Responsable scolarité Cellule APOGEE

Nous Recrutons; France; Hybride; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Forfait mobilité durable

Participation aux frais de transports

Plan de formation du personnel

Offres loisirs, sport et culture

Résumé du poste

Université Clermont Auvergne recherche un Responsable de Scolarité au sein du Service de la Formation des UFRs de Médecine et de Pharmacie. Vous supervisez une équipe de 4 gestionnaires et assurez l’encadrement et les aspects administratifs des diplômes et des délibérations.

Le poste implique des missions de gestion, rédaction de procédures, et coordination avec les services et enseignants. Rémunération INM 373 soit 1867.02€ bruts mensuels et poste en 37h30 hebdomadaire.

Qualifications

• Connaissances des administrations publiques dans l’enseignement supérieur.
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention.
• Droit des examens et du périmètre Formation.
• Langue anglaise : A1 à A2.

Responsabilités

• Organiser, planifier et contrôler l’activité du service.
• Accompagner les agents dans leurs missions et animer l’équipe.
• Rédiger des fiches procédures et participer à la communication interne/ externe.
• Assurer les vérifications des documents liés aux délibérations et aux notes.

Connaissances

Management d'équipe

Organisation

Communication

Pédagogie

Discrétion

Outils

APOGEE

PEGASE

Excel

Description du poste

Le/La Responsable de Scolarité exerce ses fonctions au sein du Service de la Formation des UFRs de Médecine et de Pharmacie. Il/Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la Formation (APOGEE/PEGASE) et encadre une équipe de 4 gestionnaires. Il/Elle est placé-e sous la responsabilité hiérarchique conjointe des Responsables de Service des Scolarités«Santé» et «Transversales»comprenant six services de scolarités et deux cellules d'appui.

ACTIVITES PRINCIPALES

Management d'équipe

• Organiser, planifier et contrôler l'activité du service
• Assurer l'accompagnement des agents du service dans la réalisation de leurs missions
• Animer une équipe
• Effectuer l'entretien professionnel de chaque agent du service

Instruction de dossiers en vérifiant la régularité juridique et administrative

• Contrôler la modélisation des maquettes de formation
• Concevoir des fichiers Excel d'importation des notes
• Saisir et/ou superviser la saisie des notes et résultats (APOGÉE/DIVA)

• Vérifier l'édition et/ou supervision des procès-verbaux, des relevés de notes, des attestations de réussite
• Préparation ou/et supervision des documents pour les délibérations de jury
• Assister aux jurys de délibération et apporter des éléments d'éclairage
• Rédiger des fiches procédures internes
• Répondre aux enquêtes d'insertion (tableaux de bords, statistiques, …)
• Assurer des missions de Référent pour le périmètre délégué (PEGASE)
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et des interlocuteurs internes (enseignants)
• Participer aux actions de communication internes et externes de promotion de l'offre de formation : Journée Portes Ouvertes et Salon Auversup en particulier.
• Participer aux activités générales du Service et à celles des UFRs
• Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe

COMPÉTENCES REQUISES:

Connaissances :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques dans le domaine de l’enseignement supérieur notamment
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d’intervention
• Droit des examens
• Environnement et réseaux professionnels médicaux et paramédicaux
• Techniques d’élaboration de documents
• Culture internet
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles dans le domaine de la formation
• Travailler en équipe
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité de la formation (APOGEE, PEGASE)
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Appétence pour effectuer des règles de calcul de moyenne et de résultat.

Compétences comportementales :

• Sens de l’organisation et de la confidentialité
• Rigueur / Fiabilité
• Sens relationnel
• Discernement dans la prise de décision

SPÉCIFICITÉSDU POSTE :

• Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion (rentrée universitaire et examens).
• Variation importante de la charge de travail au cours de l’année.
• Déplacements dans les centres d’examens délocalisés.
• Rémunération : INM 373 soit 1867.02€ bruts mensuels
• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
• Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense
• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
• Participation aux frais de transports en commun
• Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-auxpersonnels
• Offres loisirs, sport et culture pour tous les agents : https://class.uca.fr/
• Accès à un plan de formation des personnels

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Catégorie : B
• Date de prise de poste : Dès que possible
• Date de fin de contrat : 31 août 2027

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.