Assistant Scolarité - Planification F/H

Ionis-Education-Group; Le Kremlin-Bicêtre; On-site; EUR 29,000 - 36,000; Full time

Job summary

Ionis-Education-Group recherche un Assistant de Scolarité – Planification pour assurer l'organisation et la logistique des enseignements au sein de ses programmes internationaux. Vous serez l interlocuteur privilégié des enseignants et intervenants pour coordonner les emplois du temps, les réservations de salles et le matériel.

Vous contribuerez à l onboarding des nouveaux intervenants, au suivi des heures et au suivi budgétaire en lien avec le service comptable, tout en supportant les

Qualifications

• Expérience en planification et logistique dans le secteur éducatif.
• Bon relationnel avec enseignants et intervenants.
• Maîtrise des outils de planification et Moodle.
• Capacité à gérer le budget et les heures.
• Rigueur et sens de l'organisation.

Responsibilities

• Planifier les enseignements et construire les emplois du temps (Fall et Spring) pour tous les programmes.
• Gérer les salles et les moyens, réserver les salles et assurer le matériel.
• Accompagner les enseignants: onboarding, support logistique, calendrier et accessibilité.
• Suivre les heures et le budget, en lien avec le service comptable.
• Apporter un soutien logistique lors d'événements et à l'équipe Scolarité.

Skills

Planification

Organisation

Communication

Moodle

Gestion budget

Job description

Rattaché(e) à la Direction des Programmes Internationaux et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de la Scolarité, vous occuperez le poste d’Assistant(e) de Scolarité – Planification.

Vous serez l’interlocuteur privilégié des enseignants et intervenants pour l’ensemble des sujets liés à l’organisation et à la logistique des enseignements. Vous veillerez au bon déroulement des cours en assurant leur planification, la réservation des salles, la mise à disposition du matériel nécessaire ainsi que le suivi des heures réalisées jusqu’à leur facturation.

Vos missions seront les suivantes :

1. Planification des enseignements

• Collecter les disponibilités des professeurs et intervenants sourcés par le Pôle Académique du service des Programmes Internationaux, et hiérarchiser les contraintes.
• Construire, publier et mettre à jour les emplois du temps des deux rentrées (Fall et Spring) pour l'ensemble des programmes (BSc, MSc).
• Gérer les modifications, absences et remplacements, et informer étudiants et intervenants en temps réel.
• Tenir l'outil de planification à jour.

2. Salles et moyens

• Être le seul gestionnaire des réservations de salles dans l'outil : cours, mais aussi examens et soutenances à la demande des assistantes administratifves et pédagogiques, événements RE et Welcome Week.
• Identifier les besoins logistiques et techniques des enseignants, mettre le matériel à disposition et suivre les incidents avec les services concernés.

3. Onboarding et accompagnement des enseignants

• Accueillir chaque nouvel intervenant : accès, système de contrôle des présences, Moodle et outils pédagogiques, calendrier.
• Être leur interlocuteur privilégié pour toute question logistique.
• Relancer les enseignants en appui du reste de la scolarité en cas de blocage.

4. Suivi des heures et budget

• Suivre les heures réalisées par intervenant.
• Suivre les éléments de paiement, les devis et les factures (intervenants, matériel, prestations), en lien avec le service comptable.
• Suivre le budget de fonctionnement pédagogique, en lien avec le pôle académique.

5. Missions annexes et ponctuelles

• Appui logistique aux événements portés par le service d'accueil des étudiants internationaux (Welcome Services).
• Appui à l’équipe Scolarité des Programmes Internationaux.