Responsable Gestion et Services H/F

AFPA; Nancy; On-site; EUR 48,000 - 66,000; Full time

Job summary

AFPA recherche un Responsable Gestion & Services pour piloter le fonctionnement global du Centre et assurer l’efficacité des services et prestations.

Vous garantissez l’exhaustivité des saisies de production, assurez la conformité des justificatifs vis-à-vis des financeurs et travaillez avec les directions régionales et la plateforme des ventes.

Responsibilities

• S’assurer de l’exhaustivité de la saisie de production en interface avec les responsables de formation et d’accompagnement.
• Garantir la conformité des justificatifs de production au regard des exigences des financeurs et assurer leur transmission.
• Assister le Directeur de Centre dans le suivi de l’activité et fournir des indicateurs à la direction Finances, Gestion & Services.
• Conduire et piloter l’analyse des risques professionnels et veiller au respect des obligations légales et réglementaires.
• Organiser et piloter la restauration et l’hébergement des bénéficiaires, y compris la gestion des prélèvements stagiaires.
• Contribuer à la gestion des contrats nationaux et régionaux, à la qualité des achats et à la gestion immobilière et des infrastructures.

Job description

Le Responsable Gestion & Services gère le fonctionnement général du Centre afin que les services et prestations soient réalisés de manière efficiente et efficace.

La fiabilisation et le suivi de la production

• S’assure de l’exhaustivité de la saisie de production en interface avec les responsables de formation et d’accompagnement, qui sont responsables de sa régularité et de sa conformité.
• Est garant de la conformité des justificatifs de production au regard des exigences contractuelles des financeurs, en lien avec les directions régionales de l’ingénierie et de l’innovation, et du développement, et s’assure de leur transmission à la plateforme administration des ventes régionale.
• Assiste le Directeur de Centre dans le suivi de l’activité, met à disposition des indicateurs de suivi d’activité en lien avec la direction Finances, Gestion & Services.

Le suivi de la sécurité dans le centre

• Conduit, en lien avec le responsable de formation, l’analyse des risques professionnels, élabore et actualise le Document Unique (DU) et Programme Annuel de Prévention de l’Etablissement (PAPE), propose des actions et en suit la mise en oeuvre.
• Transcrit le volet RPS dans le DU, en lien avec le directeur de centre et le DRH.
• Est désigné « salarié compétent », pilote les contrôles réglementaires, s’assure des obligations légales.
• Alerte le Directeur de Centre sur les risques et les besoins d’amélioration.

L'organisation de l'ensemble des prestations et services liés aux conditions de vie et de suivi des bénéficiaires

• Organise et assure la gestion administrative des bénéficiaires de services et des stagiaires (prélèvements stagiaires ...).
• Organise et pilote la restauration et l’hébergement (y compris la gestion des prélèvements stagiaires).

La gestion des moyens nécessaires à la mise en oeuvre des actions dans le centre

• Déploie en local les contrats nationaux et régionaux, contribue à leur évaluation.
• Est garant de la bonne conformité et qualité du processus achat.
• Appuie le directeur de centre pour l’élaboration des plans d’approvisionnements par les logisticiens - approvisionneurs.
• Apporte un appui dans la gestion immobilière, mobilière et informatique du site (installations d’équipement, transfert de plateaux, gestion et recherche de locaux...).
• Participe à la définition des besoins d’investissements et en coordonne la mise en oeuvre.
• Gère la maintenance et l’entretien.

Le Responsable Gestion & Services contribue à l’amélioration continue en s’assurant de la maîtrise des processus et procédures sous sa responsabilité, par l’ensemble des acteurs. Il est le responsable hiérarchique des équipes administratives (notamment les assistantes de formation), de restauration et d’hébergement, d’entretien et d’intendance.