Adjoint-e en gestion administrative - IAE

Université Clermont Auvergne; Clermont-Ferrand; Sur place; EUR 19 000 - 23 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Forfait mobilité durable

Participation aux frais de transports

Congés annuels 49 jours

Résumé du poste

L’IAE Clermont Auvergne, rattachée à l’Université Clermont Auvergne, recrute un adjoint-e en gestion pour le service de scolarité. Le poste concerne la gestion administrative et l’accueil des étudiants sur le site de Jaude.

Rattaché-e au pôle scolarité, vous assurez l’information, le traitement des dossiers et le suivi des formations et examens, dans le cadre des procédures. Le poste est à Clermont-Ferrand, à temps plein, 37h30/semaine.

Qualifications

• Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur.
• Très bonne maîtrise du français écrit et oral.
• Une bonne maîtrise de l’anglais serait un plus.
• Capacité à gérer l’information et les dossiers étudiants.

Responsabilités

• Assurer l’accueil des usagers et l’orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Informer les étudiants sur les formations dispensées dans la composante.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du service et assurer le lien avec les autres services de l’IAE et de l’Université.
• Participer au processus de recrutement des étudiants et gérer les inscriptions administratives et le suivi des examens.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Autonomie

Qualités relationnelles

Travail en équipe

Outils

Moodle

Teams

APOGEE

e-Candidat

Mon Master

ENT

Description du poste

À propos de nous

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Mission

L’IAE Clermont Auvergne est la grande école universitaire de management de l’Université Clermont Auvergne. Elle accueille environ 2000 étudiant-es et propose des formations de la Licence au Doctorat. Membre du réseau national des IAE, il est engagé dans une démarche qualité avec la certification Qualicert. L’extension de la certification sur un référentiel international est l’un des axes de développement majeur de l’IAE, entrepris depuis plusieurs années. Le référentiel choisi est celui d’AACSB.

À propos de nous

L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d’un label d’excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

Mission

L’IAE Clermont Auvergne est la grande école universitaire de management de l’Université Clermont Auvergne. Elle accueille environ 2000 étudiant-es et propose des formations de la Licence au Doctorat. Membre du réseau national des IAE, il est engagé dans une démarche qualité avec la certification Qualicert. L’extension de la certification sur un référentiel international est l’un des axes de développement majeur de l’IAE, entrepris depuis plusieurs années. Le référentiel choisi est celui d’AACSB.

Rattaché-e au pôle scolarité, l’adjoint-e en gestion a la charge de plusieurs formations et apporte son expertise dans les activités d'information, de documentation et de gestion administrative du service de scolarité de l’IAE Clermont Auvergne. Ce service est en charge de la gestion de plus de 1000 étudiants sur le site de Jaude. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du service. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Il/elle est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de scolarité et sous la responsabilité fonctionnelle des Directeur-rice-s des formations concernées.

Activites Essentielles

• Assurer l'accueil physique ou téléphoniques des usagers, l’orientation des interlocuteurs internes et externes;
• Informer les étudiants sur les formations dispensées dans la composante
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement du serviceet assurer le lien avec les autres services de l’IAE et de l’Université
• Participer au processus de recrutement des étudiants : vérification des dossiers de candidatures, via la plateforme e-Candidat, Etudes en France et Mon Master, convocation aux entretiens (s’il y a lieu), saisie des résultats d’admission, extraction des listes d’admis
• Gérer la messagerie et l’ENT et autres outils digitaux (Moodle, Teams)
• Gérer le cursus des étudiants, de l’inscription aux résultats sous APOGEE, en respectant la règlementation générale et les modalités de contrôle des connaissances
• Assurer les inscriptions administratives (dossier papier et saisie APOGEE pour les hors-procédure, listes Pré-ins, changement d’étape), éditer les cartes étudiantes
• Contrôler et vérifier l’exactitude des données relatives aux inscriptions administratives
• Assurer le traitement et le suivi administratif des dossiers des étudiants et suivre l’évolution des effectifs
• Participer à la gestion des examens (organisation des épreuves, des jurys, saisie et diffusion des résultats) - Editer les relevés de notes et les diplômes - Effectuer le suivi des absences des étudiants (transmission des listes sur d’autres sites de formation le cas échéant
• Assurer le relais entre l’équipe pédagogique et les étudiants, organiser les réunions liées au programme
• Participer au suivi des projets des étudiants : remise des documents de suivi aux étudiants, collecte des rapports/mémoires, réservation des salles de soutenance
• Effectuer l’affichage destiné aux étudiants et le vérifier régulièrement
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports…), les reproduire et les diffuser
• STAGES : collecter, gérer et diffuser les offres de stages. Mettre en œuvre et suivre les conventions de stage et les avenants modificatifs
• APPRENTISSAGE : mettre en place le carnet d’apprentissage des étudiants et assurer et assurer le suivi tout au long de l’année. Tenir le fichier de gestion des absences des étudiants
• Participer à l'activité administrative et institutionnelle de la composante(organisation JPO, Auversup, cérémonie de remise des diplômes…)
• Classer et archiver les documents / pièces administratives et informations.

Profil

Competences Requises

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur
• Très bonne maîtrise du français écrit et oral
• Une bonne maitrise de l’anglais serait un plus

Compétences Opérationnelles

• Savoir planifier son activité et respecter les délais, hiérarchiser les priorités
• Savoir rendre compte, et faire remonter les besoins
• Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
• Rédiger des documents simples d'information, de communication et de procédure
• Savoir rechercher l’information, se l’approprier et la retransmettre
• Maîtriser les outils bureautiques
• Maîtriser les méthodes de prise de notes
• Appliquer les procédures administratives et les règles d’usage
• Gérer les appels téléphoniques et planning
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Organisation du travail, gestion de l’urgence et des priorités

Compétences Comportementales

• Rigueur, fiabilité, autonomie
• Organisation et polyvalence
• Qualités relationnelles, diplomatie, travail en équipe

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

• Catégorie : C
• BAP J : Gestion et Pilotage
• Rémunération : 1 867.02 € brut mensuel
• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
• Contrat jusqu'au 31/08/2027
• Congés annuel : 49 jours de congés annuels pour un temps plein (base 37h30)
• Localisation du Poste : IAE - Clermont-Ferrand
• Protection Sociale Complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l’Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur. Vous devrez vous affilier dès votre date d'arrivée à l'UCA. Toutefois, dans certains cas, vous aurez la possibilité de demander une dispense.
• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
• Participation aux frais de transports en commun
• Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
• Pour l’UCA, l’inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

Référence de l'offre : z6x1hodz77