Responsable de scolarité du Centre SIR F/H

Panthéon-Sorbonne; Paris; Hybride; EUR 55 000 - 75 000; Plein temps

Résumé du poste

Panthéon-Sorbonne recherche un Responsable de scolarité pour piloter le Centre SIR et superviser l’équipe des gestionnaires de scolarité. Vous assurerez l’organisation, le respect des échéances et la continuité du service, tout en garantissant la conformité réglementaire et le bon déroulement des procédures.

Vous accompagnerez les agents dans leurs parcours professionnels et contribuerez à la gestion budgétaire et à la coopération avec les partenaires institutionnels.

Qualifications

• Connaître les aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité.
• Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité.
• Labiliser les procédures liées à l’inscription et aux examens.
• Capacité à animer et coordonner une équipe administrative.
• Compétences en planification et gestion des priorités.

Responsabilités

• Piloter la scolarité des formations du Centre SIR.
• Coordonner et superviser l’équipe des gestionnaires de scolarité.
• Organiser et suivre la répartition des tâches et les échéances.
• Garantir la conformité réglementaire des actes et procédures.
• Former et accompagner les nouveaux agents.
• Participer à la gestion des dossiers sensibles et des litiges.

Connaissances

Aspects juridiques

Réglementation universitaire

Organisation de la scolarité

Animation d’équipe

Formation des collaborateurs

Planification des activités

Réglementation et procédures

Expression orale et écrite

Logiciels de gestion

Bureautique et outils informatiques

Outils

APOGEE

PEGASE

HYPERPLANNING

DRUPAL

AMETYS

PSTAGE

OSE

Description du poste

Responsable de scolarité du Centre SIR F/H

Offre d'emploi personnels

Descriptif de l'employeur

Au sein de l’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, l’École de Droit de la Sorbonne regroupe les activités de formation et de recherche en droit, dans la continuité de l’ancienne Faculté de Droit de Paris. Elle forme des professionnels du droit (magistrats, notaires, avocats, professions judiciaires, administrateurs, juristes d’entreprise ou du secteur public) capables de répondre aux enjeux juridiques contemporains et de réussir concours et examens professionnels.

Descriptif du poste

Piloter la scolarité des formations du Centre SIR:

Coordonner et superviser l’équipe des gestionnaires de scolarité, en lien avec le directeur du Centre SIR et des autres responsables pédagogiques ;

Organiser et suivre la répartition des tâches, veiller au respect des échéances et à la continuité du service ;

Garantir la conformité réglementaire des actes et procédures;

Former et accompagner les nouveaux agents dans la maîtrise des procédures administratives;

Participer à la gestion des dossiers sensibles et des situations de litige, en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires.

Appui à la gestion des services des enseignants et au suivi du budget et procédures:

Centraliser les informations relatives aux intervenants pour transmission et mise en paiement via l’outil OSE, en lien avec la gestionnaire comptable et financière de l’IEJ ;

Consolider et suivre les données financières et budgétaires du Centre en lien avec le gestionnaires comptable et financier de l’IEJ ;

Participer au recrutement des agents vacataires en lien avec les activités de formation.

Manager une équipe administrative:

Encadrer, animer, et coordonner l’équipe administrative;

Veiller à l’adéquation entre moyens humains et activités attendues en anticipant les besoins;

Accompagner les agents dans leur carrière;

Gérer les demandes de congés des agents pour validation par le RA de l’IEJ.

Appui aux activités de communication des formations et au développement des partenariats:

Organiser, avec le directeur du Centre SIR, des réunions de perfectionnement pédagogique et administratif des formations du Centre;

Développer les procédures de collecte de la taxe d’apprentissage en lien avec le gestionnaire comptable et financier et la gestionnaire de scolarité du Master 2 ALED en alternance;

Mettre en place et animer le réseau de professionnels, d’employeurs et de mécènes, avec l’appui de la gestionnaire de scolarité du Master 2 ALED en alternance;

Participer à la communication du Centre et à l’organisation des événements scientifiques du Centre en lien avec la responsable communication & événementiel;

Apporter un appui au développement des partenariats avec l’Université Euromed et autres partenaires extérieurs.

Participer à l’amélioration des procédures de gestion et à la vie institutionnelle:

Formaliser les procédures de gestion administrative sur les formations en cours de développement et mettre en place de nouvelles procédures de gestion de scolarité en lien avec l’Université Euromed notamment, et les services centraux de Paris 1.

Participer au développement et à l’amélioration des procédures dans la mise en place de nouvelles formations du Centre;

Garantir le respect des normes d’hygiène et de sécurité au sein du Centre et le cas échéant participer à la planification des travaux de maintenance des locaux du département;

Profil recherché

Les «savoirs»:

Connaître des aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité

Connaître l’organisation, l’environnement réglementaire et institutionnel de l’université

Connaître son environnement professionnel notamment l’EDS

Maîtriser l’organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité

Les «savoir-faire»:

Savoir animer et coordonner l’activité d’une équipe

Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités

Savoir planifier les activités de l’entité en fonction des priorités

Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité: habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante…

Maitriser les techniques d’expression orales et écrites

Maitriser les logiciels de gestion

Maitriser l’environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité notamment APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, DRUPAL, AMETYS, PSTAGE, OSE.

Les «savoir-faire» comportementaux:

Savoir être très organisé et méthodique

Savoir anticiper, être réactif et s’adapter

Savoir gérer les situations de stress et de conflit

Savoir s’adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l’université)