Secrétaire administratif(ve) – FA65 (F/H) – CDI

Francegenerosites; Tarbes; Sur place; EUR 14 774 - 21 042; Plein temps

Résumé du poste

Francegenerosites recherche un(e) Secrétaire administratif(ve) en CDI à temps partiel à Tarbes. Vous serez responsable de la gestion des courriers, des mails et des appels, ainsi que de la rédaction de documents administratifs.

Le candidat idéal aura un Bac en secrétariat et de bonnes compétences relationnelles et organisationnelles. La rémunération est de 13 euros brut de l'heure, avec une prise de poste dès que possible.

Qualifications

• Intérêt pour le secteur associatif.
• Connaissance du secteur de la santé ou du médico-social appréciée.
• Capacité d'adaptation à des demandes ponctuelles de flexibilité horaire.

Responsabilités

• Gérer le courrier, les mails et les appels.
• Rédiger et mettre en forme courriers et documents administratifs.
• Organiser la logistique des formations des aidants.

Connaissances

Capacités rédactionnelles

Organisation

Sens de la discrétion

Relationnel

Maîtrise du pack office

Formation

Bac secrétariat ou équivalent

Description du poste

Secrétaire administratif(ve) – FA65 (F/H) – CDI

France Alzheimer (65) recherche un(e) Secrétaire administratif(ve) en CDI-Temps partiel

Accueil et communication

• Gérer le courrier, les mails et les appels ; diffuser les informations aux antennes et bénévoles;
• Accueillir, écouter et orienter les personnes reçues au local;
• Assurer la gestion de la boîte mail et les échanges avec les bénévoles.
• Savoir ventiler les mails en fonction des activités des bénévoles au sein de l’association.

Secrétariat général

• Rédiger et mettre en forme courriers, documents et comptes rendus administratifs;
• Assurer le classement, la reprographie, l’archivage et l’affranchissement du courrier;
• Commander la documentation à l’Union et gérer les stocks de brochures et fournitures;
• Transmettre les factures, demandes d’adhésions et autres documents nécessaires à la Commission Comptabilité‑Gestion et mettre à jour les tableaux de bord de suivi des ateliers et actions proposés.
• Faire le suivi des actions, rassembler les documents nécessaires (évaluations, feuilles d’émargement…) et organiser leur justification dès leur finalisation.
• Contribuer à un accueil soigné et convivial dans les locaux de l’association et/ou dans d’autres lieux lors de réunions ou évènements à l’extérieur.
• Vérifier qu’une adhésion existe quand la personne participe à des ateliers.

Formations et actions

• Organiser la logistique des formations des aidants : communication, inscriptions, suivi des participants, préparation du matériel (vidéoprojecteur, paperboard, bouilloires, denrées pour l pause, flyers, documentation…) et coordination avec la psychologue.
• Assurer la gestion administrative et logistique des groupes de parole, café mémoire et autres ateliers ou activités mises en place par l’association.
• Transmettre aux bénévoles chargés de l’écoute des familles les demandes de rendez‑vous et les données personnelles.
• Organiser les déplacements (titres de transport, hébergements) et les réunions pour les bénévoles.

Réunions et autres missions ponctuelles

• Préparer les réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale (convocations, salles, feuilles d’émargement, collations, comptes‑rendus …).
• Participer à la rédaction de courriers divers et à l’envoi des vœux annuels.
• Effectuer, sur demande de la Présidente/du Président, diverses tâches administratives inhérentes à la fonction selon les besoins de l’association.
• S’occuper de l’approvisionnement en fournitures de bureau, boissons, collations, produits d’hygiène et entretien nécessaires au bon fonctionnement de l’association.
• Assurer le rangement et le nettoyage des locaux lorsque nécessaire.

Confidentialité

Le respect impératif de la confidentialité des dossiers familles, des données et documentations internes est attendu.

Qualifications

• Bac secrétariat ou équivalent
• Intérêt pour le secteur associatif
• Connaissance du secteur de la santé ou du médico‑social (plus)
• Capacités rédactionnelles et relationnelles
• Organisation, sens de la discrétion et loyauté
• Capacité d'adaptation à des demandes ponctuelles de flexibilité horaire lors d’événements ou de réunions (conseils d’administration et assemblée générale)
• Maîtrise parfaite du pack office, prise de notes, réalisation d’affiches pour promouvoir des évènements associatifs

Informations complémentaires

• Localisation : TARBES
• Statut : Employé
• Salaire : Salaire horaire à l’embauche de 13 euros brut
• Type de contrat : CDI période d’essai de 2 mois
• Horaire de travail : Poste à temps partiel 80 % (les mardis‑jeudis‑vendredis et samedis)
• Disponibilité prise de poste : dès que possible
• Formation obligatoire : Une session de 4,5 jours au total, dont 2 fois 2 jours en présentiel à Paris et 2 heures en distanciel, est prévue pour les secrétaires administratives.