Assistant administratif et pédagogique (F/H) - CDI

CentraleSupelec; France; Sur place; EUR 23 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

CentraleSupelecExed cherche un(e) chargé(e) de gestion administrative des formations afin d’assurer le fonctionnement opérationnel des Mastères MScT et MSc. Vous serez rattaché(e) à la Directrice des programmes Mastère Spécialisé et MScT et intégré(e) dans une équipe d’une dizaine de personnes.

Vous assurez la gestion des dossiers, l’accueil des participants et intervenants, la coordination avec les intervenants et les équipes, ainsi que la préparation des documents liés aux formations et à la

Qualifications

• Gérer et organiser administrativement les formations Mastères spécialisé MScT/MSc;
• Accueillir les participants et intervenants;
• Constituer les dossiers administratifs stagiaires et intervenants;
• Etablir les convocations et les conventions de formation;
• Préparer les documents pour la facturation et le suivi administratif.

Responsabilités

• Gérer et organiser les formations Mastères MScT/MSc, dossiers et pièces justificatives;
• Accueillir participants et intervenants et coordonner les modalités logistiques;
• Rassembler les éléments nécessaries à la construction des actions de formation;
• Writer les contrats et coordonner les dates d’intervention avec les formateurs;
• Éditer les attestations et préparer les documents de facturation;
• Assurer le suivi administratif des sessions et le support logistique.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Gestion administrative

Relationnel

Outils

Plateforme formation

Reprographie

Bureautique

Description du poste

CentraleSupelecExed met à la disposition descadres et dirigeants en activités, des formations professionnelles courtes,certifiantes ou diplômantes ainsi que des formations sur-mesure issues desenseignements et travaux de recherche des écoles.

Placé(e) sous laresponsabilité hiérarchique de la Directrice des programmes Mastère Spécialiséet MScT, et au sein d’une équipe d’une dizaine de personnes, vous serez encharge de la mise en œuvre des missions de gestion administrative d’un dossierde formation. Vous pouvez également être amené(e) à travailler sur des projetstransversaux en synergie avec les différentes équipes.

A ce titre, vos activités seront lessuivantes :

• Gérer etorganiser administrativement les formations Mastères spécialisé MScT/MSc ;
• Accueillirles participants et intervenants ;
• Réunir leséléments nécessaires à la construction de l’action de formation ;
• Constituerles dossiers administratifs stagiaires et intervenants avec les pièces s’yafférant (Bulletin d’inscription, dossiers de candidatures, prise en chargeOPCO …) ;
• Etablir lesconvocations, conventions de formation, attestation de présence, évaluation ;
• Interfaceavec les intervenants : établir les contrats, coordonner les datesd’intervention, compléter le système de rémunération ;
• Préparer lesdocuments nécessaires à la facturation ;
• Editer etenvoyer des attestations de présence à chaque fin de session ;
• Mettre àdisposition le matériel pédagogique et logistique dans les salles de formation ;
• Gérer lessupports de cours (plateforme, reprographie …), notes, planning, réservationdes salles et parking.

L'Ecole sera fermée le 24 juillet au soir. Les candidatures seront traitées à compter du 1er septembre.