Assistant(e) formation (H/F)

Association-France-Alzheimer; Paris; On-site; EUR 28,000 - 34,000; Full time

Benefits offered by this job

RTT

Télétravail 5 jours par mois

Mutuelle prise en charge à 100%

Abonnement de transport remboursé 75%

Tickets restaurants

Chèques vacances

CESU

Job summary

L'Institut France Alzheimer recherche un(e) Assistant(e) de formation en CDI pour renforcer son équipe à Paris. Vous gérerez l'accueil, les communications et l'organisation logistique des formations, tout en assurant le suivi administratif des sessions et des participants.

Profil recherché: Bac+2 avec 2 ans d'expérience, rigueur et sens du service. Poste basé à Paris 8e, télétravail possible partiellement selon les besoins.

Qualifications

• Formation Bac+2 et une première expérience professionnelle réussie de 2 ans dans un organisme de formation ou similaire.
• Rigueur, organisation et sens du client indispensables pour ce poste.
• Maîtrise des outils informatiques et esprit d’équipe sont requis.

Responsibilities

• Gestion de l'accueil et des communications (réception appels, tri et transmission des courriels, accueil des stagiaires).
• Préparer les dossiers administratifs (conventions, convocations, attestations, émargements) et suivre les dossiers stagiaires et formateurs.
• Organisation et logistique des sessions de formation: planifier les sessions, rechercher des formateurs et organiser déplacements/hébergements.
• Suivi et évaluation des formations: recueillir les évaluations et rédiger les bilans.
• Support aux formateurs et stagiaires: assistance technique pour les formations en ligne et préparation des supports.
• Gérer les tâches administratives courantes et les bases de données internes.

Skills

Organisation

Rigueur

Sens du client

Travail en équipe

Education

Bac+2

Tools

Pack Office

Base de données

Job description

Type du poste Contrat à Durée Indéterminée

Entreprise

L'Institut France Alzheimer forme les professionnels de santé, les aidants et les bénévoles pour mieux accompagner les personnes atteintes de la maladie d'Alzheimer et maladies apparentées.

Notre mission est de transmettre des connaissances et des compétences essentielles pour améliorer la prise en charge et le soutien des patients et de leur entourage.

Dans le cadre de notre projet de développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de formation pour renforcer notre équipe et assurer le bon déroulement de nos actions de formation.

Vous avez envie de vous investir pour une association qui fait des personnes malades et de leurs familles sa priorité ?

Vous souhaitez évoluer au sein d’une association où entraide, bienveillance, honnêteté et intégritésont les maîtres mots ? Alors n’hésitez plus et rejoignez nous !

Sous la responsabilité de la Responsable de l’Institut, vous aurez pour principales missions :

1. Gestion de l'accueil et des communications

• Réceptionner, traiter et orienter si besoin les appels téléphoniques de l’Institut vers les personnes compétentes;
• Gérer la boite mail de l’Institut : tri, traitement et transmission des courriels aux services/personnes concernés;
• Accueillir les stagiaires lors des formations.
• Informer, conseiller, accompagner et traiter les demandes des stagiaires;
• Inscrire les stagiaires aux sessions de formation (bénévoles, salariés);
• Préparer les dossiers administratifs (conventions, convocations, attestations, émargements);
• Suivre et mettre à jour les dossiers des stagiaires et formateurs;
• Gérer les annulations;
• Gérer et contrôler les notes de frais;
• Assurer le suivi de la facturation en lien avec la Direction administrative et financière.

3. Organisation et logistique des sessions de formation

• Rechercher des formateurs;
• Planifier les sessions de formation en lien avec les formateurs, les référents formations et les associations;
• Organiser les déplacements et hébergements des formateurs et stagiaires si besoin;
• En lien avec la standardiste :
  • Réserver, préparer les salles et le matériel pédagogique nécessaire;
  • Envoyer les supports pédagogiques aux stagiaires;
• Suivre la bonne réception des documents.

4. Suivi et évaluation des formations

• Recueillir les évaluations des stagiaires et formateurs;
• Analyser les retours pour l’amélioration continue des formations;
• Mettre à jour les indicateurs de suivi et de qualité;
• Rédiger les bilans et rapports de formation.

5. Support aux formateurs et aux stagiaires

• Apporter à l’assistance technique pour les formations en ligne (dont webinaires);
• Accompagner les formateurs dans la préparation de leurs supports;
• Répondre aux demandes des stagiaires concernant l’organisation des sessions.
• Assister l’équipe dans toutes les tâches administratives courantes :
  • Numériser, classer et archiver des documents;
  • Trier et gérer le courrier entrant et sortant;
  • Gérer les fournitures de l’Institut et réassorts en collaboration avec les services généraux.
• Suivre et mettre à jour les bases de données et documents internes.

7. Commissions et groupes de travail

• Planifier les dates de commissions et les groupes de travail;
• Envoyer les convocations et ordres du jour;
• Réserver et préparer les salles, les dossiers et supports nécessaires;
• Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunion;
• Contribuer à l’élaboration du catalogue des formations bénévoles.

8. Veille et amélioration des process

• Suivre les évolutions réglementaires en matière de formation professionnelle;
• Proposer des améliorations pour optimiser la gestion des formations;
• Participer à l’élaboration et à la mise en place de nouveaux outils de gestion;
• Suivre les process du manuel qualité de l’Institut;
• Contribuer à la réalisation des audits interne de l’Institut.

Sur demande de la Responsable, il/elle se verra confier d’autres tâches administratives ponctuelles.

Sur demande, il/elle pourra être amené(e) de manière exceptionnelle, à assurer le remplacement de la standardiste lorsqu'aucune autre solution de remplacement n'est disponible.

Les missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer en fonctions des besoins du service.

Profil recherché

Dotée d’une formation Bac+2, vous possédez une première expérience professionnelle réussie de 2 ans, idéalement au sein d’un organisme de formation. Rigueur, organisation et sens du client sont les qualités indispensables pour occuper ce poste.

Vous maîtrisez les outils informatiques et possédez un bon esprit d’équipe.

Une bonne maîtrise du pack Office et logiciel de base de données est également demandée.

L’Association France Alzheimer aime valoriser les initiatives. Elle permet à tous de s’investir et d’évoluer professionnellement. Engagée en faveur de l’inclusion et la diversité, elle agit quotidiennement afin de proposer un cadre de travail épanouissant et respectueux des équipes ( www.francealzheimer.org ).

Nos collaborateurs travaillent dans des locaux modernes idéalement situés au cœur du 8ème arrondissement de Paris et bénéficient d’avantages tels que des RTT, des horaires flexibles, du télétravail (5 jours par mois), une mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur, un abonnement de transport remboursé à 75%, des tickets restaurants, des chèques vacances et CESU, etc.

Informations complémentaires

• Localisation : Paris 8ème
• Type de contrat : CDI à temps plein
• Disponibilité prise de poste : Décembre / Janvier 2027