Assistant Scolarité - Planification F/H

Epita; Le Kremlin-Bicêtre; Vor Ort; EUR 28.000 - 38.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Epita recherche un(e) Assistant(e) de Scolarité – Planification rattaché(e) à la Direction des Programmes Internationaux et sous la Responsa ble de la Scolarité. Vous serez l’interlocuteur privilégié des enseignants pour l’organisation et la logistique des enseignements, planification, réservation des salles, matériel et suivi des heures jusqu’à la facturation.

Vous assurerez la gestion des emplois du temps des rentrées Fall et Spring pour les programmes BSc et MSc, gérerez les remplacements et

Qualifikationen

• Planification des enseignements et réservation des salles.
• Gestion des heures et de la facturation.
• Accueil et onboarding des enseignants.
• Suivi du budget et des paiements.
• Support logistique des événements étudiants.

Aufgaben

• Planifier les enseignements et publier les emplois du temps.
• Gérer les réservations de salles et le matériel.
• Accompagner les enseignants nouvellement recrutés et leur onboarding.
• Suivre les heures, devis et factures pour les intervenants et le matériel.
• Assurer le soutien logistique lors des événements et Welcome Services.

Kenntnisse

Planification

Gestion des salles

Accompagnement enseignants

Gestion budgétaire

Support logistique

Jobbeschreibung

Rattaché(e) à la Direction des Programmes Internationaux et placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable de la Scolarité, vous occuperez le poste d’Assistant(e) de Scolarité – Planification.

Vous serez l’interlocuteur privilégié des enseignants et intervenants pour l’ensemble des sujets liés à l’organisation et à la logistique des enseignements. Vous veillerez au bon déroulement des cours en assurant leur planification, la réservation des salles, la mise à disposition du matériel nécessaire ainsi que le suivi des heures réalisées jusqu’à leur facturation.

Vos missions seront les suivantes :

1. Planification des enseignements

• Collecter les disponibilités des professeurs et intervenants sourcés par le Pôle Académique du service des Programmes Internationaux, et hiérarchiser les contraintes.
• Construire, publier et mettre à jour les emplois du temps des deux rentrées (Fall et Spring) pour l'ensemble des programmes (BSc, MSc).
• Gérer les modifications, absences et remplacements, et informer étudiants et intervenants en temps réel.
• Tenir l'outil de planification à jour.

2. Salles et moyens

• Être le seul gestionnaire des réservations de salles dans l'outil : cours, mais aussi examens et soutenances à la demande des assistantes administratifves et pédagogiques, événements RE et Welcome Week.
• Identifier les besoins logistiques et techniques des enseignants, mettre le matériel à disposition et suivre les incidents avec les services concernés.

3. Onboarding et accompagnement des enseignants

• Accueillir chaque nouvel intervenant : accès, système de contrôle des présences, Moodle et outils pédagogiques, calendrier.
• Être leur interlocuteur privilégié pour toute question logistique.
• Relancer les enseignants en appui du reste de la scolarité en cas de blocage.

4. Suivi des heures et budget

• Suivre les heures réalisées par intervenant.
• Suivre les éléments de paiement, les devis et les factures (intervenants, matériel, prestations), en lien avec le service comptable.
• Suivre le budget de fonctionnement pédagogique, en lien avec le pôle académique.

5. Missions annexes et ponctuelles

• Appui logistique aux événements portés par le service d'accueil des étudiants internationaux (Welcome Services).
• Appui à l’équipe Scolarité des Programmes Internationaux.