Responsable pôle administratif F/H

EFFIA; Paris; On-site; EUR 42,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail

Tickets restaurant à 10€

Mutuelle familiale avec conciergerie

Intéressement

Participation

CSE dynamique

Crèche interentreprise

Parking et garage à vélos sécurisés

Job summary

EFFIA cherche un(e) Responsable administratif régional pour coordonner les projets et superviser une équipe de 5 assistants d'exploitation à Paris. Vous assurez le pilotage des process administratifs, le suivi des flux et la facturation client avec exigence et rigueur.

Le poste, basé à Paris 12e, requiert 5 ans d'expérience multisites, autonomie et sens du service, avec télétravail partiel possible et packages avantageux (tickets-restaurants, mutuelle, intéressement et participation).

Qualifications

• Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager exigé.
• Expérience minimale de 5 ans sur des postes similaires multisites.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et autonomie.
• Rigueur, organisation et sens du service.

Responsibilities

• Animation managériale et pilotage d'une équipe de 5 assistants d'exploitation.
• Gestion de la relation avec les directions fonctionnelles et reporting.
• Suivi des activités d'approvisionnement, facturation et indexations des contrats.
• Gestion administrative et rédaction de documents pour les donneurs d'ordre.

Skills

Management

Autonomie

Esprit d'équipe

Sens du service

Rigueur

Organisation

Pédagogie

Bon rédactionnel

Education

Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager

Job description

Description du poste :

Rattaché(e) au Directeur régional, vous coordonnez les projets et animez les interactions internes et externes relatifs aux processus administratifs de la Direction IDF. Au sein du Pôle administratif, votre rôle sera de manager l'équipe et de piloter leurs missions en appui auprès des exploitants des deux Directions régionales. A ce titre, vos missions seront les suivantes :

Management

• Animation managériale (réunions d'équipes, CR) d'une équipe de 5 assistants d'exploitation basés à Paris
• Suivi des indicateurs de performance de l'équipe

Coordination et suivi d'activité

• Gestion de la relation avec les différentes directions fonctionnelles d'EFFIA afin de s'assurer de la bonne déclinaison des orientations dans chacune des exploitations des directions régionales.
• Supervision des activités de l'équipe sur les volets approvisionnement (commandes annuelles, ponctelles, facturations), méthodes & process, voirie et assistanat des exploitations.
• Garant(e) du respect des délais de traitement des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPOS) (1 mois max), CSPS
• Reporting

Facturation clients

• Gestion de la facturation des clients de son périmètre (villes, agglomérations,SNCF) dans les délais impartis, en lien avec les donneurs d'ordre et l'exploitation en utilisant les sites et logiciels du type Chorus ou autre.
• Suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité clients siège.
• Suivi des indexations des différents contrats.
• Suivi des obligations contractuelles sur les aspects administratifs et financiers : attestations obligatoires à transmettre aux clients, rapports d'activité (ville, agglomération, CHU) etc.

Appui au Directeur régional et Assistanat de la Direction régionale

• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier à destination des donneurs d'ordre, rédaction de compte-rendu de réunions, courriers divers, classement etc.
• Contrôle et relecture sur la forme des rapports annuels à destination des donneurs d'ordre, gestion de l'orgnaigramme DR IDF
• Organisation des déplacements, des agendas et des réunions régionales (salons, séminaire, comité de direction, rituels managériaux etc.).
• Gestion des moyens généraux des Directions régionales.
• Gestion de la flotte automobile de la DR IDF en lien avec le service auto.
• Dans une démarche d'amélioration continue, identification des axes d'amélioration du positionnement du pôle administratif au sein des Directions régionales, proposition de moyens d'actions et déploiement en accord avec l'arbitrage rendu par les Directions régionales.

Description du profil :

• Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager
• Expérience d'au minimum 5 ans sur des fonctions similaires dans un environnement multisites.
• Bonne maîtrise des outils informatiques
• Autonomie, esprit d'équipe et du sens du service.
• Rigueur, organisation, pédagogie et bon rédactionnel.

Les étapes pour nous rejoindre

• Premier contact avec l'équipe recrutement
• Test de personnalité
• Entretien avec le Directeur régional IDF
• Proposition d'embauche

Ce que nous proposons

• Rémunération : 38-44k fixe selon profil sur 13 mois
• 10% de prime variable sur objectifs
• Télétravail
• 15 JRTT
• Tickets restaurant à 10€ (participation employeur 60%)
• Mutuelle familiale avec conciergerie médicale
• Dispositif d'épargne salariale
• Intéressement, Participation
• CSE dynamique
• Crèche interentreprise : en partenariat avec la maison bleue
• Parking et garage à vélos sécurisés, vestiaires et douches pour les plus sportifs

Poste situé à Paris dans le 12ème.

Dans le cadre de sa politique diversité, EFFIA soutient l'égalité Femmes/Hommes, favorise l'insertion professionnelle et l'accès à l'emploi des personnes en situation de handicap.