; EUR 42 000 - 65 000; Plein temps

Résumé du poste

Ville de Suresnes recherche une personne pour assister les acheteurs et le responsable d’unité dans les marchés publics et le service Achat. Vous participerez à la rédaction d’actes, au suivi des procédures et à l’organisation des commissions, en assurant la transmission des informations.

Vous centraliserez l’enregistrement, la gestion et le suivi comptable des marchés dans le logiciel de saisie, garantissant les paiements fournisseurs et la mise à jour des données.

Qualifications

• Connaissances en achats et commande publique, maitrise des outils bureautique (Word/Excel), bonnes connaissances comptables et budgétaires.
• Formation administrative (juridique, comptabilité, achats) nécessaire.

Responsabilités

• Assister et conseiller les services dans l’ensemble des tâches du service Achat.
• Gestion administrative et suivi des marchés dans le système informatique.
• Rédaction et transmission des actes et courriers relatifs aux marchés publics.
• Organisation des commissions et suivi des procédures de passation.
• Réalisation d’études ponctuelles et suivi des paiements fournisseurs.

Connaissances

Achats publics

Commande publique

Suivi comptable

Gestion des contrats

Rédaction de documents

Formation

Formation en achats/contrats publics

Outils

SEDIT

ACROPOLIS

Elise

Maximilien

Word

Excel

Description du poste

Aider et assister les acheteurs et le responsable d’unité dans toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement d’un service Achat, prendre en charge la rédaction d’actes d’exécution, le suivi des procédures et de leur exécution, assurer l’organisation de commissions et transmettre les informations aux personnes ou autorités concernées. Assister et conseiller les services de la Ville (en 1er ressort).

Centraliser l’enregistrement, la gestion et le suivi comptable de tous les marchés publics ou contrats conclus par les services de la Ville dans le logiciel de saisie des marchés publics. Garantir la mise à jour de toutes les informations nécessaires aux paiements des fournisseurs et les mettre à disposition des services concernés (Banque de données Fournisseurs / etc.).

Gérer et suivre les commandes et factures centralisées au niveau de la Commande Publique.

Saisie et suivi des marchés dans le logiciel de comptabilité :

• Saisie et enregistrement de tous les contrats de la commande publique de la Ville dans le logiciel dédié.
• Téléchargement des pièces du marché pour transmission aux Finances et aux services opérationnels.
• Assistance et conseil aux services opérationnels en cas de dysfonctionnement (Flux SEDIT, référence de marché, modalités de commande…).
• Réception des demandes de révision, contrôle des calculs des fournisseurs / acceptation / transmission aux services et aux Finances.
• Contrôle, saisie et enregistrement des actes de sous-traitance ou co-traitance et autres actes modificatifs (avenants, cessions de créances…) en lien avec l’exécution des contrats de la commande publique.

Gestion et mise à jour de la Banque de Données Fournisseurs accessible aux services :

• Prise d’information auprès de l’EPT POLD, pour référencement des marchés mutualisés dont peut bénéficier la ville.

Organisation des CAO :

• Organisation des Commissions d’appel d’offres (envoi des convocations aux élus de la majorité aux élus d’opposition, DGFIP et DDP).
• Réservation de salles, rédaction et transmission des invitations et documents aux divers participants.
• Rédaction des procès-verbaux.
• Enregistrement des PV et autres documents résultant de la CAO.

Aide et assistance aux acheteurs et au responsable d'unité dans l'ensemble des tâches nécessaires au bon fonctionnement du service :

• Analyse et contrôle des documents de candidature.
• Rédaction et envoi des LNR aux candidats non-retenus.
• Attribution et notification des contrats de la commande publique.
• Structuration et envoi des dossiers au contrôle de légalité.
• Aide et assistance aux acheteurs dans le cadre de la passation des marchés publics, l’organisation de tests/visites et réception d’échantillonnages.
• Envoi et rédaction de courrier, la finalisation de documents ou la pré-complétion de documents.
• Prise d’information et passation de marché d’exclusivité ou gré‑à‑gré auprès de centrales d’achats ou organismes pour la passation de commande.
• Réalisation ponctuelle de consultations 3 devis auprès des fournisseurs et/ou de MAPA en lien avec le responsable d’unité en cas de surcharge de travail.
• Réalisation d’études ponctuelles sur demande du Responsable d’unité.

Autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du service :

• Assure le contrôle des achats effectués par les services (vérification ponctuelle des commandes hors marchés / erreur ou oubli de numéro de marché / erreur de code nomenclature / vérification de la computations des seuils sur l’outil d’analyse utilisé par la ville…).
• Demande des attestations fiscales et sociales annuellement.
• Rédaction de courriers de pénalités ou avenants administratifs.
• Règlement des litiges avec les fournisseurs en premier ressort.
• Suivi et complétion du tableau général des marchés et suivi d’exécution, ainsi que tout autre tableau utile au marché et à la comptabilisation/planification des procédures.

Gestion du classement et de l'archivage du service :

• Classe et archive en version dématérialisée et occasionnellement papier, les éléments de procédure, contrats de la commande publique et leurs actes d’exécution selon le mode opératoire mis en place au niveau de la Commande publique.

Nous recherchons une personne avec des connaissances en achats et commande publique, disposant d'une maitrise des outils bureautique (WORD/EXCEL), et avec de bonnes connaissances comptables et budgétaires. Une formation administrative (juridique, comptabilité, achats) est nécessaire.

Si vous maîtrisez les outils de gestion financière (SEDIT), ainsi que les outils de gestion des instances (ACROPOLIS), et que vous savez utiliser les logiciels de gestion des courriers/GED (Elise) et de passation des marchés (Maximilien), alors vous disposez des compétences techniques nécessaires pour réussir dans ce poste.

Enfin, si vous faites preuve d'organisation et de rigueur, avec une bonne faculté d'adaptation, et que vous avez la capacité à aller chercher l'information alors vous réunissez les qualités essentielles pour nous rejoindre !