Responsable du pôle Planification (F/H) - CDI

CentraleSupélec International Affairs; Gif-sur-Yvette; On-site; EUR 52,000 - 68,000; Full time

Job summary

CentraleSupélec International Affairs recrute un(e) Responsable pour le pôle Planification au sein de la Direction des Etudes du cursus ingénieur généraliste. Vous coordonnez la planification des emplois du temps et assurez la fluidité entre Bachelors et Masters, avec le management fonctionnel de 11 personnes et l’encadrement d’une équipe de 30.

Basé sur le campus de Gif-sur-Yvette, vous pilotez les outils (MyExams/MyTeacher) et participez à la digitalisation des processus, tout en garantissant

Qualifications

• Diplômé(e) d’une formation supérieure, bac+3 minimum, avec spécialisation en outils informatiques.
• Expérience réussie dans un poste similaire, idéalement dans un environnement académique international.
• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion de la scolarité.

Responsibilities

• Participer à la construction et à la planification des emplois du temps annuels.
• Diffuser les plannings et amender selon les avis des enseignants.
• Encadrer une équipe dédiée à la planification de la scolarité (30 personnes, 11 en management fonctionnel).
• Coordonner avec Bachelors et Masters pour fluidifier les emplois du temps et les interactions.
• Vérifier les fiches navettes et assurer le suivi des effectifs et des modifications.

Skills

Planification

Management d'équipe

Organisation

Analyse de données

Communication

Gestion du temps

Education

Bac+3 minimum

Spécialisation outils informatiques

Tools

Excel

Power BI

GEODE

Job description

Venez rejoindre une institution dynamique, multiculturelle et tournée vers l'innovation !

Mission

La Direction des Etudes du cursus ingénieur généraliste de CentraleSupélec recherche un(e) Responsable pour son pôle Planification. Placé(e) sous l’autorité du Directeur des Etudes, votre mission principale sera d’assurer la qualité de la planification des emplois du temps du cursus ingénieur généraliste de l’Ecole.
Vous devrez agir en liaison avec l’équipe en charge des Bachelors et des Masters pour fluidifier les emplois du temps et les interactions.
Vous intégrerez une équipe de 30 personnes et vous aurez le management fonctionnel de 11 personnes.

• Activités principales


• Participer à la construction des emplois du temps annuel et planification « Macro ». Les diffuser en temps utiles aux enseignants pour avis et les amender éventuellement.


• Envoyer les fiches navettes (FN) aux enseignants pour recueillir précisément les modalités d’enseignement. Etablir le cadencement des envois/retours de ces FN en fonction du calendrier et du début des cours.


• Vérifier les fiches navettes reçues des enseignants organisant leurs cours. Relancer inlassablement les enseignants qui tardent à répondre.


• Répartir les cours à planifier à l’aide des fiches navettes entre les membres de l’équipe. Veiller à ce que ces derniers soient interopérables dans cette fonction de planification des cours et des événements.


• Superviser les campagnes d’affectation des effectifs pour les répartir entre les différents cours. Vérifier que les enseignants soient tenus au courant des fluctuations d’effectifs dans leurs cours.


• Cadencer les travaux de modélisation, de mise en place de l’emploi du temps, d’affectation des élèves.


• Vérifier les modifications inopinées de l’emploi du temps (absence d’enseignants, modification de salles…) et contrôler la pertinence des demandes de modifications venant des enseignants.


• Participer à la résolution des éventuels conflits d’emploi du temps entre les différentes activités et cours (DLC, projets…).


• Agir en liaison étroite avec la DPIET en charge de l’affectation des salles en fonction des effectifs.


• Répondre aux questions des enseignants portant sur les outils informatiques mis à leur disposition par l’Ecole (notamment MyExams et MyTeacher).


• Croiser in fine les données des emplois du temps construits à des fins de vérification générale.


• Orienter les enseignants et éventuellement les élèves vers les bons interlocuteurs.


• Coordination d'équipe


• Encadrer et animer une équipe dédiée à la planification de la scolarité.


• Répartir les tâches et organiser le travail en fonction des pics d'activité.


• Assurer le suivi de l'activité et des objectifs de l'équipe.


• Former et accompagner les membres de l'équipe.


• Conduire les entretiens individuels et évaluer les performances.


• Favoriser la cohésion d'équipe et la qualité de vie au travail.


• Organiser des réunions d'équipe régulières et des points de coordination.


• Optimisation et amélioration des processus


• Contribuer à la digitalisation et à l'automatisation des processus.


• Proposer des améliorations pour fluidifier les circuits de circulation de l’information.


• Participer à l'évolution des outils de gestion (logiciels, plateformes).


• Élaborer et mettre à jour les procédures et guides utilisateurs.

Profil

Diplômé(e) d’une formation supérieure (de type bac+3 minimum) avec une spécialisation permettant la maîtrise des outils informatiques, vous justifiez d’une expérience réussie dans un poste similaire, dans un environnement académique, institutionnel, scientifique, international, multiculturel constitue un atout.
Vous disposez de connaissances concernant l’ingénierie de la formation ainsi que de la réglementation de la scolarité dans l’enseignement supérieur.
Vous maitrisez les outils bureautiques, d’analyse de données structurées (notamment Excel, Power BI) et logiciel de gestion de la scolarité (idéalement GEODE).
Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.
Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.
Vous démontrez des qualités relationnelles et de management qui vous permettent de travailler en équipe en suscitant son adhésion, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, et tout en étant autonome.
Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.
Vous faites preuve de discrétion, d’une grande aptitude à l’écoute et vous avez le respect de la confidentialité.
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service, votre pédagogie et votre patience dans l’accompagnement de son équipe.
Une pratique professionnelle de l’anglais (B2) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.
Nous recherchons avant tout une personnalité capable de conjuguer rigueur, sens de l’organisation, agilité et capacité à travailler de manière transversale avec des interlocuteurs aux responsabilités et métiers variés.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est travailler, au sein d’une institution de renommée internationale et orientée vers la recherche appliquée et l’innovation, dans un cadre dynamique et multiculturel en interagissant avec des étudiants, des enseignants et des chercheurs de diverses nationalités. Basé sur le Campus de Gif-sur-Yvette (Essonne) au sein de l’écosystème de l’Université Paris Saclay, le poste est à pourvoir dès que possible par voie statutaire (cat. A) ou contractuel de droit public, pour un contrat à durée indéterminée.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Compétences

• Maitrise des outils informatiques


• Réglementation de la scolarité


• Qualités relationnelles et managériales


• Esprit d'équipe


• Sens du service