Responsable de pôle administratif F/H

COMPTABILITE EMPLOI; Paris; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Effia, filiale du Groupe Keolis, recherche un(e) assistant de gestion/pôle administratif pour la Direction IDF à Paris. Vous coordonnerez les projets, piloterez les missions et assurerez le reporting financier et administratif.

Titulaire d’un Bac+2 en gestion PME/PMI ou équivalent et au moins 5 ans d’expérience, vous aurez en charge l’accueil, l’organisation des déplacements et la supervision d’une équipe d’assistants. Poste en présentiel, environnement dynamique et engagement RSE.

Qualifications

• Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager.
• Expérience d’au moins 5 ans sur des fonctions administratives/management.
• Maîtrise des outils de gestion et de facturation.

Responsibilities

• Animation managériale et coordination d’une équipe d’assistants à Paris.
• Gestion de la facturation et du reporting clients dans les délais.
• Gestion administrative et organisation des déplacements et agendas.
• Suivi des indicateurs de performance et liaison avec les directions fonctionnelles.

Skills

Gestion administrative

Animation managériale

Reporting et facturation

Organisation et coordination

Education

Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager

Tools

Chorus

Job description

À nos côtés, repensez la mobilité urbaine !

Filiale du Groupe Keolis, EFFIA incarne l’ingéniosité et l’innovation dans le domaine du stationnement. Nos équipes accompagnent les partenaires publics et privés – villes, gares, hôpitaux, etc. Nous développons, ensemble, des solutions efficaces de gestion de stationnement sur voirie ou en ouvrage.

En tant qu’acteur clé de la chaîne de mobilité, nous concevons et exploitons les parkings de demain, contribuant ainsi à dynamiser et rapprocher les territoires. Notre approche est basée sur une relation de proximité, de confiance et de transparence avec nos clients.

Créativité, responsabilité et proximité

Chez Effia, nous ne faisons pas que gérer le stationnement, nous lui apportons une nouvelle dimension. Nous l’inscrivons au cœur de la mobilité urbaine et des enjeux actuels, notamment environnementaux et économiques. Notre ambition est de développer des solutions intelligentes et responsables, qui améliorent toujours plus l’expérience de nos clients. Nous sommes fiers d’être le premier acteur du stationnement à avoir été labellisé par l’AFNOR « Engagé RSE », gage de sa contribution à une mobilité plus durable.

Travailler chez nous c’est intégrer un collectif de 1 115 collaborateurs, unis par une même passion pour la mobilité. Nous valorisons l’expertise, la créativité et l’engagement, et sommes attachés à l’intégration et au respect de chacun(e). Nous offrons un environnement de travail dynamique et collaboratif où chaque voix compte, où l’esprit d’initiative est encouragé.

Rejoignez un acteur majeur du stationnement

Implanté dans 242 villes et avec 680 parkings en exploitation, Effia se positionne comme le numéro 2 du stationnement en France et le numéro 4 en Belgique. En 2024, le Groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 246 millions d’euros, témoignant de sa performance et de son importance dans son secteur.

Prêts à rallier nos équipes ?

Si vous souhaitez mettre votre énergie au service de projets innovants et porteurs de sens, rejoignez-nous ! Ici, chaque collaborateur est pleinement acteur de notre politique RSE et contribue à façonner une mobilité urbaine plus durable et inclusive !

Missions

Rattaché(e) au Directeur régional, vous coordonnez les projets et animez les interactions internes et externes relatifs aux processus administratifs de la Direction IDF.

Au sein du Pôle administratif, votre rôle sera de manager l’équipe et de piloter leurs missions en appui auprès des exploitants des deux Directions régionales.

A ce titre, vos missions seront les suivantes :

Management

• Animation managériale (réunions d’équipes, CR) d’une équipe de 5 assistants d’exploitation basés à Paris
• Suivi des indicateurs de performance de l’équipe
• Coordination et suivi d’activité
• Gestion de la relation avec les différentes directions fonctionnelles d’EFFIA afin de s’assurer de la bonne déclinaison des orientations dans chacune des exploitations des directions régionales.
• Supervision des activités de l’équipe sur les volets approvisionnement (commandes annuelles, ponctuelles, facturations), méthodes & process, voirie et assistanat des exploitations.
• Garant(e) du respect des délais de traitement des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPOS) (1 mois max), CSPS

Reporting

• Facturation clients
• Gestion de la facturation des clients de son périmètre (villes, agglomérations, SNCF) dans les délais impartis, en lien avec les donneurs d’ordre et l’exploitation en utilisant les sites et logiciels du type Chorus ou autre.
• Suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité clients siège.
• Suivi des indexations des différents contrats.
• Suivi des obligations contractuelles sur les aspects administratifs et financiers : attestations obligatoires à transmettre aux clients, rapports d’activité (ville, agglomération, CHU) etc.

Appui au Directeur régional et Assistanat de la Direction régionale

• Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier à destination des donneurs d’ordre, rédaction de compte-rendu de réunions, courriers divers, classement etc.
• Contrôle et relecture sur la forme des rapports annuels à destination des donneurs d’ordre, gestion de l’organigramme de la Direction IDF
• Organisation des déplacements, des agendas et des réunions régionales (salons, séminaire, comité de direction, rituels managériaux etc.).
• Gestion des moyens généraux des Directions régionales.
• Gestion de la flotte automobile de la Direction IDF en lien avec le service auto.
• Dans une démarche d’amélioration continue, identification des axes d’amélioration du positionnement du pôle administratif au sein des Directions régionales, proposition de moyens d’actions et déploiement en accord avec l’arbitrage rendu par les Directions régionales.

Ce que nous recherchons

Bac+2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager

Expérience d’au minimum 5 ans sur des f…

Et pour en savoir mais, retrouvez-nous sur:

EFFIA, Stationnez en toute simplicité / Déplacez-vous malin